Overdracht van het fysieke en digitale archief van kunstencentrum Vooruit

Omwille van verbouwingen en het afbouwen van de erfgoedwerking besloot kunstencentrum Vooruit het digitale en fysieke archief en collectie over te dragen aan Amsab-ISG. Het archief werd in kaart gebracht, het soort overdracht werd besproken en tenslotte werden de verschillende onderdelen, waaronder het papieren en digitale archief, overgedragen naar Amsab-ISG.

Status

• Beslissing tot overdracht en keuze bewaarinstelling: maart 2014
• Archief in kaart brengen: april 2014
• Contracten bespreken: mei 2014
• Overdracht papieren archief: mei - juli 2014
• Overdracht digitaal archief: september 2014 - oktober 2014
• Overdracht affiches: september - oktober 2014
• Overdracht iconografisch materiaal: n.t.b.

Probleemstelling

Naar aanleiding van het honderdjarig bestaan in 2013 startte Vooruit met een erfgoedwerking. Hierbij werd onder meer een databank in CollectiveAccess opgericht voor de registratie van archief en collectie (o.a. affiches, foto’s, video, audio, objecten en documentaire collectie). In 2014 werd de erfgoedwerking afgebouwd en wordt tevens een deel van het gebouw verbouwd. De ruimtes waar het administratieve archief zich bevond, moesten voor de werken leeggemaakt worden. Om het behoud en beheer van het archief en de collectie van Vooruit te verzekeren, werd gekozen om het over te dragen aan Amsab-ISG.

Methode

1. Keuze bewaarinstelling
2. Het archief in kaart brengen
3. Contracten bespreken
4. Overdracht archief
   1. Overdracht fysiek archief
   2. Overdracht digitaal archief
   3. Overdracht affiches
   4. Overdracht iconografisch materiaal

Keuze voor een bewaarinstelling

Kunstencentrum Vooruit besliste om het archief over te dragen aan Amsab-ISG. De redenen hiervoor waren:

• Historisch: het eerste kantoor van Amsab-ISG bevond zich in Vooruit. De basis van de archiefcollectie - het archief van BSP Gent-Eeklo - werd in Vooruit gevonden.
• Het archief van de socialistische Vooruit wordt bewaard bij Amsab-ISG.
• Amsab-ISG was partner in de viering van 100 jaar Vooruit.
• Praktisch: er waren al verschillende onderlinge contacten en samenwerkingen. Daarnaast huizen beide instellingen tegenover elkaar.

Amsab-ISG is dus een 'gepaste' bewaarplaats voor het Vooruit-archief. Het heeft ook al langer ervaring met dit soort archieven. Vooruit besliste om enkel het dynamische archief te bewaren en het statische archief en de collectie over te dragen. De CollectiveAccess-databank werd ook aan Amsab-ISG overgedragen.

Het archief in kaart brengen

Met Amsab-ISG werd een afspraak gemaakt om een rondgang te maken in het archief. Zo kreeg Amsab-ISG zicht op de grootte en de diversiteit van het archief. De archivarissen maakten foto’s van de verschillende onderdelen en op basis hiervan werd een eerste overzicht van het analoge archief van Vooruit gemaakt. Het archief werd in kaart gebracht.

Vooruit kent al een lange geschiedenis, als kunstencentrum, maar voordien ook als feestlokaal van de socialistische beweging. Op diverse plaatsen bevinden zich nog restanten van deze lange geschiedenis. Een ruw overzicht van de diversiteit aan ruimtes en materiaal:

plaatsbezoek: het archief in kaart brengen - packed vzw cc by-sa

Ruimtes:

• diverse gangen in de kelder
• ‘schatkamer’ in de kelder
• andere kelderkamers
• majolica zaal
• zolder
• zolder onder de nok
• bureaus van medewerkers
• lokalen achteraan het gebouw op verschillende verdiepingen

Materiaal:

• werktuigen: weegschaal, vleessnijmachine, koelkast, …
• cinemamateriaal: kassa, projector, spots, cinemastoelen, …
• filmrollen
• lampen
• decoratieve stukken
• geveldecoratie: beelden, bas reliëfs, …
• stoelen
• vitrinekasten
• tijdschriften en publicaties
• fotomateriaal
• audio (voornamelijk opnames van concerten): cassettes en cd’s
• archief van de artistieke werking (onder andere knipsels en documentatie)
• administratief, papieren archief (loonstaten, restauratiedossiers, briefwisseling, contracten, boekhouding, …)
• …

Er werd daarna nog een tweede keer samengekomen, om zicht te krijgen op het digitale archief. Het digitale archief bestaat uit:

• een erfgoedserver (ca. 110 GB)
• een videoserver (ca. 330 GB)
• beeldarchief (ca. 330 GB)
• Vooruit-game
• website en sociale media
• gedigitaliseerde DAT-cassettes (nog niet alle cassettes werden gedigitaliseerd)
• externe digitale dragers (hoeveelheid niet gekend)

Contracten bespreken

Particuliere archiefvormers zijn niet verplicht om hun archief over te dragen. Er bestaat hiervoor dan ook geen wettelijke basis. Veel hangt daarom af van de afspraken die in de contracten afgesloten worden. In het geval van schenkingen werkt Amsab-ISG wel veelal in vertrouwen met de archiefvormer.

De verschillende soorten contracten die Amsab-ISG hanteert, zijn:

• Schenkingscontract: Hierbij wordt het archief eigendom van Amsab-ISG. Vooruit heeft wel nog inzage in de documenten en kan mee beslissen welke onderdelen openbaar mogen gemaakt worden.
• Depotcontract: Vooruit blijft eigenaar en heeft de volledige verantwoordelijkheid over het archief. Het archief kan ook steeds teruggevraagd worden door Vooruit. In dat geval betaalt het de gemaakte kosten voor verwerking en bewaring aan Amsab-ISG.
• Samenwerkingsprotocol: Dit is niet direct gebonden aan een overdracht, maar houdt een nauwe samenwerking in tussen de bewaarinstelling en archiefvormer. Er wordt ondersteuning gegeven bij het beheer van het archief van Vooruit.

Met Vooruit werd er een samenwerkingsakkoord afgesloten: Amsab-ISG zal in de toekomst Vooruit begeleiden bij het beheer van het dynamisch archief.

Overdracht

Voor de feitelijke overdracht moeten er nog een aantal zaken afgesproken en vastgelegd worden:

• Prioriteiten: welke delen van het archief moeten als eerste overgebracht worden?
• Selectielijst: in dit document wordt opgesomd welke documenten en objecten uit archief en collectie in aanmerking komen voor een overdracht. Archiefmateriaal dat nog regelmatig geraadpleegd wordt kan bijvoorbeeld beter bij de archiefvormer blijven. Daarnaast hoeft ook niet ieder document permanent bewaard te worden. Zie hiervoor de tool Waardebepaling.
• Overdrachtslijst: dit is een lijst waarin archief- en collectiemateriaal dat overgedragen wordt beknopt beschreven wordt. De overdrachtslijst vormt een eerste toegang tot het archief.

Deze afspraken worden in overleg tussen bewaarinstelling en archiefvormer gemaakt.

Archief van Vooruit - packed vzw cc by-sa

Bij Vooruit werd de overdracht pragmatisch geregeld. Prioriteiten werden vastgelegd op basis van wat voor de verbouwingswerken weg moest:

• Secretariaatsarchief: deze ruimtes moesten leeg zijn voor de start van de werken.
• Marketingarchief: omdat het secretariaat verhuisde naar deze bureaus, moest ook dit archief snel overgedragen worden.
• Het archief in de torenloge, de affichecollectie, het digitale archief en het iconografische materiaal stonden niet in de weg voor de verbouwingen. Deze overdrachten waren daarom minder dringend.

Fysiek archief

• Secretariaatsarchief: De archivaris kwam ter plaatse en maakte een eerste selectielijst volgens de beschrijvingen op de archiefdozen. Deze lijst werd vervolgens door Vooruit afgetoetst en bijgesteld. Na het finaliseren van de lijst was de overdrachtslijst klaar en kon de overdracht van dit deel beginnen.
• Marketingarchief: Na overleg tussen Amsab-ISG en Vooruit werd besloten dat het materiaal van de laatste jaren in Vooruit bleef. Omdat publicaties en promotiemateriaal in veelvoud bewaard werden, werden ter plaatse dubbels verwijderd.
• Archief in de torenloge: In dit deel van het gebouw bevond zich het archief van de Artistieke Werking en diversen. Het werd door Amsab-ISG voor de start van de Gentse Feesten overgebracht.

Digitaal archief

Voor de overdracht van het digitaal archief werkt Amsab-ISG volgens de SODA-handleiding.

Ter voorbereiding van de ordening van het digitale archief werd Vooruit doorverwezen naar DigiGIDS. Ook had Amsab-ISG een aantal richtlijnen en vragen om de overdracht eenvoudig te laten verlopen:

• Kan alles wat overgedragen mag worden, afgezonderd worden in een aparte map? Op die manier is het heel duidelijk wat mee mag en wat niet.
• Wanneer er gebruik gemaakt werd van paswoorden en/of encryptie, kunnen deze beveiligingen verwijderd worden? Anders kunnen de bestanden niet geopend worden.
• Zou er op voorhand een directory print kunnen gemaakt worden van het volledige archief? Een archivaris van Amsab-ISG kon langskomen om dit te doen. Dit geeft Amsab-ISG een zicht op de inhoud van het archief en is ook een controlemiddel om na te gaan of de overdracht volledig is.
• Is het mogelijk om checksums te genereren van het over te dragen materiaal? Dan is Amsab-ISG zeker dat er niets beschadigd is na de overdracht. Indien er zelf geen checksums kunnen gemaakt worden, kon een archivaris van Amsab-ISG er voor langskomen.
• Is er een zicht op de omvang (in GB)?
• Welke besturingssystemen worden gebruikt? Is dit alleen Windows? Gebruiken jullie ook speciale software of bestandsformaten naast de gewone bureausoftware van Microsoft? In Vooruit wordt er met Windows en Mac gewerkt.

Hoe verloopt deze overdracht?

• Vooruit maakt zelf eerst een selectie van de digitale bestanden die overgedragen mogen worden.
• Paswoorden en encrypties worden verwijderd.
• Er wordt een directory print gemaakt. Dit is een overzicht van de bestandsstructuur van het te overdragen digitale archief van Vooruit.
• Checksums van alle bestanden worden gegenereerd. Een checksum is een controlegetal om na te gaan of een bestand beschadigd is. Door bitrot of door fouten bij het kopiëren kan gegevensverlies voorkomen.
• De overdracht kan dan via een extern netwerk of via een externe harde schijf gebeuren.

Affiches

In september 2014 wordt er gestart met de besprekingen voor de overdracht van de affiches. Hiervoor werd eveneens afgesproken welke selectie overgedragen wordt.

Iconografisch materiaal

Ook voor deze overdracht werden er afspraken gemaakt met betrekking tot selectie en werd er een overdrachtslijst gemaakt.

Resultaten

• Het fysieke archief is overgedragen. Dit materiaal is nu veilig ondergebracht in het depot van Amsab-ISG en zal voor de toekomst bewaard worden. In de toekomst zullen ook het digitale archief, de affiches en het iconografisch materiaal overgedragen worden.
• Het archief wordt ontsloten door de archivarissen van Amsab-ISG. Dit maakt het archief toegankelijk voor Vooruit zelf, maar stelt het ook open voor onderzoekers en geïnteresseerden (als Vooruit dit goedkeurt).
• Vooruit en Amsab-ISG sloten een samenwerkingsprotocol. Vooruit wordt nu begeleid bij het beheer van het dynamisch archief.

Auteurs: Nastasia Vanderperren (Meemoo), Gert Van Overstraeten (Amsab-ISG)