Materiële bewaring van je fysiek archief

Als je een archief en/of collectie(s) zodanig wil bewaren zodat de gegevens en informatie niet verloren gaan, is het van belang dit op een duurzame manier te doen. Verschillende types van documenten en objecten moeten ook op een verschillende manier worden bewaard. Archieven en collecties van kunstenaars en kunstenorganisaties bevatten immers vaak verschillende soorten materiaal zoals papier, textiel, hout, metaal en plastic. Dit zijn materialen die specifieke aandacht vereisen. Het correct verpakken van archiefstukken – of documenten is een essentieel onderdeel.

Ook voor je archief en/of collectie(s) geldt dat voorkomen beter is dan genezen. Ze worden meestal bewaard waar er plaats is en waar ze gemakkelijk toegankelijk zijn. Toch is het belangrijk dat je de risico's kent die eigen zijn aan de bewaarruimte. Door risico’s waar mogelijk uit te sluiten, beperk je de te voorziene schade.

Bezoek ook eens de Erfgoedwijzer voor bijkomende tips en informatie over onder meer het verpakken van archief- en collectiestukken en het plaatsen ervan in het depot.

Hoe documenten, krantenknipsels of tekeningen bewaren?

• Verwijder alle elementen die de documenten kunnen beschadigen, zoals paperclips, nietjes, elastieken, plastieken mapjes, ringmappen, ... maar ook overbodige papieren mappen, vloeipapier,…
• De documenten die werden samengehouden met schadelijke materialen zoals paperclips, nietjes en elastieken moeten wel fysiek verbonden blijven. Gebruik daarvoor een groot vel (zuurvrij) papier (A3), vouw het dubbel en berg de documenten daarin op. Ringmappen vervang je door (zuurvrije) dozen.

Vooraleer je de oorspronkelijke verpakking verwijdert, controleer je of ze geen informatie bevat die nuttig kan zijn voor de beschrijving van de documenten. In dat geval, neem je deze gegevens over op de nieuwe verpakking.

• Papier bewaar je bij voorkeur vlak in een kartonnen doos. Indien er niet genoeg ruimte is om grote formaten plat te bewaren, rol ze dan op. Vermijd in elk geval vouwen!
• Wil je de papieren stukken labelen, doe dit dan met een zacht potlood op de rugzijde van het papier.

Meer info is beschikbaar via onderstaande referenties;

Boeken

• Depotwijzer, Boeken en boekbanden
• FARO, Aflevering boeken en boekbanden

Krantenknipsels

• Library of Congress, Preservation Measures for Newspapers
• State Library of Victoria, Storing newspapers.

Papier (inclusief programma's, brochure)

• FARO, Aflevering Papier in Verzeker de bewaring.
• Gemeentearchief Rotterdam, Papier bewaren.
• Library of Congress, Handling, and Storage of Works on Paper.
• MOYSON, H. (RESONANT), Zorg dragen voor je archief. Leidraad voor beiaardiers, Leuven, 2012, 40.

Wat te doen met grote formaten?

• Grote papierformaten zoals affiches, tekeningen, lichtplannen, ... kan je bewaren in specifiek daarvoor ontwikkelde ladekasten (planladekast of tekeningkast). Zij bestaan tot A0+ formaat (1600mm x 841mm).Kies bij voorkeur voor metalen kasten met een poederlak coating die op hoge temperatuur is gedroogd.
• Er kunnen meerdere papieren documenten bewaard worden in één lade, maar prop deze zeker niet te vol om te veel druk op de onderste documenten te vermijden.
• Hou er rekening mee dat de documenten vlot in en uit de kast moeten kunnen gehaald worden.
• Bewaar je stukken van verschillende formaten in één lade samen, leg dan de grootste documenten onderaan.
• Delicate documenten worden het beste nog eens extra in een (zuurvrije) omslag beschermd.

Planladekasten vind je onder meer bij:

• Bruynzeel Storage Systems, https://bruynzeel-storage.nl/archief/
• Magista, https://www.magista.com

Zuurvrije dozen en omslagen:

• Wanneer de aankoop van ladekasten niet mogelijk of wenselijk is, dan kunnen zuurvrije prentendozen of omslagen een oplossing bieden.
• In één omslag bewaar je beter niet meer dan 10 documenten.

Zuurvrije archiefdozen en omslagen vind je onder meer bij:

• Het Algemeen Rijksarchief, https://www.arch.be/index.php?l=nl
• CAMI https://www.cami-nv.com/
• JANSSEN WIJSMULLER https://www.jwb.nl/
• LA ROUTE DU PAPIER https://laroutedupapier.com/nl/welkom/

Meer info is beschikbaar via onderstaande referenties;

• Northeast Document Conservation Centre, Storage Solutions for Oversized Paper Artifacts.
• Provincie West-Vlaanderen, Provinciale Bibliotheek Tolhuis en Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen, Handleiding inventarisatie tekstaffiches WOI, West-Vlaanderen, 2013.

Hoe film en video bewaren?

• Bewaar audiovisueel materiaal rechtopstaand (zoals boeken op een boekenplank) in koele en stabiele omstandigheden. Een temperatuur van 18°C is geschikt voor zowel optische schijven als magnetische tapes.
• Bewaar het materiaal steeds in hun doos. Zorg dat de dozen vrij van vuil en stof blijven.
• Stapel nooit optische schijven op elkaar of verpak ze niet samen en vermijd dat ze tegen elkaar kunnen leunen.
• Hou magnetische tapes uit de buurt van sterke magnetische velden zoals luidsprekers en andere beeldbuisschermen.
• Hou de bewaarplaats vrij van stof en direct zonlicht.
• Spoel magnetische tapes volledig terug vooraleer hem op te bergen en schakel de record tab uit om ongewenste uitwissing in de toekomst te vermijden.
• Gebruik bij het labelen een stift met zachte punt. Bij optische schijven is het aan te raden om enkel te schrijven in de doorzichtige binnencirkel waar geen data worden opgeslagen.

Vermijd het gebruik van kleeflabels bij optische schijven.

Meer info is beschikbaar via onderstaande referenties:

• BOUDREZ, F., Magnetische dragers voor het archief, Antwerpen, 2002.
• FARO, 'Inhoud aflevering: Audiovisueel Materiaal', Verzeker De Bewaring, 2016.
• Gemeentearchief Rotterdam, Audio bewaren.
• Gemeentearchief Rotterdam, Films en video's bewaren.
• MOYSON, H. (RESONANT), Zorg dragen voor je archief. Leidraad voor beiaardiers, Leuven, 2012, 42.
• National Library of New Zealand, Sound Recordings.
• http://www.kenjedrager.be

Hoe foto's bewaren?

• Bewaar je foto's donker (vermijd licht), plat in dozen en vermijd lijm, fotoalbums, nietjes, elastiekjes, ...
• Wil je een foto labelen, doe dit dan met een potlood achteraan op de foto.

Meer info is beschikbaar via onderstaande referenties:

• BOON, B. en LELOUP, G., Fotoarchief. Praktische aanbevelingen voor bewaring en beheer, Brussel, 2011 .
• Depotwijzer, Fotografisch materiaal.
• Foto Museum Antwerpen, E.H.B.O. voor uw foto’s, Antwerpen, 2005.
• Gemeentearchief Rotterdam, Foto's bewaren.
• MOYSON, H. (RESONANT), Zorg dragen voor je archief. Leidraad voor beiaardiers, Leuven, 2012, 40.
• National Library of New Zealand, Caring for your collections. Photographs.
• ROOSA, M. (Library of Congress), Care, handling, and storage of photographs, Washington, 2002.

Hoe (grote) objecten bewaren?

Naast het opbouwen van een archief, verzamel je als kunstenaar of organisatie ook objecten zoals props, hardware, werktuigen of maquettes. Het is belangrijk dit erfgoed ook in kaart te brengen en goed te beheren als afzonderlijke collecties.

Meer info is beschikbaar via onderstaande links:

Diverse materialen (Steen, Hout, Plastic …)

• FARO, Verzeker de Bewaring.

Maquettes

• VAN GOETHEM, J. en WALLEMACQ, S. (Koninklijke Muntschouwburg), Decormaquettes in het theater: van werkinstrument tot ontsluiting van cultureel erfgoed, 2013, Brussel.
• QUINTENS, P., De conservering en betekenis van de maquettecollectie van de KVS in het AMVB, in Arduin, 2 (december 2007), pp. 38-47.

Theaterpoppen

• KOCKELKOREN, G. (2010), Behoud de beheerte. Workshop behoud en beheer van theaterpoppen. Wat met 'stof' & plastics [PowerPoint slides].
• SMETS, L. (2010), Behoud en beheer van figurentheaterelementen. Hoe garandeer ik mijn figuren, rekwisieten, decors en documenten een lang leven? [PowerPoint slides].

Performance Props

• Borggreen, G. en Gade R. , Performing Archives/Archives of Performance (In Between States), 2013

Hoe textiel bewaren?

• Bewaar je textiel plat in een doos of indien niet voldoende ruimte in opgerolde toestand (m.u.v. kostuums). Vermijd vouwen!
• Berg geen vuil textiel op, dit trekt ongedierte aan.
• Bescherm kostuums tegen direct zonlicht of ander sterk licht. Anders worden de vezels broos en breken ze af, en verdwijnen de kleuren.
• Bewaar textiel nooit in een plastic hoes of zak zonder verluchting, plastic laat geen lucht door. Bij temperatuurwissel kan er binnenin condens ontstaan. Het vocht kan niet weg, waardoor er schimmel ontstaat die het weefsel kan beschadigen.
• Rol kostuums op zuurvrije rollen of leg ze vlak wanneer er voldoende ruimte is. Dek steeds af of pak in. Vul vouwen op met rolletjes zijdepapier om breuken te voorkomen. Als je de kledingstukken aan kleerhangers of een kledingrek hangt, voorzie dan een degelijke ondersteuning voor elk stuk. Het rek of de kast moet ook voldoende ruim zijn zodat je kreuken en vouwen vermijdt.
• Hang alle kostuums aan identieke kapstokken. Je zal verbaasd zijn hoeveel ruimte je hiermee wint!
• Inpakken kan met proper gewassen oude witte katoenen lakens, zuurvrij papier of dozen of zuiver en ademend materiaal als Tyvek. Operahuis De Munt maakte een handig patroon om zelf een hoes uit Tyvek te maken. Dit kan je opvragen via contact@cemper.be.
• Hou kasten stofvrij en zorg voor een regelmatige beweging in de kast. Eventuele aanwezige motjes worden gestoord en verplaatsen zich dan.
• Hang cederhouten blokjes tussen de kostuums in plaats van mottenballen. Dit is goedkoper en milieuvriendelijk. In plaats van jaarlijks de blokjes te vervangen, kan je ze om de drie à vier maanden behandelen met een mix van ceder- en lavendelolie. Spelen in kostuums die lekker ruiken en niet naar mottenballen is aangenamer!
• Stop bij het ontdekken van motten het textiel in een plastic zak, pers er zoveel mogelijk lucht uit en sluit goed af. Stop het vervolgens twee weken in de diepvries. Laat het daarna langzaam op temperatuur komen, neem de plastic zak onmiddellijk weg en laat verder gewoon opdrogen. Gebruik nooit een haardroger om het proces te versnellen!

Meer info:

• FARO, 'Inhoud aflevering: Textiel', Verzeker De Bewaring, 2016.
• Instituut Collectie Nederland, Opgeruimd staat netjes: liggend en opgerold, ICN-Informatie, 14, 2005.
• Net Nebraska, Saving Your Treasures: How To Fold & Roll Textiles For Storage.
• AUBAGNAC, G., CHAMPEAUX, A., CHEVALLIER, D., VILLA, A. [et al.], Réflexions sur la présentation de collection textiles, de costumes et d'uniformes, Lyon; Aix-en-Provence: Association générale des conservateurs des collections publiques de France, Section Provence-Alpes-Côte d'Azur, 2006.
• BOERSMA, F., e.a., Preservation of textile collections, Londen, 2007.
• CORBIN, G., Les caoutchoucs dans les collections d'art contemporain. Identification et processus de dégradation. Recherche menée dans le

cadre d'une bourse attribuée par le CNAP et en collaboration avec le CICRP, 2010 - 2011.

• CORBIN, G., Recherche sur la conservation et la restauration de Foot Soldier (Godzilla) de Kenji Yanobe. Complétée d'une étude sur les mousses polyuréthanes souples, France: ESAA (mémoire), 2007.
• CORBIN, G., Recherche sur les altérations d’une couche peinte composée de latex, in CRBC, ed. ARAAFU, 2008.
• CORBIN, G.; COLOMBINI, A.; LEAL, V., Les matériaux en polyuréthane dans les oeuvres d’art: des fortunes diverses. Le cas de la sculpture «Foot Soldier» de Kenji Yanobe, in CeROArt revue électronique, n°2, 2008.
• GARCIN, E., Roméo et Juliette" de Jean Cocteau. Restauration du costume peint de Juliette, conçu par Jean Hugo, France: INP (mémoire), 2004. X, Conservation du patrimoine et des biens culturels, La Plaine-Saint-Denis: AFNOR, 2011.
• Instituut Collectie Nederland, Kostuumscollecties. Richtlijnen voor beheer en behoud, Amsterdam, 1999.
• QUINTENS, P., Een representatieve selectie theaterkostuums van het theatercollectief Dito’Dito, in Arduin, 9 (mei 2011), pp. 40-53.

Gebaseerd op tips van restauratrice Maria Springael en An De Mol, kostuumverantwoordelijke van NTGent.

Vlaggen

• Erfgoedcel CO7, Wat en hoe-boekje: Vlaggen, Ieper, 2010, .
• Erfgoedcel WAASLAND, Verschillende bewaarwijzen voor vlaggen.