Conservation de vos archives physiques

Il est important que vos archives ou collections soient conservées correctement, afin qu'aucune information ne soit perdue. En réduisant autant que possible les risques connus, vous minimisez les chances de perte d'informations.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Pourquoi vous assurez que vos archives physiques sont correctement conservées ?
• Où trouver des informations détaillées sur la manière de conserver correctement vos archives ou collections physiques ?
• Comment conserver les documents papier ?
• Comment conserver les films et les vidéos ?
• Comment conserver les photos ?
• Comment conserver les grands formats ?
• Comment conserver les textiles ?

Si vous souhaitez conserver des archives et/ou des collections de manière à ce que les données et les informations ne soient pas perdues, il est important de le faire de manière durable. Différents types de documents et d'objets doivent être conservés de différentes manières. En effet, les archives et collections d'artistes et d'organisations artistiques contiennent souvent différents types de matériaux tels que du papier, des textiles, du bois, du métal et du plastique. Ces matériaux requièrent une attention particulière. Le conditionnement adéquat des archives (ou des documents) est essentiel. Mieux vaut prendre toutes les précautions pour vos archives et/ou collections. Elles sont généralement conservées là où il y a de la place et où elles sont facilement accessibles. Néanmoins, il est important de connaître les risques inhérents à l'espace de conservation. En éliminant les risques dans la mesure du possible, vous limitez les dommages prévisibles.

Consultez également le guide du patrimoine (disponible en néerlandais) pour obtenir des conseils et des informations supplémentaires sur, entre autres, les emballages de pièces d'archives et de collections et leur mise en dépôt (disponibles en néerlandais).

Comment conserver des documents, des coupures de presse ou des dessins ?

• Retirez tous les éléments qui peuvent endommager les documents, tels que les trombones, les agrafes, les élastiques, les chemises en plastique, les classeurs à anneaux, etc. mais aussi les chemises en papier inutiles, le papier de soie, etc.
• Les documents maintenus ensemble par des matériaux nocifs tels que des trombones, des agrafes et des élastiques doivent rester physiquement connectés. Pour ce faire, utilisez une grande feuille de papier (sans acide) (A3), pliez-la en deux et rangez-y les documents. Remplacez les classeurs à anneaux par des boîtes (sans acide).

Avant de retirer l'emballage d'origine, vérifiez qu'il ne contient pas d'informations utiles à la description des documents. Si c'est le cas, recopiez ces informations sur le nouvel emballage.

• Conservez de préférence le papier à plat dans une boîte en carton. S'il n'y a pas assez de place pour stocker les grands formats à plat, enroulez-les. Dans tous les cas, évitez les plis !
• Si vous souhaitez étiqueter les morceaux de papier, faites-le avec un crayon doux au dos du papier.

Pour plus d'informations, consultez les références ci-dessous :

Livres

• Depotwijzer, Boeken en boekbanden
• FARO, Aflevering boeken en boekbanden

Coupures de presse

• Library of Congress, Preservation Measures for Newspapers
• State Library of Victoria, Storing newspapers

Papier (programmes, brochures)

• FARO, Aflevering Papier in Verzeker de bewaring.
• Gemeentearchief Rotterdam, Papier bewaren.
• Library of Congress, Handling, and Storage of Works on Paper.
• MOYSON, H. (RESONANT), Zorg dragen voor je archief. Leidraad voor beiaardiers, Louvain, 2012, 40.

Que faire avec des grands formats ?

• Les grands formats papier tels que les affiches, les dessins, les plans d'éclairage, etc. peuvent être conservés dans des armoires à tiroirs spécialement conçues à cet effet (armoire à tiroirs de plans ou armoire à dessins). Elles existent jusqu'au format A0+ (1600mm x 841mm). Choisissez de préférence des armoires en métal avec un revêtement en poudre qui a été séché à haute température.
• Il est possible de ranger plusieurs documents papier dans un même tiroir, mais il faut veiller à ne pas trop le remplir pour éviter une trop grande pression sur les documents inférieurs.
• Gardez à l'esprit que vous devez pouvoir ranger les documents dans l'armoire et les ressortir rapidement et facilement.
• Si vous rangez des documents de tailles différentes dans un même tiroir, placez les documents les plus volumineux au fond.
• Les documents délicats sont mieux protégés par une pochette (sans acide).

Vous pouvez trouver des armoires à tiroirs chez :

• Bruynzeel Storage Systems, https://bruynzeel-storage.be/fr/applications/archives
• Magista, https://www.magista.com (disponible en néerlandais, en anglais et en allemand)

Boîtes et pochettes sans acide :

• Lorsque l'achat de tiroirs n'est pas possible ou souhaitable, des pochettes ou des boîtes d'impression sans acide peuvent constituer une solution.
• Il est préférable de ne pas conserver plus de 10 documents dans une pochette.

Des boîtes d'archives et des pochettes sans acides sont disponibles, entre autres, chez :

• Les Archives générale du Royaume, https://www.arch.be/index.php?l=fr
• CAMI https://www.cami-nv.com/fr
• JANSSEN WIJSMULLER https://www.jwb.nl/fr/
• LA ROUTE DU PAPIER https://laroutedupapier.com/fr/accueil/

Pour plus d'informations, voir :

• Northeast Document Conservation Centre, Storage Solutions for Oversized Paper Artifacts.
• Province de Flandre Occidentale, Bibliothèque provinciale de Tolhuis et Service provincial des archives de Flandre occidentale, Inventaire manuel des affiches-textes de la Première Guerre mondiale, Flandre occidentale, 2013.

Comment conserver des films et des vidéos ?

• Conservez le matériel audiovisuel en position verticale (comme des livres sur une étagère) dans des conditions fraîches et stables. Une température de 18 °C convient aux disques optiques et aux bandes magnétiques.
• Conservez toujours le matériel dans sa boîte. Veillez à ce que les boîtes soient exemptes de saleté et de poussière.
• N'empilez et ne tassez jamais les disques optiques les uns sur les autres, et évitez qu'ils ne s'appuient les uns sur les autres.
• Tenez les bandes magnétiques à l'écart des champs magnétiques puissants tels que les haut-parleurs et autres écrans à tubes cathodiques.
• Gardez la zone de conservation à l'abri de la poussière et de la lumière directe du soleil.
• Rembobinez complètement les bandes magnétiques avant de les stocker et désactivez l'onglet d'enregistrement afin d'éviter tout effacement indésirable à l'avenir.
• Pour l'étiquetage, utilisez un marqueur à pointe souple. Pour les disques optiques, il est recommandé de n'écrire que dans le cercle intérieur transparent où aucune donnée n'est stockée.

Évitez d'utiliser des étiquettes adhésives avec les disques optiques.

Pour plus d'informations, voir :

• BOUDREZ, F., Magnetische dragers voor het archief, Anvers, 2002.
• FARO, 'Inhoud aflevering: Audiovisueel Materiaal', Verzeker De Bewaring, 2016.
• Gemeentearchief Rotterdam, Audio bewaren.
• Gemeentearchief Rotterdam, Films en video's bewaren.
• MOYSON, H. (RESONANT), Zorg dragen voor je archief. Leidraad voor beiaardiers, Louvain, 2012, 42.
• National Library of New Zealand, Sound Recordings.
• http://www.kenjedrager.be (disponible en néerlandais et en anglais)

Comment conserver des photos ?

• Conservez vos photos dans l'obscurité (évitez la lumière), à plat dans des boîtes, et évitez la colle, les albums photo, les agrafes, les élastiques, etc.
• Si vous souhaitez étiqueter une photo, faites-le au crayon au dos de la photo.

Pour plus d'informations, voir :

• BOON, B. en LELOUP, G., Fotoarchief. Praktische aanbevelingen voor bewaring en beheer, Bruxelles, 2011 .
• Depotwijzer, Fotografisch materiaal.
• Foto Museum Antwerpen, E.H.B.O. voor uw foto’s, Anvers, 2005.
• Gemeentearchief Rotterdam, Foto's bewaren.
• MOYSON, H. (RESONANT), Zorg dragen voor je archief. Leidraad voor beiaardiers, Louvain, 2012, 40.
• National Library of New Zealand, Caring for your collections. Photographs.
• ROOSA, M. (Library of Congress), Care, handling, and storage of photographs, Washington, 2002.

Comment conserver des (grands) objets ?

Outre la constitution d'archives, l'artiste ou l'organisation collectionne également des objets tels que des accessoires, du matériel, des outils ou des maquettes. Il est important de cartographier ce patrimoine et de le gérer correctement en tant que collections distinctes.

Plus d'informations sont disponibles via les liens ci-dessous :

Matériaux divers (pierre, bois, plastique...)

• FARO, Verzeker de Bewaring.

Maquettes

• VAN GOETHEM, J. en WALLEMACQ, S. (théâtre royal de la Monnaie), Decormaquettes in het theater: van werkinstrument tot ontsluiting van cultureel erfgoed, 2013, Bruxelles.
• QUINTENS, P., De conservering en betekenis van de maquettecollectie van de KVS in het AMVB, in Arduin, 2 (décembre 2007), pp. 38-47.

Theaterpoppen

• KOCKELKOREN, G. (2010), Behoud de beheerte. Workshop behoud en beheer van theaterpoppen. Wat met 'stof' & plastics [slides PowerPoint].
• SMETS, L. (2010), Behoud en beheer van figurentheaterelementen. Hoe garandeer ik mijn figuren, rekwisieten, decors en documenten een lang leven? [slides PowerPoint].

Performance Props

• Borggreen, G. en Gade R. , Performing Archives/Archives of Performance (In Between States), 2013

Comment conserver du textile ?

• Conservez vos textiles à plat dans une boîte ou, si vous manquez de place, enroulés (sauf pour les costumes). Évitez les plis !
• Ne conservez pas les textiles sales, ils attirent les nuisibles.
• Protégez les costumes de la lumière directe du soleil ou de toute autre lumière forte. Sinon, les fibres deviennent cassantes et se décomposent, et les couleurs disparaissent.
• Ne conservez jamais les textiles dans une pochette ou un sac en plastique sans aération, car le plastique ne laisse pas passer l'air. Lorsque les températures changent, de la condensation peut se former à l'intérieur. L'humidité ne peut pas s'échapper, ce qui provoque des moisissures, qui peuvent endommager le tissu.
• Enroulez les costumes sur des rouleaux sans acide, ou posez-les à plat lorsqu'il y a suffisamment d'espace. Couvrez ou emballez toujours les costumes. Remplissez les plis avec des rouleaux de papier de soie pour éviter les déchirures. Si vous suspendez des vêtements sur des cintres ou un portemanteau, veillez à ce que chaque pièce soit correctement soutenue. Le portemanteau ou l'armoire doit également être suffisamment spacieux pour éviter les plis.
• Accrochez tous les costumes sur des porte-manteaux identiques. Vous serez surpris de l'espace que vous gagnerez ainsi !
• L'emballage peut se faire avec de vieux draps blancs en coton, du papier ou des boîtes sans acide, ou encore un matériau propre et perméable à l'air comme le Tyvek. Le théâtre royal de la Monnaie a réalisé un modèle pratique pour fabriquer votre propre housse en Tyvek. Vous pouvez le demander (en néerlandais ou en anglais) auprès de contact@cemper.be.
• Gardez les armoires à l'abri de la poussière et veillez à ce qu'il y ait des mouvements réguliers dans l'armoire. Les mites présentes seront dérangées et se déplaceront.
• Accrochez des blocs de cèdre entre les costumes au lieu d'utiliser des boules de naphtaline. C'est moins cher et plus écologique. Au lieu de remplacer les cubes chaque année, vous pouvez les traiter avec un mélange d'huile de cèdre et de lavande tous les trois ou quatre mois. Jouer dans des costumes qui sentent bon et pas la naphtaline, c'est plus agréable !
• En cas de découverte de mites, mettez le textile dans un sac en plastique, expulsez autant d'air que possible et fermez hermétiquement. Mettez-le ensuite au congélateur pendant une quinzaine de jours. Laissez-le ensuite se réchauffer lentement, retirez immédiatement le sac en plastique et laissez-le sécher. N'utilisez jamais de sèche-cheveux pour accélérer le processus !

Plus d'informations :

• FARO, 'Inhoud aflevering: Textiel', Verzeker De Bewaring, 2016.
• Instituut Collectie Nederland, Opgeruimd staat netjes: liggend en opgerold, ICN-Informatie, 14, 2005.
• Net Nebraska, Saving Your Treasures: How To Fold & Roll Textiles For Storage.
• AUBAGNAC, G., CHAMPEAUX, A., CHEVALLIER, D., VILLA, A. [et al.], Réflexions sur la présentation de collection textiles, de costumes et d'uniformes, Lyon ; Aix-en-Provence: Association générale des conservateurs des collections publiques de France, Section Provence-Alpes-Côte d'Azur, 2006.
• BOERSMA, F., e.a., Preservation of textile collections, Londres, 2007.
• CORBIN, G., Les caoutchoucs dans les collections d'art contemporain. Identification et processus de dégradation. Recherche menée dans le

cadre d'une bourse attribuée par le CNAP et en collaboration avec le CICRP, 2010 - 2011.

• CORBIN, G., Recherche sur la conservation et la restauration de Foot Soldier (Godzilla) de Kenji Yanobe. Complétée d'une étude sur les mousses polyuréthanes souples, France : ESAA (mémoire), 2007.
• CORBIN, G., Recherche sur les altérations d’une couche peinte composée de latex, in CRBC, ed. ARAAFU, 2008.
• CORBIN, G. ; COLOMBINI, A. ; LEAL, V., Les matériaux en polyuréthane dans les œuvres d’art : des fortunes diverses. Le cas de la sculpture «Foot Soldier» de Kenji Yanobe, in CeROArt revue électronique, n°2, 2008.
• GARCIN, E., "Roméo et Juliette" de Jean Cocteau. Restauration du costume peint de Juliette, conçu par Jean Hugo, France : INP (mémoire), 2004. X, Conservation du patrimoine et des biens culturels, La Plaine-Saint-Denis : AFNOR, 2011.
• Instituut Collectie Nederland, Kostuumscollecties. Richtlijnen voor beheer en behoud, Amsterdam, 1999.
• QUINTENS, P., Een representatieve selectie theaterkostuums van het theatercollectief Dito’Dito, in Arduin, 9 (mei 2011), pp. 40-53.

Gebaseerd op tips van restauratrice Maria Springael en An De Mol, kostuumverantwoordelijke van NTGent.

Drapeaux

• Erfgoedcel CO7, Wat en hoe-boekje: Vlaggen, Ieper, 2010.
• Erfgoedcel WAASLAND, Verschillende bewaarwijzen voor vlaggen.