Optimiser votre classement

Il peut arriver que votre plan de classement ne réponde plus aux besoins de votre organisation. Dans ce cas, il est temps de l'adapter.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Quand adapter votre plan de classement ?
• Comment améliorer votre plan de classement ?
• Comment améliorer concrètement votre plan de classement ?

Le plan de classement de vos archives répond-il toujours aux besoins et aux attentes de votre organisation ? Lorsque, par exemple, le fonctionnement et les activités de votre organisation changent, le plan de classement doit également être modifié pour continuer à les refléter correctement. Il se peut également que vos employés et collègues trouvent le classement existant trop compliqué ou ne s'y retrouvent pas.

Dans ce cas, il est nécessaire d'adapter et d'affiner le classement de vos archives au fonctionnement réel de votre organisation. En optimisant le classement des archives, vos collaborateurs peuvent archiver plus facilement leurs documents et les retrouver plus rapidement par la suite.

Cet outil propose une feuille de route pour optimiser le classement de vos archives. Cette feuille de route se concentre sur les archives numériques, mais les principes décrits peuvent parfaitement être utilisés pour les archives papier.

Évaluer la structure existante

La première étape consiste à évaluer l'ensemble de la structure commune des dossiers. Impliquez les personnes qui utilisent le plus souvent cette structure, car ce sont elles qui ont le plus d'informations sur les problèmes et les goulets d'étranglement. Lors de l'évaluation, vérifiez si la structure est claire pour toutes les personnes travaillant dans les dossiers concernés. Les nouveaux arrivants et les personnes extérieures doivent également être en mesure de comprendre la structure des dossiers. Notez les points à améliorer.

Si l'évaluation montre que la structure des dossiers doit être fondamentalement modifiée pour les utilisateurs, il est préférable de d'abord consulter l'outil Élaborer un plan de classement/une structure de dossiers.

Faites une synthèse de tous les points qui sont ressortis de l'évaluation.

Conclure des accords sur les améliorations

Au cours de cette étape, des accords sont conclus sur la manière de traiter les points à améliorer ressortis lors de l'évaluation. Il est important que tout le monde accepte les accords conclus.

Un problème courant est celui de l'existence de plusieurs endroits de stockage logiques pour certains documents. Les photos, par exemple, peuvent être conservées dans une série centrale, mais peuvent tout aussi bien être placées avec les dossiers ou les projets auxquels elles se rapportent. Réfléchissez à la solution qui convient le mieux au fonctionnement de votre organisation et acceptez de la mettre en œuvre de manière cohérente.

Documenter le classement existant

Documentez les nouveaux accords pris en matière de classement des archives. Si vous avez cartographié vos archives comme décrit dans l'outil Cartographier vos archives et collections, vous pouvez y intégrer directement les nouveaux principes de classement. Documentez également la situation telle qu'elle se présentait avant les changements prévus. De cette manière, il est toujours possible de revenir sur certaines décisions.

L'outil Folder Structure Creator (disponible en anglais) permet de documenter les modifications apportées à votre plan de classement. Cet outil vous permet de convertir facilement la structure de dossiers de votre Finder ou Explorateur en un fichier tableur. Vous pouvez ensuite ajouter au fichier les accords de conservation des fichiers conclus. Vous pouvez également toujours documenter les accords les plus importants dans un simple éditeur de texte.

Avertir les utilisateurs actuels et futurs

Conservez tous les documents contenant des accords sur les principes de classement, ainsi que les documents sur le classement précédent, dans un endroit logique de la structure de dossiers, par exemple dans un dossier "Gestion des archives". Communiquez cet emplacement à tous les employés actuels et futurs, afin que chacun puisse accéder à la documentation en cas de doute.

Appliquer systématiquement les accords conclus

Convenez clairement du moment à partir duquel les nouveaux accords seront mis en œuvre. Les accords conclus peuvent être appliqués systématiquement aux archives créées aujourd'hui. Désignez une personne responsable du suivi des nouvelles règles et, si nécessaire, organisez un moment de sensibilisation supplémentaire pour convaincre tout le monde de l'utilité de la nouvelle structure de dossiers.

En cas de modifications mineures de la structure de dossiers, les archives existantes peuvent être adaptées relativement rapidement pour se conformer aux nouvelles règles. C'est moins facile pour des changements plus radicaux, par exemple lorsque l'ensemble de la structure des dossiers est remaniée. Dans ce cas, il est possible de mettre à jour les archives existantes pour les rendre conformes aux nouvelles règles, mais cela demande beaucoup de temps et de travail. Une autre solution consiste à créer une césure dans les archives et à, dans un premier temps, appliquer les nouvelles règles uniquement aux archives nouvellement créées. Les anciennes archives suivent alors encore les anciennes règles. L'avantage de cette solution est qu'elle facilite l'introduction de nouvelles règles de classement. L'inconvénient est que vous vous retrouvez avec deux archives, chacune suivant un classement différent.

Auteurs : Het Firmament et Florian Daemen (AMVB)