Dresser un inventaire avec des descriptions au niveau des pièces (scénario 3)
La manière la plus exhaustive d'accéder à vos archives est de dresser un inventaire au niveau des pièces. Cette méthode offre un accès très détaillé à vos archives, mais c'est aussi celle qui prend le plus de temps à mettre en place.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
- Qu'est-ce qu'un inventaire au niveau des pièces ?
- Quelle est la différence avec un inventaire au niveau des séries ?
- Est-il nécessaire de dresser un inventaire au niveau des pièces pour vos archives ?
- Comment dresser un inventaire au niveau des pièces ?
- Quelles pièces d'archives peuvent être décrites au niveau des pièces ?
Dans cet outil, nous décrivons comment créer un inventaire pour vos archives. Un inventaire est un outil permettant de rendre vos archives accessibles. Pour plus d'informations sur les accès aux archives et les différents outils que vous pouvez utiliser, veuillez consulter l'outil Créer un accès aux archives et les décrire.
Dans ce texte, nous examinons de plus près la création d'un inventaire au niveau des pièces.
Aperçu
Un inventaire avec des descriptions au niveau des pièces est la suite logique d'un inventaire au niveau des séries : au lieu de séries, vous décrivez les pièces ou objets individuels de vos archives ou collections. Un inventaire au niveau des pièces est donc une version plus détaillée de l'inventaire au niveau des séries, qui vous permet de rechercher des pièces et des objets individuels.
Cependant, sa constitution requiert plus de travail. Une description au niveau des pièces n'a donc pas la même utilité pour toutes les parties de vos archives et collections. Pour des séries homogènes de documents successifs, tels que les rapports du conseil d'administration, une description au niveau des pièces offre peu de valeur ajoutée par rapport à une description au niveau des séries. Néanmoins, pour certains types de documents et d'objets, il existe de bons arguments en faveur d'une description au niveau des pièces :
- Les documents d'archives que vous souhaitez numériser devront toujours être décrits au niveau des pièces.
- Une description au niveau des pièces facilite la recherche de documents et d'objets individuels, ce qui est particulièrement avantageux pour les objets importants ou précieux. Les livres de la bibliothèque, les partitions ou les costumes, par exemple, sont toujours décrits individuellement.
- Si vous souhaitez rendre vos archives ou collections accessibles à un large public par le biais d'une exposition, d'une publication ou d'une banque de données en ligne, un inventaire détaillé au niveau des pièces est une première étape importante.
Un inventaire au niveau des pièces est constitué de la même manière qu'un inventaire au niveau des séries. La différence est qu'au lieu de séries, vous décrivez des documents et des objets individuels. La décision de passer à la description au niveau des pièces dépend finalement beaucoup du type de document. Chaque type a ses propres aspects et méthodes.
Archives papier
Pour décrire des archives papier au niveau des pièces, listez les éléments de base suivants pour chaque pièce :
- Numéro ou code d'inventaire
- Forme éditoriale
- Description du contenu
- Date de la pièce
- Volume
- Emplacement/numéro d'emplacement
- État de la pièce
Si vous décrivez les pièces papier pour un projet de numérisation, notez également les éléments suivants :
- Dimensions
- Numérisation
- Contrôle de la numérisation
Ce tableau (en néerlandais) explique en détail ce que signifie les éléments ci-dessus. Voici un modèle (en néerlandais) pratique pour décrire vos archives papier au niveau des pièces.
Même si vous décrivez au niveau des pièces, vous constaterez que de nombreux enregistrements ou objets sont très similaires. Pour plus de clarté, ces pièces peuvent encore être regroupées en séries.
Archives photos et audiovisuelles
Contrairement aux documents écrits, les images ne parlent presque jamais d'elles-mêmes. Une bonne description est essentielle pour pouvoir replacer le matériel audiovisuel dans son contexte par la suite. De cette manière, le sens et le message d'une image (en mouvement) peuvent être préservés.
Les photos constituent un matériel intéressant à utiliser, par exemple, dans des publications ou des expositions. Une bonne description pièce par pièce permet de trouver la bonne photo. Toutefois, la description complète au niveau des pièces de grandes collections de photos peut prendre beaucoup de temps, il ne faut donc surtout pas sous-estimer cette étape. Il arrive souvent que toute une série de photos soit tirée d'un même événement. Dans ce cas, plusieurs photos peuvent partager une description.
En ce qui concerne les supports d'images ou de sons en mouvement, le problème supplémentaire est que ce matériel est "aveugle" en termes d'archives : le contenu n'est pas immédiatement perceptible et vous avez besoin d'un appareil spécifique pour le lire. Pensez, par exemple, aux cassettes VHS, que vous ne pouvez pas lire sans magnétoscope. Pour les supports plus anciens, il est très difficile de se procurer un appareil approprié pour les lire. La numérisation est souvent la seule option pour se procurer le contenu. Pour savoir exactement ce que vous avez sur les supports audiovisuels, une description au niveau des pièces est cruciale. Consultez ces plans (en néerlandais) de métadonnées de SEPIADES pour les archives photographiques et consultez l'outil Identifier et décrire du matériel audiovisuel pour l'inventaire des images en mouvement.
Archives de presse et de promotion
La personne chargée de presse et de communication bénéficie également d'une description au niveau des pièces des archives de presse et de promotion. Cela peut être utile pour, par exemple, compiler les brochures des programmes de reprises ou pour avoir un aperçu de la couverture médiatique. Ces plans (en néerlandais) de métadonnées indiquent les éléments qu'il est préférable de compléter lors de l'enregistrement de vos archives de presse et de vos archives de promotion au niveau des pièces.
Grands objets/artéfacts
Les grands objets tels que les costumes, les pièces de décor, les accessoires, les instruments, les modèles et les marionnettes se prêtent très bien à une description par pièces. Il y a un certain nombre d'arguments en faveur de cela :
- La conservation de documents volumineux nécessite un dépôt ou un espace de stockage important. Si vous ne disposez pas d'un tel espace, vous pouvez envisager de ne pas conserver les objets utilisés et de les réutiliser ou de les détruire. Il est alors important de prendre note des documents, afin de montrer qu'ils ont fait partie de vos archives ou collections. Une description par pièces est nécessaire pour relier ces informations à l'inventaire.
- Vous obtenez un aperçu de tous les objets que vous conservez actuellement. Si vous disposez d'une bonne description (éventuellement accompagnée de photos), l'objet lui-même nécessite moins de consultation physique et il y a moins de risques de dommages.
- Un inventaire au niveau des pièces est une condition préalable importante pour évaluer votre collection et distinguer les objets les plus et les moins précieux.
- L'inventaire est un outil intéressant pour déterminer quels objets nécessitent d'être restaurés à court et à long terme.
- L'inventaire est utile pour trouver un dépôt adéquat.
- La description des objets peut même être une source d'inspiration pour une nouvelle production ou un nouvel événement.
Pour la description et la photographie de costumes, consultez la "feuille de route pour l'inventaire d'une collection de costumes" (disponible en néerlandais). Vous pouvez consulter et télécharger cette dernière ici. Vous y trouverez tous les modèles auxquels il est fait référence dans le manuel. Vous pouvez également consulter le manuel (en néerlandais) sur Issuu.