Maak een ordeningsplan/mappenstructuur

Een ordeningsplan is een schema dat je gebruikt voor het ordenen van je archief. Het ordeningsplan geeft aan waar een bepaald document moet terechtkomen. Tegelijk is het een belangrijk hulpmiddel om documenten in je archief terug te vinden.
In deze tool leer je het volgende:

• Wat is een ordeningsplan?
• Hoe stel ik een ordeningsplan op?
• Welke indeling geef ik aan mijn ordeningsplan?

Een goede ordening is een belangrijke voorwaarde om iets in je archief terug te vinden. Hier vind je informatie over hoe je een ordeningsplan opstelt voor je papieren en/of digitale archief. Omdat de kwaliteit van een ordeningsplan afhangt van de namen die voor onderdelen en mappen worden gebruikt, is het belangrijk om ook de tool Naamgeving van mappen en bestanden te raadplegen. Voor digitale archieven wordt de naamgeving van afzonderlijke bestanden besproken.

Wat is een ordeningsplan?

Een ordeningsplan is een schema dat je organisatie volgt bij het ordenen van het archief. Een mappenstructuur voor je digitale archief opstellen is ook een ordeningsplan. Bij het opmaken ervan streef je naar een heldere (mappen)structuur die vervolgens door iedereen gebruikt wordt om documenten te sorteren en ook terug te vinden. Dit klinkt complex, maar als er een duidelijke visie is voor het archiefbeheer van je organisatie en al je collega’s vlot meewerken, is het vrij makkelijk om een ordeningsplan te implementeren.

Een ordeningsplan betrekt zowel fysieke als digitale archieven en collecties, en je kan voor beide archieven dezelfde (mappen)structuur gebruiken. Meestal wordt een ordeningsplan eerst uitgewerkt voor het fysieke archief en vervolgens ook toegepast op de digitale documenten, maar het kan evengoed in de omgekeerde richting gebeuren. In dat geval vertrek je van een mappenstructuur voor digitale documenten en pas je dit vervolgens ook toe op het fysieke archief en collectie(s).

Hoe maak ik een (nieuwe) ordening?

Het beste startpunt voor een nieuw ordeningsplan is om een modelordeningsplan te bestuderen en na te gaan hoe je dit kan toepassen op je eigen archief. Opgelet: geen twee organisaties zijn gelijk en dit geldt ook voor hun archieven en collecties. Geen enkel archief komt honderd procent overeen met de modelordeningsplannen. Het is niet de bedoeling dat je de modellen exact overneemt. Je kan ze gebruiken als inspiratiebron en als basis om een eigen mappenstructuur uit te werken.

Traditioneel zijn er twee uitgangspunten waarop je een ordeningsplan kan baseren:

1. het organogram van je organisatie;
2. de functies en activiteiten van je organisatie.

Een indeling op basis van het organogram is de ‘klassieke’ manier om een archief te ordenen en heeft als voordeel dat het aansluit op de reële situatie waarin je collega’s werken. Deze indeling wordt tegenwoordig echter eerder afgeraden. Een ordeningsplan op basis van de organisatiestructuur heeft als probleem dat ze niet stabiel is, onder meer omdat ze bij elke herstructurering van je organisatie moet worden aangepast. Daarenboven is het moeilijk om een mappenstructuur die het organogram volgt te implementeren bij kleinere organisaties of organisaties met een vlakke hiërarchie.

Het is beter om je mappenstructuur in te delen volgens de functies en activiteiten van je organisatie. Deze omvatten zowel de algemene en administratieve taken (zoals algemeen bestuur, financieel beheer, ledenadministratie en gebouwenbeheer), als de specifieke en artistieke activiteiten die je organisatie ontplooit (bv. een theatergezelschap creëert een stuk, repeteert, treedt op, organiseert educatieve activiteiten, maakt promotie voor zijn werk).

Een functionele indeling van het archief is niet afhankelijk van de structuur van de organisatie en is bijgevolg stabieler. De functies van een organisatie blijven doorheen haar bestaan bijna hetzelfde, waardoor het ordeningsplan nauwelijks moet worden aangepast. Het maakt ook veel minder uit wie het document in kwestie heeft opgesteld, want enkel de functie of activiteit van waaruit het stuk is ontstaan is hier van belang. In organisaties waarin de taken van de medewerkers in elkaar overlopen, biedt deze werkwijze veel voordelen.

Ter illustratie van deze richtlijn werden er drie modelordeningsplannen uitgewerkt. Eén voor een kunstenorganisatie met vzw-structuur en twee voor individuele kunstenaars:

• Ordeningsplan organisaties met vzw-structuur gebaseerd op functies & activiteiten (Stephanie Aertsen, AMVB);
• Ordeningsplan persoon gebaseerd op functies (ontwikkeld door Het Firmament, gebaseerd op het modelarchiefschema voor architectuurarchieven van CVAa);
• Ordeningsplan theaterarchief persoon (documentatie) (ontwikkeld door Het Firmament, gebaseerd op het archiefschema van S. Baudaert voor het archief van Wim Van Gansbeke) (Een uitgewerkt voorbeeld).

Hoe ga je nu te werk bij het opstellen van een mappenstructuur? De eerste stap is ervoor zorgen dat iedereen in je organisatie wil meewerken. Het maken van een nieuwe mappenstructuur/ordeningsplan is zeer ingrijpend en vergt van iedereen een groot engagement. Het heeft geen zin om een mappenstructuur op te stellen als je collega’s hem nadien niet willen gebruiken. Contacteer eventueel een TRACKS-partnerorganisatie voor begeleiding en ondersteuning.

Breng alle functies en activiteiten van je organisatie in kaart en probeer ze op zo’n manier te definiëren dat er geen overlappingen mogelijk zijn. Al deze functies zet je in een logische structuur, waarbij je van algemeen naar bijzonder ordent. Zorg ervoor dat dit een stabiele structuur is die je nadien niet moet wijzigen. Je kan naar believen onderdelen toevoegen, schrappen en verplaatsen, maar gebruik niet te veel indelingsniveaus. Het schema wordt dan onoverzichtelijk en bij digitale archieven maakt een teveel aan indelingsniveaus de padlengte (zie infra) van een archiefstuk veel te lang - wat gevolgen heeft voor de digitale bewaring. Voor zowel het digitale als het analoge archief hou je je best aan maximum acht indelingsniveaus.

De hogere indelingsniveaus van je mappenstructuur moeten het organogram of de taken/activiteiten van je organisaties weerspiegelen. Stel jezelf de vraag: “Waar houdt mijn organisatie zich mee bezig?”. Op dit niveau wordt er (nog) niet gewerkt met een chronologische structuur. Maak ook geen indeling op basis van thema’s, waarbij alle documenten die handelen over een bepaald onderwerp samen worden geplaatst (bv. gebeurtenis, persoon of externe organisatie). Een thematische indeling is op dit niveau te subjectief.

Voor de lagere niveaus kan je kiezen voor de volgende indelingen:

• de redactionele vorm van de documenten en objecten, met een indeling in series (Foto’s/Affiches/Facturen/…);
• de verwante inhoud van de documenten en objecten, met een indeling in rubrieken (verzameling van informatie over gerelateerde organisaties, prijzen, festivals…);
• de relatie van de documenten en objecten tot één bepaald project, met een dossiermatige indeling (per productie/ontwerp/concert/…).

Een indeling op basis van dossiers is het makkelijkst om bepaalde stukken snel terug te vinden. Alle documenten in verband met een specifiek project worden immers op dezelfde plaats bewaard. Een indeling volgens redactionele vorm kan eventueel gebruikt worden voor stukken met een speciale vorm die apart bewaard worden (bv. foto’s of affiches). Een rubriekenstelsel is minder aangeraden omdat je zo documenten uit hun oorspronkelijke context haalt. Het kan wel gebruikt worden voor bijvoorbeeld de documentatiemappen die je organisatie aanlegt.

Zorg ervoor dat de indelingen (mappen) duidelijke namen hebben en dat ze elkaar niet overlappen. Elk document mag maar op één plaats thuishoren. Als je vaststelt dat een groot aantal stukken op meerdere plaatsen kan worden gearchiveerd, moet je de ordening aanpassen. Vertrek voor de naamgeving van de mappen steeds vanuit het standpunt van iemand die op zoek is naar informatie. Het idee is dat iedereen alle informatie moet kunnen terugvinden in het archief, ook bij de afwezigheid van de collega die normaal ‘alles weet staan’.

Aandachtspunten voor het invoeren van een ordeningsplan of mappenstructuur in je huidige werking:

• Denk goed na voor je een ordeningssysteem invoert. Test het ordeningssysteem uit vóór je de hele organisatie brieft.
• Volg het uitgewerkte ordeningssysteem consequent. Het mag alleen aangepast worden als iedereen akkoord gaat.
• Duid een eindverantwoordelijke aan, maar benadruk de gedeelde verantwoordelijkheid. Spreek je collega’s consequent aan als ze hun documenten niet op de juiste plaats archiveren.
• Vermijd mappen en indelingsniveaus met de titel ‘Varia’. Deze zijn niet transparant en kunnen in principe alles bevatten. Uit de titel van een indelingsniveau moet je meteen kunnen afleiden welke stukken je eronder kan terugvinden.
• Hoe vroeger je eraan begint, hoe beter. Als je wacht tot de dossiers zich opstapelen in de kantoren of op de server en in de cloud, wordt het karwei alleen maar groter.
• Zolang je ermee aan de slag bent, mogen papieren en digitale documenten zich gerust buiten de uitgewerkte ordening voor je archief bevinden. Zodra je deze documenten niet frequent nodig hebt, kun je ze best meteen correct bewaren of opbergen. Op deze manier kunnen jij en je collega’s de stukken later sneller terugvinden.
• Las regelmatig een opruimmoment in om alle analoge en digitale documenten op te ruimen die doorheen de week op je bureau(blad) zijn blijven slingeren. Zo blijft alles overzichtelijk en kun je nog terugvallen op je geheugen. Plaats de documenten op een logische manier in de uitgewerkte structuur. Hoe je dit best aanpakt, lees je in de tool Organiseer een digitale opruimdag of trashday.

Auteurs: Het Firmament, Sanne Van Bellingen (PACKED vzw), Florian Daemen (AMVB)