Dresser une liste d'emplacements (scénario 1)
L'un des moyens les plus faciles d'accéder à vos archives est une liste d'emplacements. C'est le moyen le plus simple, mais il présente aussi des inconvénients.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
- Qu'est-ce qu'une liste d'emplacements ?
- Quand utiliser une liste d'emplacements ?
- Comment élaborer une liste d'emplacements ?
- Quels sont les avantages et les inconvénients d'une liste d'emplacements ?
Dans cet outil, nous décrivons comment créer une liste d'emplacements pour vos archives. Une liste d'emplacements est un outil permettant de rendre vos archives accessibles. Pour plus d'informations sur les accès aux archives et les différents outils que vous pouvez utiliser, veuillez consulter l'outil Créer un accès aux archives et les décrire.
Qu'est-ce qu'une liste d'emplacements ?
Une liste d'emplacements donne un aperçu de toutes les unités d'emballages présentes dans les archives (boîte ou dossier), dans l'ordre dans lequel elles sont physiquement disposées. Pour chaque boîte ou dossier, une brève description indique les éléments contenus dans la boîte et leur emplacement dans la/les zone(s) de conservation. Une liste d'emplacements n'est pas basée sur un classement particulier, mais fournit simplement des descriptions sommaires des boîtes telles qu'elles sont physiquement disposées dans l'étagère. En d'autres termes, elle documente la situation telle qu'elle est.
Avantages :
- Une liste d'emplacements est le plus simple et le plus rapide des quatre types d'accès.
- Le classement de la liste correspond à la disposition physique des boîtes.
Inconvénients :
- L'absence de classement du contenu rend souvent difficile la recherche d'éléments spécifiques dans la liste.
- Vous n'obtenez pas un aperçu structuré de vos archives ou collections.
- Le contexte des pièces et des objets ne peut pas être déduit de la structure de la liste.
- Les descriptions trop brèves empêchent souvent de savoir de quelles pièces ou de quels objets il s'agit.
- Lorsque des parties des archives ou collections sont déplacées ou réorganisées, la liste n'est plus correcte.
La liste d'emplacements est, de préférence, utilisée lorsqu'un service d'archives doit être cartographié rapidement et qu'il n'y a pas suffisamment de temps pour élaborer un accès plus détaillé. Elle est souvent préparée en vue d'un déménagement ou d'un transfert vers une institution d'archives. Elle est également une bonne aide pour garder une trace de l'emplacement physique de chaque document ou objet, mais l'absence de classement interne signifie qu'elle ne peut pas être utilisée comme un inventaire complet de vos archives ou collections. Une liste d'emplacements est généralement une "solution provisoire". Dans l'attente et en préparation d'un inventaire complet, elle peut toutefois servir d'accès temporaire.
Pour les archives ou collections de très petite taille, le manque d'ordre interne avec les listes d'emplacements est moins problématique. Si vos archives ne comprennent qu'une vingtaine de boîtes, une liste d'emplacements est souvent plus que suffisante. Pour des archives ou des collections plus importantes, il est préférable d'envisager la mise en place d'un accès plus complet.
Méthode
Étape 1. Attribuez un numéro de série croissant à tous les dossiers et boîtes de vos archives. Inscrivez clairement ce numéro sur les boîtes.
Étape 2. Faites un plan de votre espace de stockage et attribuez un numéro unique à chaque étagère/armoire. Vous pouvez également attribuer un numéro à chaque rayon. Veillez à ce que ces numéros suivent une certaine logique afin de pouvoir les retrouver facilement (ex. 24.5 est la cinquième étagère de l'armoire 24).
Étape 3. Notez les éléments suivants sur chaque boîte :
- numéro de boîte (numéro d'inventaire) ;
- forme éditoriale ;
- contenu ;
- date ;
- pour trouver l'emplacement dans votre zone de stockage, utilisez le numéro de l'étagère ou du rayon.
Ce tableau (en néerlandais) explique exactement la signification des éléments ci-dessus. Veillez à ce que les descriptions de la liste soient dans le même ordre que les boîtes de l'étagère.
Conseil : vous pouvez utiliser Excel ou un programme équivalent pour noter les descriptions. Il n'est pas nécessaire d'investir dans un programme d'archivage coûteux. Ce modèle (en néerlandais) de liste d'emplacements, fait sur Excel, peut parfaitement suffire.