Nommer des dossiers et des fichiers

Pour trouver rapidement les bons documents, il est important que les dossiers, les documents et les fichiers soient correctement nommés. Vous éviterez ainsi de devoir lire chaque document pour savoir de quoi il s'agit.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Pourquoi est-il important de donner de bons noms aux dossiers et fichiers ?
• À quoi faut-il faire attention lorsque vous donnez des noms ?
• Comment nommer au mieux les dossiers et fichiers numériques ?
• Quelle est la meilleure façon de renommer des dossiers et des fichiers numériques ?

Une partie importante de la création d'un plan de classement consiste à attribuer des noms aux différents dossiers et fichiers. Il est important de correctement nommer les archives papier et numériques. Vous trouverez ci-dessous quelques lignes directrices pour choisir des noms de dossiers et de fichiers appropriés.

Nommer des dossiers

Lors de l'élaboration de votre plan de classement, il est important de donner des noms clairs à tous les dossiers et sous-dossiers. Assurez-vous que tout le monde interprète ces noms de la même manière et qu'il n'y a pas de confusion ou de chevauchement possible. Il est conseillé de suivre les conventions de nommage présentés par les modèles de plans de classement, mais ce n'est évidemment pas une obligation. Tant que les noms des niveaux de classement sont logiques, clairs et cohérents, vous êtes totalement libre de les déterminer vous-même.

En donnant à tous les niveaux de classement ou de dossiers des noms clairs et uniques que tous les employés comprennent de la même manière, vous créez de l'ordre, vous avez un aperçu et vous trouvez les documents plus rapidement. Un nom de dossier clair facilite également la création de dossiers complets autour d'un sujet spécifique, ce qui améliore la collaboration avec vos collègues.

Évitez l'utilisation excessive d'abréviations. Celles-ci ne sont pas évidentes pour tout le monde et peuvent prêter à confusion. Les nouveaux collègues, en particulier, ont souvent du mal à se familiariser avec le système des abréviations. Si votre organisation souhaite en utiliser dans le plan de classement, il est conseillé de dresser une liste générale de toutes les abréviations utilisées et de la fournir à tous vos collègues.

Pour plus de clarté, il est recommandé d'utiliser une numérotation hiérarchique pour nommer les niveaux de classement. Grâce à ce système, vous pouvez très facilement retrouver certains dossiers dans le plan de classement et il est plus facile de communiquer à vos collègues l'emplacement d'un document spécifique dans la structure des dossiers. Vous êtes libre de choisir votre propre système de numérotation.

Nommer des archives numériques

Dans le cas des archives numériques, des règles supplémentaires s'appliquent au nommage des dossiers et des fichiers eux-mêmes. Ces règles existent principalement pour des raisons techniques. Par exemple, l'utilisation de certains caractères dans le nommage peut amener l'ordinateur à mal interpréter les noms et à effectuer une opération non sollicitée sur ceux-ci.

Pour nommer des dossiers numériques, appliquez les règles suivantes :

• Utilisez uniquement les caractères suivants :
  • Lettres a-z et A-Z
  • Chiffres 0-9
  • Underscore _ et tiret -
• N'utilisez jamais les caractères ci-dessous. L'ordinateur les interprétera comme des ordres d'exécution de certaines commandes ou les remplacera par d'autres caractères.
  • Espaces
  • Signes de ponctuation : !?.,;:()’
  • Signes diacritiques : é à ù ç è
  • Caractères spéciaux : /*%@|#§$
• Choisissez un nom significatif et unique : court mais fort et compréhensible par tous.
• Limitez de préférence le nombre de niveaux de dossiers à 5 et au maximum à 8. Si vous allez plus loin, le chemin vers le document devient trop long et vous courez le risque que l'ordinateur ne puisse pas trouver les dossiers ou lire les fichiers.
• Utilisez la même structure pour chaque nom de dossier. Évitez les dossiers au nom d'une personne ou intitulés "Varia".

N'écrivez par exemple pas “Photos de 2014”, mais plutôt “2014_Photos”.

Comme pour les archives papier, il est recommandé de commencer chaque nom de dossier par un numéro et/ou un chiffre. Un ordinateur voudra généralement organiser les dossiers par ordre numérique. De cette façon, vous gardez le classement logique que vous avez établi pour vos dossiers. Vous pouvez également créer une hiérarchie via une numérotation pour limiter le nombre de niveaux.

Veuillez noter qu’un ordinateur placera les dossiers commençant par les chiffres 10 à 19 entre 1 et 2. Combinez donc les chiffres avec des lettres ou remplissez les cases "vides" (01, 02, 09, 10, 11).

Nommer des fichiers

En donnant aux fichiers numériques des noms clairs et reconnaissables, vous trouverez plus rapidement le fichier que vous cherchez sans avoir à ouvrir tous les documents un par un. Une structure fixe dans vos noms de fichiers garantit également que votre ordinateur peut organiser ces derniers par ordre alphabétique ou chronologique.

Pour les fichiers, les mêmes règles et principes de base que pour les dossiers s’appliquent (utilisez uniquement a-z, A-Z, 0-9, _ et - ; n'utilisez pas !?.,;:() é à ù ç è /*%@|#§$).

Les noms de fichiers doivent être courts mais forts et suivre une structure fixe, que vous déterminez en accord avec vos collègues. Le nom du fichier dépend en partie du contenu du document. Le nom du fichier peut contenir les éléments suivants :

• Type de document : rapport, agenda, note de frais, dossier de subvention, etc. Toute abréviation convenue peut être utilisée à cette fin, mais assurez-vous que ces abréviations sont expliquées dans une liste centrale.
• Auteur : si différents auteurs travaillent sur la même version d’un document, ou s’il est protégé par des droits d’auteur (ex. une photo), il peut être utile d’inclure leurs noms dans le titre. Il peut être nécessaire de conclure un accord au sein de votre organisation pour, dans ce cas-ci, utiliser des initiales.
• Expéditeur et/ou destinataire : il est préférable de les inclure dans les titres des emails, éventuellement sous forme d’initiales.
• Numéro de projet ou numéro de classement : cela peut être utile pour les séries de toute façon numérotées, telles que les bulletins. En plaçant le numéro à l’avant du nom du fichier, vous vous assurez que l’ordinateur place automatiquement les fichiers dans le bon ordre.
• Version : toujours distinguer les différentes versions ou itérations du même texte, afin de toujours continuer à travailler sur la version la plus récente. Utilisez de préférence des abréviations telles que : v0_1, v1, v1_1, v2.
• Date : toujours placer la date de création du document dans le titre. L’ordinateur ne donne que la date du dernier ajustement dans l’explorateur, ce qui peut prêter à confusion. Utilisez toujours la structure AAAAMMJJ. En mettant toujours la date à l’avant du nom du fichier, vous pouvez facilement organiser vos documents par ordre numérique.

Chaque nom de fichier est suivi d’un point et d’une extension (telle que .docx, .ppt, .jpeg). Celles-ci sont automatiquement ajoutées par l’ordinateur. Dans certains systèmes d’exploitation, comme Mac OS, l’extension n’est pas visible, mais elle est présente en arrière-plan. Il n’est donc pas nécessaire de les ajouter vous-même. Ne modifiez jamais l’extension, car le fichier pourrait ne plus s'ouvrir.

Voici quelques exemples de noms de fichiers numériques :

• WorkshopDigitaleWeek.docx
• Presentation_rapport_annuel_20191130.pptx
• 20160817_rapport_conseil_d_administration.pdf
• 20070112_KL_OP_achat_de_materiel.msg

Attention : La combinaison du nombre de niveaux (dossiers dans les dossiers) et de la longueur des noms de dossiers et de fichiers détermine la longueur du chemin vers un fichier. Les systèmes comme Windows ne peuvent lire qu’un nombre limité de caractères à partir de ce chemin (souvent, il est d’un maximum de 255 caractères). Pour vérifier la longueur des chemins, vous pouvez utiliser l’outil Path Scanner (Windows).

Renommer des fichiers

Lorsque vous introduisez de nouvelles règles pour le nommage des dossiers et des fichiers, vous devez bien sûr également changer les noms existants. Soyez prudent avec cela. Les points d’attention suivants sont cruciaux pour le bon déroulement des renommages :

• Copiez un dossier avec différents types de fichiers afin de pouvoir expérimenter en toute sécurité. Ne travaillez jamais dans la structure de dossier d’origine.
• Recherchez une procédure ou une méthode appropriée pour nommer les fichiers au sein de votre organisation. Tenez compte des principes ci-dessus.
• Testez les lignes directrices pour différents types de documents et dans différents dossiers ; ajustez votre méthode de travail au besoin.
• Rédigez un document interne dans lequel vous expliquez clairement la méthode de travail.
• Organisez une séance d’informations pour vos collègues au cours de laquelle vous expliquez les principes de façon simple et claire. Informez également les nouveaux employés, les stagiaires et les bénévoles.
• Ajustez les accords internes en cas de problème.

Vous voulez renommer toute une série (ex. des images) d'un coup ? Voici trois programmes que vous pouvez utiliser pour renommer correctement des documents et des photos en vrac :

• NameChanger (OSX) : manuel de NameChanger (disponible en néerlandais)
• Bulk Rename Utility (Windows) (disponible en anglais)
• ReNamer (Windows) (payant) (disponible en anglais)

Auteurs : Het Firmament, Sanne Van Bellingen et Florian Daemen (AMVB)