Archive Ugo Dehaes classified and repacked.
In the context of a work placement at Het Firmament (now CEMPER) for the Postgraduate course in Archiving: Heritage Management and Modern Document Management at the VUB in Brussels, a study was carried out into the contents of the archives of performance artists and what criteria are used to preserve the archive.
As a practical example the archive of choreographer Ugo Dehaes was analysed to obtain an idea of what is actually produced and preserved during the creation and performance of a dance production. On the basis of this discussion and an examination of the physical archive, it was possible to extend the existing list of what the archive of performance artists contains. During the examination of the material, the physical archive was classified, cleaned, repacked and labelled, before being stored in one place.
Status
- Introductory conversation with Ugo Dehaes: 11 February 2014.
- Examination of preserved archive material, by production: 11 February 2014.
- Classification and packing: 12 February 2014.
Problem definition
Introduction
Ugo Dehaes is the type of artist who likes to retain as many traces of his creations as possible. The urge to document and archive his work grew partly from the frustration that there was virtually nothing left of the period in which he danced with Damaged Goods (1998-2001).
The material kept by Ugo Dehaes from his dance productions was semi-classified, by production, in a number of ring-binders and boxes, spread over numerous rooms in his apartment. It was his wish to classify this by production and store the material in marked archive boxes in one place, to make it easier to find everything.
Desired results
- Classification of preserved material, by production
- Packing in archive boxes
- Storage of boxes in one place
- Obtain insight into what performance artists'archives contain
- Obtain insight into why the archive is preserved
- Registration at Archiefbank Vlaanderen.
Method
- Defining the problem
- Getting an impression of the diversity of the preserved material and why it was preserved
- Getting some insight into the wishes of the artist
- Classifying
- Preperation (centralising the material + identifying the material by production)
- Classifying
- Cleaning
- Packing and labelling by production
- Centralising in one place
- Registration
Defining the problem
Getting an impression of the diversity of the preserved material and why it was preserved
The first step was to get some idea of the scope of the archive. Ugo Dehaes gave us a guided tour of his archive with explanations about various items. Together with him we also looked at two productions, piece by piece. This was used to further supplement the list 'What your archive could be'. (Wat kan je archief zijn?).
Getting some insight into the wishes of the artist
Ugo Dehaes is a choreographer and co-founder of kwaadbloed vzw. Since 2000, when kwaadbloed was set up, he has created one full-length performance every two years. This has meant that the archive has slowly and gradually grown into its current form. Ugo keeps the whole archive in his private home.
Om een idee te krijgen van de verwachtingen en de visie van Ugo op zijn archief gingen we verder met een diepgaand interview. Daaruit bleek dat de kunstenaar een emotionele verzamelaar is die zoveel mogelijk sporen van zijn creaties wil bewaren. We kregen ook een zicht op de meest essentiële stukken van enkele producties. Samen met hem kwamen we tot een plan van aanpak voor het ordenen, schonen, verpakken, labelen en centraliseren van zijn archief.
Ordenen
Voorbereiding
Om het materiaal te kunnen ordenen, werden alle stukken eerst in één ruimte geplaatst. Daarna werden twee producties uitgekozen die stuk per stuk werden doorgenomen. Zo werd het duidelijk wat het archief van Ugo behelsde en welke ordening gewenst is.
Ordenen van de stukken
Het archief werd geordend per productie. Binnen de producties werd onderscheid gemaakt tussen promotie-, pers- en creatiemateriaal. Het zakelijke en administratieve archief, de foto's en de videoregistraties worden in aparte archiefdozen bewaard. Tot nog toe werd geen duidelijke link gelegd tussen het productie-archief en de rest van de stukken (zoals hierboven beschreven). Om de volledige context van een productie te kennen, is het net van belang dat deze link duidelijk is.
Schonen
Alle elementen die de archiefstukken kunnen beschadigen, werden verwijderd. Er werd wel voor gezorgd dat stukken die met nietjes samenhingen, niet uit elkaar werden getrokken. Plastieken mapjes werden zoveel mogelijk vervangen door papieren mapjes en/of kartonnen dozen.
Verpakken en labelen per productie
De archiefstukken werden in geschikte archiefdozen gestoken. Deze dozen werden daarna gelabeld volgens hun inhoud. Zo werd telkens de titel van de betrokken productie genoteerd met daaronder de vermelding of het om creatie-, pers- en/of promomateriaal van deze productie gaat.
Centraliseren in één ruimte
Vervolgens werd het archief chronologisch geordend, in één ruimte geplaatst.
Registratie
Registreren in Archiefbank Vlaanderen
Het archief van kwaadbloed vzw wordt bewaard in het privé-appartement van Ugo Dehaes. Om te verzekeren dat de onderzoekswereld, de erfgoedsector en andere geïnteresseerden hiervan op de hoogte zijn, werd beslist om het archief op het hoogste niveau te ontsluiten op Archiefbank Vlaanderen. Deze erfgoedorganisatie verzamelt gegevens over private archieven en erfgoedcollecties in Vlaanderen. Al die gegevens worden ondergebracht in een online databank en zijn op die manier voor iedereen raadpleegbaar.
Om deze registratie op een goede manier te doen, werd het archief beschreven volgens de ISAD(G) standaard.
Lees hier hoe je zelf een archief kan registreren bij Archiefbank Vlaanderen.
Resultaten
Werden de gewenste resultaten behaald?
- Het archief van Ugo Dehaes gaf een zeer volledig beeld van wat er bij de creatie en representatie van een productie aan archiefmateriaal wordt gecreëerd.
- Uit het inleidende gesprek konden de voornaamste redenen voor het bewaren van archief worden gefilterd.
- Het archief van Ugo Dehaes werd geordend, geschoond, verpakt in geschikte en gelabelde archiefdozen en gecentraliseerd in één ruimte.
- Het volledige archief werd beschreven, maar nog niet ingevoerd in Archiefbank Vlaanderen.
Vaststellingen en aandachtspunten
- Door eerder verlies van archiefmateriaal was Ugo Dehaes zich zeer bewust van zijn drang om de sporen van de voorbije producties te archiveren. Daarbij waren emotionele gehechtheid en potentiële hernemingen belangrijke redenen voor deze kunstenaar om archief te bewaren.
- Het ordenen van het archief vergde een kleine inspanning, maar draagt nu in grote mate bij tot de toegankelijkheid ervan.
- Met het opnieuw verpakken van het archief werd plaats gewonnen.
- Voor het schonen, ordenen en opnieuw verpakken van archief moet je voldoende werkruimte voorzien.
Dit praktijkvoorbeeld werd begeleid door Het Firmament