Registratie en identificatie van video- en audiotapes bij Damaged Goods voor digitalisering

Dansgezelschap Damaged Goods wil het audiovisuele archief laten digitaliseren zodat het voor de toekomst bewaard en raadpleegbaar blijft. In een eerste fase werd het materiaal volgens het registratiemodel van Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) geïnventariseerd. Lees in dit pilootproject hoe de registratie aangepakt werd.

Status

• Probleem bepalen: mei – juni 2014
• Methode vastleggen: juni 2014
• Registratie van videobanden door PACKED vzw: juli 2014
• Registratie van videobanden door vrijwilligers: november 2014

Probleemstelling

Meg Stuart is een Amerikaanse choreografe en danseres die werkt en woont in Brussel en Berlijn. In 1991 maakte ze haar eerste avondvullende voorstelling, Disfigure Study, op uitnodiging van het internationale dansfestival Klapstuk te Leuven, waarmee ze haar artistieke carrière in Europa lanceerde. In 1994 richtte ze haar eigen dansgezelschap, Damaged Goods, in Brussel op.

In de loop der jaren heeft het dansgezelschap een grote hoeveelheid video- en audiobanden geproduceerd met opnames van o.a. repetities en improvisaties, voorstellingen en muziekopnames. De video’s werden op verschillende analoge en digitale dragers opgenomen, bv. VHS, Hi8, Betacam SP, Video8, DAT en MiniDV en hebben een grote erfgoedwaarde. Van sommige voorstellingen, zoals Disfigure Study, heeft Damaged Goods maar één opname.

Vaak bestaat er in het audiovisuele archief geen onderscheid tussen archiverings- en raadplegingskopieën. Het gevolg hiervan is dat sommige archiveringskopieën niet enkel voor langetermijnbewaring maar ook voor raadpleging worden gebruikt. Die raadpleging verhoogt de kans op slijtage en beschadiging van de dragers. Daarnaast verslechtert de kwaliteit van de dragers door een verandering in de chemische samenstelling van de dragers zelf. Dit is in het bijzonder het geval bij audio- en videotapes, maar ook bij cd-r’s en dvd-r’s. Deze verslechtering wordt versneld door de weinig optimale opslagruimte (een zolderruimte met schommelende temperaturen en relatieve vochtigheidsgraad). Bovendien bezit Damaged Goods geen afspeelapparatuur voor alle verschillende types analoge en digitale dragers die zich in haar audiovisuele archief bevinden. Door de technologische evolutie raken ook afspeelapparatuur en bijhorende dragers in onbruik.

Een medewerker van Damaged Goods stelde vast dat de kwaliteit van de video’s daalde. De MiniDV’s bleken nog wel afspeelbaar, maar men begon te vrezen dat op sommige tapes beeld en/of geluid ontbreekt. In 2014 contacteerde Damaged Goods PACKED vzw voor advies. Het werd duidelijk dat er stappen ondernomen moesten worden om het materiaal zowel veilig te stellen voor de toekomst als om het raadpleegbaar te houden. Digitalisering leek hiervoor de meest aangewezen optie.

Methode

Probleem bepalen

Damaged Goods wil het audiovisuele archief bewaren voor de toekomst. Bedreigingen voor die bewaring zijn:

• de aftakeling van de digitale en analoge video- en audiotapes;
• het verdwijnen van de benodigde afspeelapparatuur;
• de weinig optimale bewaring die de verslechtering van de dragers in van het audiovisuele archief versnelt, nl. in een zolderruimte waar het tijdens de zomer erg warm wordt.

De beste oplossing om de inhoud van de tapes te bewaren en toegankelijk te houden is digitalisering. Hiervoor moeten er archiveringsbestanden en vervolgens raadplegingsbestanden gemaakt worden. Hiernaast bestaat er soms ook nog een reproductiebestand. Uit economische overwegingen wordt vaak besloten om dezelfde specificaties te gebruiken voor de verschillende soorten bestanden. Hierdoor kun zowel opslagruimte als transcoderingstijd en -infrastructuur bespaard worden.

Damaged Goods contacteerde PACKED vzw op 7 mei 2014 met de vraag naar contactgegevens van digitaliseringslabo’s. Damaged Goods wou de voorstellingsopnames digitaliseren om van elke voorstelling een leesbare opname te hebben waarvan klank en beeld kwalitatief die van het origineel benaderen. PACKED vzw bezorgde Damaged Goods de gevraagde informatie over digitaliseringslabo’s, waarna Damaged Goods vervolgens offertes opvroeg bij twee labo’s. Bij een gezamenlijk overleg bleek dat het voor de organisatie moeilijk was om goede offertes op te vragen wegens een gebrek aan expertise en knowhow over kwaliteitseisen. De geformuleerde kwaliteitseisen waren niet specifiek genoeg, waardoor de offerteaanvraag voor de labo’s te veel voor interpretatie vatbaar was. Het gevolg was dat Damaged Goods de ontvangen offertes onvoldoende met elkaar kon vergelijken, zowel naar voorgestelde prijs als kwaliteit.

Als expertisecentrum voor digitaal erfgoed beschikt PACKED vzw wel over de nodige kennis om de specifieke kwaliteitseisen vast te leggen in functie van een duurzame toegankelijkheid van het audiovisueel materiaal. Er moeten steeds eisen vastgelegd worden over:

• het containerformaat;
• de videocodec;
• de compressie van het videosignaal;
• de bitdiepte van het videosignaal;
• de beeldsnelheid;
• de beeld aspect ratio;
• de pixel aspect ratio;
• de beeldgrootte;
• de chroma subsampling;
• de interlacing;
• de audiocodec;
• de compressie van het audiosignaal;
• de bitdiepte van het audiosignaal;
• de bemonsteringsfrequentie van het audiosignaal,
• het aantal geluidskanalen.

Ook dienen er afspraken te worden gemaakt over de kwaliteitscontrole.

Methode vastleggen

Er werden door PACKED vzw contacten gelegd met VIAA om te kijken of het audiovisueel archief van Damaged Goods past in de digitaliseringsprojecten van VIAA.

Het is voor kunstenorganisaties niet mogelijk om rechtstreeks als contentpartner met VIAA samen te werken, maar VIAA sluit wel partnerschappen af met collectiebeherende instellingen. Voor het archief van Damaged Goods neemt VTi deze rol op. VTi is ook geen collectiebeherende instelling zoals de musea, culturele archieven of erfgoedbibliotheken die actief zijn binnen de cultureel-erfgoedsector, maar heeft wel als één van haar missies de rol documentatiecentrum voor de podiumkunsten te vervullen.

De digitaliseringsprojecten van VIAA worden georganiseerd in verschillende golven en richten zich steeds op een bepaald type drager. Het opzet hiervan is te komen tot een schaalvergroting die economische voordelen oplevert. De Betacam SP-cassettes werden via de tussenkomst van VTi al door VIAA gedigitaliseerd. Voor de andere formaten is het voorlopig nog wachten op de volgende digitaliseringsgolven.

Een andere mogelijkheid is om toch zelf de digitalisering uit te besteden aan digitaliseringslabo’s. Damaged Goods vermoedt dat ze al beschadigde exemplaren MiniDV bezit, maar dat formaat zit nog niet in de eerste of tweede digitaliseringsgolf.

Volgend plan van aanpak werd door PACKED vzw afgesproken met Damaged Goods:

1. Inventarisatie van het audiovisuele archief: Op deze manier wordt er een overzicht verkregen van het aantal tapes en andere dragers, de dragerformaten waaruit het archief bestaat en de inhoud die bewaard wordt op de dragers (captaties, repetities, improvisaties, videomateriaal gebruikt tijdens een voorstelling, inspiratiemateriaal…).
2. Prioriteiten vastleggen: Op basis van o.a. de staat en de inhoud van de dragers kunnen prioriteiten vastgelegd worden. Op deze manier kan bekeken worden of digitalisering van bepaalde dragers dringend is, of niet. Als het materiaal reeds in slechte staat is of dringend vereist is voor bepaalde raadplegingsdoeleinden, kan er misschien niet op VIAA gewacht worden.
3. Contacten leggen: Digitalisering is duur. Indien bepaald materiaal dient gedigitaliseerd te worden los van VIAA, kan men contacten leggen met andere (dans)organisaties en een pool maken om zelf door schaalvergroting de kosten te drukken.
4. Kwaliteitseisen vastleggen (indien de digitalisering apart van VIAA gebeurt).
5. Offertes opvragen en beoordelen (indien de digitalisering apart van VIAA gebeurt).

Inventarisatie van het audiovisueel archief

De eerste stap was het opmaken van een inventaris van het audiovisueel materiaal bij Damaged Goods om het archief in kaart te brengen. Daarvoor werd de sjabloon gebruikt dat PACKED vzw en VIAA hebben opgemaakt om gegevens te verzamelen in functie van de digitalisering van video en audio. Voor de registratie bij Damaged Goods beperkten we ons tot de velden die voor het audiovisueel archief van het gezelschap relevant waren. Bekijk hier het aangepaste sjabloon.

Op 16 en 18 juli 2014 hebben PACKED vzw en Het Firmament anderhalve dag geïnventariseerd. Een staflid van Damaged Goods hielp met het nummeren en identificeren van de tapes. In die tijdsperiode werden 436 video- en audiodragers geïnventariseerd:

• VHS: 8 stuks;
• Betacam SP: 24 stuks;
• Digital Betacam: 1 stuk;
• S-VHS-C: 6 stuks;
• U-matic: 1 stuk;
• DVCAM: 8 stuks;
• Hi8: 58 stuks;
• Video8: 26 stuks;
• MiniDV: 268 stuks;
• compact audiocassette: 1 stuk;
• DAT: 21 stuks;
• dvd-r: 10 stuks;
• cd-r: 4 stuks.

Damaged Goods had op voorhand een selectie gemaakt van het audiovisuele materiaal dat prioritair was en zeker gedigitaliseerd moest worden. De tapes werden door hen ook geordend per productie, per voorstelling en per tapeformaat.

De sjabloon werd als volgt ingevuld:

• CP (content provider): Dit is de persoon of organisatie die het audiovisuele archief beheert. Hier werd de officiële naam van de organisatie (dus hier Damaged Goods) ingevuld.
• Type: In dit veld werd aangeduid of het om een video- of audiodrager ging.
• Format: Het formaat van de drager, bv. cd-r, compact audiocassette, Betacam SP of MiniDV.
• Original_carrier_id: De nummer of code van de drager. Damaged Goods had het audiovisuele archief nog niet genummerd en geïnventariseerd, waardoor we een doorlopend cijfer vanaf 1 gebruikt hebben. Indien de tapes en schijven van het audiovisuele archief al een code of nummer gehad zouden hebben, zouden we deze code of nummer in dit veld hebben ingevuld.
• Original_location: In dit veld werd zeer specifiek de locatie van de audio- of videoband beschreven, nl. de organisatie (dus hier Damaged Goods) bij wie het bewaard wordt, de ruimte waar de video zich bevindt en de nummer van de doos waarin de band opgeborgen wordt.
• Title: De titel van de video. Hiervoor hebben we de opschriften en etiketten die op de tapes en de doosjes stonden letterlijk overgenomen. Als er geen opschriften waren, werd er ‘onbekend’ gebruikt.
• Brand: Merk en type van de tape, bv. Sony DT-120, Maxell B-30ML BQ of TDK DVM60.
• Date: De datum waarop de video gemaakt werd. Dit werd ingevuld volgens het sjabloon jjjj-mm-dd. Als er een element niet gekend was, werd er een ‘x’ ingevuld. Bv. 2001-12-14, 2001-12-xx of xxxx-xx-xx…
• Duration: De totale duur van de tape of schijf. Dit kan je meestal ook zien in de productnaam, bv. een Sony DT-120 cassette heeft een totale duur van 120 minuten. De duur werd volgens het sjabloon u:mm:ss ingevuld. 120 minuten is dus 2:00:00.
• Opmerkingen: In dit veld werd extra informatie toegevoegd die relevant kan zijn bij het digitaliseren, zoals de opnamestandaarden (PAL, NTSC, SECAM). Die technische informatie is belangrijk bij het afspelen en digitaliseren van de tapes.
• To be digitised through VTi: In dit veld werd aangeduid welke cassettes al met VTi meegaan om te digitaliseren in de eerste golf.

In november 2014 heeft Damaged Goods vrijwilligers aangetrokken om de overige videobanden te registreren. PACKED vzw zal dit mee opvolgen en de vrijwilligers begeleiden. Op basis van de voorlopige, huidige inventaris zullen modelbeschrijvingen gemaakt worden waarop de vrijwilligers zich kunnen baseren.

Prioriteiten bepalen

Na het opmaken van de inventaris moet bepaald worden welk materiaal prioritair is bij digitalisering. Prioriteiten worden op basis van volgende criteria vastgelegd:

• drager/formaat: is het een drager waarvan het geweten is dat het kwetsbaar is voor verval (bv. videotapeformaten voor niet-professioneel gebruik zijn meestal kwetsbaarder dan videotapeformaten voor professioneel gebruik omdat de tape smaller is)? Is het een drager/formaat die in onbruik is geraakt (en waarvoor afspeelapparatuur zeldzaam is of niet langer beschikbaar is)?
• inhoud: is de inhoud essentieel voor de organisatie (bv. een voorstelling die maar één keer is vastgelegd en waarvan geen meerdere kopieën bestaan)?
• staat van de drager: is er door een oppervlakkige inspectie al verval vast te stellen?

VIAA heeft een eigen prioritering voor digitalisering. Deze is gemaakt op basis van de dragers / formaten, hun obsoletie en verspreidheid in de omroep- en cultuursector. Voor film wordt er ook rekening gehouden met de staat van de drager.

Indien er voor de digitalisering van bepaald materiaal niet op VIAA gewacht kan worden moet Damaged Goods zelf een oplossing zoeken. Een mogelijkheid kan zijn om contacten te leggen met andere organisaties, een pool te maken en zo door schaalvergroting de kosten te drukken.

Resultaten

• Het audiovisueel archief van Damaged Goods werd reeds gedeeltelijk geïnventariseerd. Damaged Goods heeft nu een duidelijk zicht op het totaal aantal tapes, de hoeveelheid tapes per productie en de verschillende tapeformaten die ze bezitten. Iedere tape kreeg een uniek nummer. Met de inventaris is het nu ook mogelijk om snel een video terug te vinden.
• Het audiovisuele archief van Damaged Goods zal gedigitaliseerd worden om voor de toekomst bewaard en raadpleegbaar te blijven. De Betacam SP’s kunnen al via VTi door VIAA gedigitaliseerd worden.
• De resultaten van deze registratie werden mee opgenomen in de Inventarisatie van audiovisuele en digitale archieven in de podiumkunstensector.

Auteur: Rony Vissers (PACKED vzw), Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)