Surmonter les obstacles

Plusieurs obstacles peuvent empêcher votre organisation de correctement conserver vos archives ou collections.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Quels sont les obstacles à une bonne conservation des archives ou collections ?
• Comment faire face à un manque d'argent ?
• Comment faire face à un manque de place ?
• Comment faire face à un manque de temps ?
• Comment faire face à un manque d'expertise ?

Vous êtes peut-être très enthousiaste à l'idée de conserver vos archives et collections, mais un certain nombre d'obstacles vous empêchent de vous lancer réellement. Les principales pierres d'achoppement sont le manque d'argent, d'espace, de temps et d'expertise (en matière de conservation des archives et collections).

Ne vous y trompez pas : toutes les solutions proposées ici requièrent beaucoup d'efforts. C'est pourquoi, lorsque vous travaillez pour une organisation, il est préférable de vous assurer que l'ensemble de l'équipe vous soutient dans cette entreprise.

Le manque d'argent

Ce n'est que dans une institution d'archives que la conservation des archives est une priorité absolue. Il est compréhensible que d'autres organisations ne disposent pas de beaucoup d'argent pour conserver leurs archives et collections. Voici quelques conseils pour libérer ou obtenir de l'argent pour financer un projet d'archivage.

Subventionné structurellement

Les organismes qui bénéficient d'une subvention structurelle en vertu du Décret sur les arts doivent remplir la condition de subvention dénommée "Conserver ses propres archives". Dans ce cas, il est préférable de réserver un petit montant de votre budget annuel pour cela. Même les organismes qui ne sont pas couverts par le Décret sur les arts devraient tenir compte des frais d'archives et de collections lors de la préparation de leur budget annuel.

Fonds supplémentaires (subventions)

Pour les projets archivistiques et patrimoniaux plus importants qui ne relèvent pas de la conservation de base, des fonds supplémentaires (appelés subventions) peuvent s'avérer intéressants (ex. pour une publication ou une exposition basée sur vos archives et/ou collections). Les liens ci-dessous vous permettront d'obtenir plus d'informations sur la recherche de fonds supplémentaires.

• Sur le site web du Departement Cultuur, Jeugd en Media (département flamand de la culture, de la jeunesse et des médias), vous trouverez (en néerlandais) toutes les informations sur les subventions du gouvernement flamand.
• FARO, l'institution flamande du patrimoine culturel, publie sur son site web un aperçu (en néerlandais) des sources de financement publiques et privées. Vous y trouverez également des liens vers diverses méthodes alternatives de collecte de fonds, telles que le crowdfunding.
• Plusieurs organisations du secteur du patrimoine culturel peuvent vous guider dans la préparation d'une demande de projet. Vous trouverez un aperçu (en néerlandais et en anglais) de ces organisations ici.
• Vos propres archives et/ou collections peuvent également permettre de collecter des fonds. Il vous reste peut-être plusieurs exemplaires de programmes, d'affiches ou d'autre matériel promotionnel ? Mettez-les en vente sur votre site web et indiquez ce que vous souhaitez réaliser avec l'argent récolté. Veillez à ce que deux exemplaires de chaque pièce soient toujours conservés dans vos archives.
• Outre la recherche de fonds supplémentaires, vous pouvez réduire certains coûts en collaborant avec d'autres organisations, par exemple pour l'achat d'un serveur, d'un système de back-up, la location d'un espace de stockage, etc.

Le manque de place

Des pièces d'archives et/ou de collections de valeur sont parfois jetées à cause d'un manque de place.

• Une solution possible consiste à louer un hangar ou un garage pour vos archives. Une petite partie du coût de cette location peut être récupérée en réutilisant, recyclant ou louant ces objets. Assurez-vous d'avoir un bon aperçu de ces pièces. Lorsque vous louez des pièces, établissez un contrat.
• Vous pouvez également gagner de la place en rangeant vos archives. Vous éliminerez ainsi, entre autres, les doublons, les brouillons et les matériaux nocifs (tels que les chemises en plastique et les agrafes).
• Évaluez et sélectionnez. Vérifiez quels documents et objets vous devez et/ou voulez conserver, et pendant combien de temps. Vous pouvez jeter ce qui, légalement, ne doit pas être conservé, et ce qui ne vous est plus utile.
• Vérifiez si certaines parties de vos archives peuvent être transférées à une institution professionnelle de conservation. Pour plus d'informations, voir l'outil Un nouveau dépôt pour vos archives et collections.

Qu'est-ce qui peut être transféré ?

• Les documents et objets qui sont rarement consultés dans le cadre de vos activités (ce que l'on appelle les "archives statiques").
• Les archives et collections d'autres organisations (ex. les prédécesseurs légaux) et/ou de particuliers que vous possédez.

Le manque de temps

Vous pensez que vous n'avez pas assez de temps à consacrer à la conservation de vos archives ? Découvrez ici comment gagner du temps.

• Utilisez ce site web et évitez les recherches fastidieuses. Nous avons rassemblé pour vous de nombreuses informations sur la conservation des archives et collections.
• Déterminez vos objectifs en matière de conservation des archives et collections, en concertation avec la direction ou le conseil d'administration. Cela vous permettra de déterminer les différents rôles de conservation des archives, de préciser ce qui doit être fait et d'indiquer si vous avez besoin d'aide.
• Planifiez vos actions dans le cadre de vos activités quotidiennes. Lorsque vous avez une vision, des objectifs et des priorités clairs, il est plus facile de les suivre.
• Vous pouvez également demander de l'aide. Gardez simplement à l'esprit que des "aides" demandent parfois plus de temps et d'énergie que vous ne le pensez à première vue.

Quelles aides pouvez-vous obtenir ?

• Vos sympathisants et soutiens ont peut-être davantage le temps et l'envie de se porter volontaires pour aider au traitement de vos archives et/ou collections.
• Un étudiant en archivistique, en arts, en littérature, en musicologie ou en école d'art peut avoir le temps de donner un coup de main pendant l'été ou être disposé à faire un stage dans votre organisation pendant l'année universitaire.
• Les anciens employés connaissent bien les opérations et les productions de votre organisation et peuvent utiliser ces connaissances lors du traitement des archives et/ou collections.

Le manque d'expertise

Votre tâche principale n'est pas d'archiver vos travaux et créations. Il est donc logique que vous n'ayez pas toutes les connaissances nécessaires. Nous avons déjà rassemblé beaucoup d'informations sur ce site web et vous trouverez ci-dessous quelques liens supplémentaires.

• Vous pouvez contacter (en néerlandais ou en anglais) diverses organisations et institutions en Flandre pour toutes vos questions spécifiques (aux archives). Voir : organisations partenaires (disponible en néerlandais et en anglais).
• Vous connaissez quelqu'un ou une organisation qui a conservé ses propres archives ? N'hésitez pas à les contacter. Ils accepteront peut-être de partager leurs expériences, des conseils et des astuces avec vous. Peut-être que certains de ces exemples concrets (disponibles en néerlandais et en anglais) correspondent à votre projet ?
• Vous avez des difficultés à identifier certaines personnes, certains lieux, etc. dans des photos ou vidéos de vos archives ? Demandez l'aide d'anciens employés, d'amis de l'organisation ou même du public ('crowdsourcing'). Toutefois, n'oubliez jamais la protection des données à caractère personnel.