Élaborer un plan de classement/une structure de dossiers

Un plan de classement est un schéma que vous utilisez pour ranger vos archives. Le plan de classement indique l'emplacement d'un document donné. Il s'agit également d'un outil important pour retrouver des documents dans vos archives.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Qu'est-ce qu'un plan de classement ?
• Comment créer un plan de classement ?
• Quelle structure donner à votre plan de classement ?

Une bonne organisation est une condition préalable importante pour retrouver quelque chose dans vos archives. Vous trouverez ici des informations sur la manière d'élaborer un plan de classement pour vos archives papier et/ou numériques. Comme la qualité d'un plan de classement dépend des noms utilisés pour les éléments et les dossiers, il est important d'également consulter l'outil Nommer des dossiers et des fichiers. Pour les archives numériques, le nommage des fichiers individuels est abordé.

Qu'est-ce qu'un plan de classement ?

Un plan de classement est un schéma que votre organisation suit pour ranger les archives. L'élaboration d'une structure de dossiers pour vos archives numériques est également un plan de classement. En l'élaborant, visez une structure (de dossiers) claire qui sera ensuite utilisée par tout le monde pour trier les documents et les retrouver. Cela peut sembler complexe, mais si vous avez une vision claire de la gestion des documents de votre organisation et si tous vos collègues coopèrent, il est assez facile de mettre en œuvre un plan de classement.

Un plan de classement concerne à la fois les archives et les collections physiques et numériques. Vous pouvez utiliser la même structure (de dossiers) pour ces deux types d'archives. En général, un plan de classement est d'abord élaboré pour les archives physiques, puis appliqué aux documents électroniques, mais il peut tout aussi bien être mis en œuvre dans l'autre sens. Dans ce cas, vous partez d'une structure de dossiers pour les documents électroniques et vous l'appliquez ensuite aux archives et collections physiques.

Comment élaborer un (nouveau) classement ?

La meilleure manière d'élaborer un nouveau plan de classement est d'étudier un "modèle de plan de classement", et de déterminer comment l'appliquer à vos propres archives. Attention : il n'y a pas deux organisations identiques et cela vaut également pour leurs archives et collections. Il n'y a pas deux archives qui correspondent à 100 % aux modèles de plans de classement. Vous n'êtes pas censé reprendre les modèles tels quels. Vous pouvez néanmoins les utiliser comme source d'inspiration et comme base pour élaborer votre propre structure de dossiers.

Traditionnellement, il y a deux points de départ sur lesquels vous pouvez baser votre plan de classement :

1. l'organigramme de votre organisation
2. les fonctions et activités de votre organisation.

Un classement basé sur l'organigramme est la manière "classique" d'organiser des archives et a l'avantage de correspondre à la situation réelle dans laquelle travaillent vos collègues. Cependant, ce classement est aujourd'hui plutôt déconseillé. Un plan de classement basé sur la structure organisationnelle risque de ne pas être stable, notamment parce qu'il doit être adapté à chaque restructuration de votre organisation. En outre, il est difficile de mettre en œuvre une structure de dossiers qui suit l'organigramme dans les petites organisations ou dans les organisations à hiérarchie horizontale.

Il est préférable de diviser votre structure de dossiers en fonction des fonctions et activités de votre organisation. Il s'agit à la fois des fonctions générales et administratives (telles que l'administration générale, la gestion des finances, des membres et des bâtiments), et des activités spécifiques et artistiques que votre organisation entreprend (ex. une compagnie théâtrale crée une pièce, répète, se produit, organise des activités éducatives, fait la promotion de son travail).

Un classement fonctionnel des archives ne dépend pas de la structure de l'organisation et est donc plus stable. Les fonctions d'une organisation restent pratiquement les mêmes tout au long de son existence, de sorte qu'il n'est guère nécessaire d'adapter le plan de classement. En outre, il importe beaucoup moins de savoir qui a créé le document en question, car seule la fonction ou l'activité à l'origine du document est importante. Dans les organisations où les tâches des employés sont étroitement liées, cette méthode de travail présente de nombreux avantages.

Pour illustrer cette ligne directrice, trois modèles de plans de classement ont été élaborés. L'un pour une ASBL artistique et les deux autres pour des artistes individuels :

• Plan de classement des ASBL, basé sur les rôles et les activités (disponible en néerlandais) (Stephanie Aertsen, AMVB) ;
• Plan de classement basé sur les rôles individuels (disponible en néerlandais) (développé par Het Firmament, basé sur le modèle de plan d'archives de la CVAa pour les archives architecturales) ;
• Plan de classement pour les archives théâtrales (documentation) (disponible en néerlandais) (développé par Het Firmament, basé sur le plan d'archives de S. Baudaert pour les archives de Wim Van Gansbeke) (un exemple concret, en néerlandais).

Comment mettre en place une structure de dossiers ? La première étape consiste à s'assurer que tous les membres de votre organisation souhaitent participer. La création d'une nouvelle structure de dossiers ou d'un nouveau plan de classement est un changement radical qui requiert l'engagement de tous. Il ne sert à rien de créer une structure de dossiers si vos collègues ne veulent pas l'utiliser par la suite. Si nécessaire, contactez une organisation partenaire de TRACKS pour obtenir des conseils et du soutien.

Cartographiez toutes les fonctions et activités de votre organisation et essayez de les définir de manière à éviter tout chevauchement. Placez toutes ces fonctions dans une structure logique, en les classant du général au particulier. Assurez-vous qu'il s'agit d'une structure stable que vous n'aurez pas à modifier par la suite. Vous pouvez ajouter, supprimer et déplacer des parties à votre guise, mais n'utilisez pas trop de niveaux de classement. Le plan devient alors encombré et, dans les archives numériques, un trop grand nombre de niveaux de classement rend la recherche (voir infra) d'un document beaucoup trop longue, ce qui affecte la conservation numérique. Tant pour les archives numériques qu'analogiques, il est préférable de s'en tenir à un maximum de huit niveaux de classement.

Les niveaux de classement supérieurs de votre structure de dossiers doivent refléter l'organigramme ou les tâches/activités de votre organisation. Posez-vous la question : "Dans quoi mon organisation est-elle engagée ?" À ce niveau, il n'y a pas (encore) de structure chronologique. Ne créez pas non plus un classement basé sur des thèmes, où tous les documents traitant d'un certain sujet sont placés ensemble (ex. un événement, une personne ou une organisation externe). Un classement thématique est trop subjectif à ce niveau.

Pour les niveaux inférieurs, vous pouvez choisir les classements suivants :

• la forme éditoriale des documents et objets, avec un classement en séries (images, affiches, factures, etc.) ;
• le contenu connexe des documents et objets, avec un classement en rubriques (informations sur les organisations connexes, les prix, les festivals, etc.) ;
• la relation entre les documents et les objets et un projet particulier, avec un classement basé sur les dossiers (par production, conception, concert, etc.).

Un classement par dossier est le moyen le plus simple de retrouver rapidement certains documents. En effet, tous les documents relatifs à un projet spécifique sont conservés au même endroit. Un classement par forme éditoriale peut éventuellement être utilisé pour les documents ayant une forme particulière et qui sont conservés séparément (ex. des photos ou des affiches). Un système de rubriques est moins recommandé parce qu'il sort les documents de leur contexte d'origine. Il peut toutefois être utilisé, par exemple, pour les dossiers documentaires créés par votre organisation.

Veillez à ce que le classement (des dossiers) aient des noms clairs et ne se chevauchent pas. Chaque document ne doit se trouver qu'à un seul endroit. Si vous constatez qu'un grand nombre de documents peuvent être classés à plusieurs endroits, vous devez modifier le classement. Lorsque vous nommez des dossiers, partez toujours du point de vue d'une personne à la recherche d'informations. L'idée est que chacun puisse trouver facilement toutes les informations dans les archives, même en l'absence du collègue qui normalement "sait où tout se trouve".

Points d'attention pour l'introduction d'un plan de classement ou d'une structure de dossiers dans votre fonctionnement actuel :

• Réfléchissez bien avant d'introduire un système de classement. Testez-le avant d'en informer l'ensemble de l'organisation.
• Suivez le système de classement élaboré de manière cohérente. Il ne doit être modifié que si tout le monde est d'accord.
• Désignez un responsable, mais mettez l'accent sur le partage des responsabilités. Adressez-vous de manière adaptée à vos collègues s'ils ne classent pas leurs documents au bon endroit.
• Évitez les dossiers et les niveaux de classement intitulés "Varia". Ils ne sont pas clairs et peuvent contenir n'importe quoi. Le titre d'un niveau de classement doit permettre de voir immédiatement quels documents s'y trouvent.
• Plus vous commencez tôt, mieux c'est. Si vous attendez que les fichiers s'accumulent dans les bureaux ou sur le serveur et dans le cloud, le travail ne fera qu'augmenter.
• Les documents papier et numériques peuvent être laissés en dehors de vos archives tant que vous travaillez avec eux, mais il est préférable de les ranger correctement lorsque vous n'en avez plus besoin régulièrement. De cette manière, vous et vos collègues pourrez retrouver les documents plus rapidement.
• Débarrassez régulièrement votre bureau de tous les documents analogiques et numériques qui y ont traîné pendant la semaine. Ainsi, tout reste organisé et vous pouvez toujours faire appel à votre mémoire. Placez les documents dans une structure logique. Vous trouverez la marche à suivre dans l'outil Une journée de nettoyage numérique ou trash day.

Auteurs : Het Firmament, Sanne Van Bellingen (PACKED vzw) et Florian Daemen (AMVB)