Registratie en identificatie van video- en audiotapes bij Damaged Goods voor digitalisering/en: verschil tussen versies
(Nieuwe pagina aangemaakt met 'Agreements also need to be made about the quality control.') |
|||
Regel 44: | Regel 44: | ||
* the number of audio channels. | * the number of audio channels. | ||
− | + | Agreements also need to be made about the quality control. | |
[[Bestand:20140618_DamagedGoods_01.jpg|600px|class=align-left]] | [[Bestand:20140618_DamagedGoods_01.jpg|600px|class=align-left]] |
Versie van 25 sep 2020 15:13
The dance company Damaged Goods wishes to have its audiovisual archive digitised to preserve it for the future, and for reference purposes. In an initial phase, the material was inventoried according to the registration model of the Flemish Institute for Archiving (VIAA). You can read in this pilot project about how the registration was managed.
Status
- Definition of problem: May – June 2014
- Determining the method: June 2014
- Registration of video tapes by PACKED vzw: July 2014
- Registration of video tapes by volunteers: November 2014
Definition of the problem
Meg Stuart is an American choreographer and dancer who lives and works in Brussels and Berlin. In 1991, she was invited by the international dance festival Klapstuk in Leuven to create her first full-length performance, Disfigure Study, with which she launched her artistic career in Europe. In 1994, she set up her own dance company, Damaged Goods, in Brussels.http://www.damagedgoods.be/EN/about
Over the years, the dance company has produced a large number of video and audio tapes with recordings of rehearsals, improvisations, performances, music etc. The videos, which have significant heritage value, were recorded on various analogue and digital devices, e.g. VHS, Hi8, Betacam SP, Video8, DAT and MiniDV. Of some performances, such as Disfigure Study, Damaged Goods only has a single recording.In 2002 a remake of Disfigure Study was made under the supervision of Damaged Goods. The dance company has multiple copies of this performance on DVD. However, the company only has one single VHS copy of the original 1991 performance.
In the audiovisual archive, there is often no distinction made between archive and reference copies. This means that some archive copies are not only used for long-term storage, but also for reference. Use for reference purposes increases the likelihood that the medium will become worn or damaged. In addition, the quality of the media deteriorates because of changes in their chemical composition. This is particularly true of audio and videotapes, but also of CD-Rs and DVD-Rs. This deterioration is accelerated by the lack of optimal storage space (an attic room with fluctuating temperatures and relative humidity). Furthermore, Damaged Goods does not possess playback devices for all the different types of analogue and digital media in its audiovisual archive. Technological evolution also means that playback devices and the accompanying media can become obsolete.
A member of staff at Damaged Goods noticed that the quality of the videos was declining. The MiniDVs were still playable, but the fear was that on some tapes, the image and/or sound were missing. In 2014, Damaged Goods contacted PACKED vzw for advice. It became clear that steps needed to be taken both to keep the material safe for the future, and to make sure that it remained available for reference. To achieve this, digitalisation seemed to be the most appropriate option.
Method
Determining the problem
Damaged Goods wants to preserve its digital archive for the future. Threats to this preservation are:
- the deterioration of the digital and analogue video and audio tapes;
- the disappearance of the necessary playback devices;
- the far from ideal storage, which accelerates the deterioration of the media in the audiovisual archive, namely in an attic space that gets extremely hot in summer.
The best solution for preserving the content of the tapes and keeping them accessible is digitisation.http://www.scart.be/?q=nl/content/wat-telt-de-inhoud-en-meestal-niet-de-plastic-drager, only in Dutch This involves producing first archive files, and then reference files. An archive file is a digital copy of the highest possible quality – preferably of a high enough quality to replace the original should it be destroyed or damaged; a reference copy is a digital copy that is used to make a video or audio recording available digitally (online). In addition to this, there is sometimes a reproduction file. This is an intermediary/archive file that is used to make different sorts of reference files. Due to economic considerations, the decision is often made to use the same specifications for the different types of files. This saves not only storage space, but also transcoding time and infrastructure.
Damaged Goods contacted PACKED vzw in May 2014 requesting contact details for digitisation labs. Damaged Goods wanted to digitise the performance recordings in order to have a readable recording of every performance, with a sound and image quality that is close to the original. PACKED vzw provided Damaged Goods with the requested information about digitisation labs. Damaged Goods then requested quotes from two labs. A joint consultation revealed that it was difficult for the organisation to request good quotes due to their lack of expertise and knowhow about quality requirements. The quality requirements that they had drawn up were insufficiently specific, meaning that the resulting request for a quote was too open to interpretation. In consequence, Damaged Goods was unable to compare the quotes they received properly in terms of the suggested price and of quality.
As a centre of expertise for the digital heritage, PACKED vzw does have the necessary knowledge to set out the specific quality requirements needed for a sustainable accessibility of the audiovisual material. Requirements still need to be determined with regard to:
- the container format;
- the video codec;
- the compression of the video signal;
- the bit depth of the video signal;
- the frame rate;
- the image aspect ratio;
- the pixel aspect ratio;
- the frame size;
- the chroma subsampling;
- the interlacing;
- the audio codec;
- the compression of the audio signal;
- the bit depth of the audio signal;
- the sampling frequency of the audio signal;
- the number of audio channels.
Agreements also need to be made about the quality control.
Methode vastleggen
Er werden door PACKED vzw contacten gelegd met VIAA om te kijken of het audiovisueel archief van Damaged Goods past in de digitaliseringsprojecten van VIAA.
Het is voor kunstenorganisaties niet mogelijk om rechtstreeks als contentpartner met VIAA samen te werken, maar VIAA sluit wel partnerschappen af met collectiebeherende instellingen. Voor het archief van Damaged Goods neemt VTi deze rol op. VTi is ook geen collectiebeherende instelling zoals de musea, culturele archieven of erfgoedbibliotheken die actief zijn binnen de cultureel-erfgoedsector, maar heeft wel als één van haar missies de rol documentatiecentrum voor de podiumkunsten te vervullen.
De digitaliseringsprojecten van VIAA worden georganiseerd in verschillende golven en richten zich steeds op een bepaald type drager.<ref>De eerste golf die in 2013 van start ging, richt zich op ¾” U-matic, Betacam SP, compact audiocasstess en open reel audiotapes. De tweede golf, die in 2014 start, richt zich op audio cd-r, wascilinders, draadspoelen, Betamax, VCR en open reel videotapes.<ref> Het opzet hiervan is te komen tot een schaalvergroting die economische voordelen oplevert. De Betacam SP-cassettes werden via de tussenkomst van VTi al door VIAA gedigitaliseerd. Voor de andere formaten is het voorlopig nog wachten op de volgende digitaliseringsgolven.
Een andere mogelijkheid is om toch zelf de digitalisering uit te besteden aan digitaliseringslabo’s. Damaged Goods vermoedt dat ze al beschadigde exemplaren MiniDV bezit, maar dat formaat zit nog niet in de eerste of tweede digitaliseringsgolf.<ref>In de loop van 2015 zullen VIAA en PACKED vzw in samenwerking met de collectiebeherende instellingen acties opzetten om het audiovisueel erfgoed op amateurformaten te verwerven en te digitaliseren: http://viaa.be/nl/digitaliseren/amateur-beeldformaten/<ref>
Volgend plan van aanpak werd door PACKED vzw afgesproken met Damaged Goods:
- Inventarisatie van het audiovisuele archief: Op deze manier wordt er een overzicht verkregen van het aantal tapes en andere dragers, de dragerformaten waaruit het archief bestaat en de inhoud die bewaard wordt op de dragers (captaties, repetities, improvisaties, videomateriaal gebruikt tijdens een voorstelling, inspiratiemateriaal…).
- Prioriteiten vastleggen: Op basis van o.a. de staat en de inhoud van de dragers kunnen prioriteiten vastgelegd worden. Op deze manier kan bekeken worden of digitalisering van bepaalde dragers dringend is, of niet. Als het materiaal reeds in slechte staat is of dringend vereist is voor bepaalde raadplegingsdoeleinden, kan er misschien niet op VIAA gewacht worden.
- Contacten leggen: Digitalisering is duur. Indien bepaald materiaal dient gedigitaliseerd te worden los van VIAA, kan men contacten leggen met andere (dans)organisaties en een pool maken om zelf door schaalvergroting de kosten te drukken.
- Kwaliteitseisen vastleggen (indien de digitalisering apart van VIAA gebeurt).
- Offertes opvragen en beoordelen (indien de digitalisering apart van VIAA gebeurt).
Inventarisatie van het audiovisueel archief
De eerste stap was het opmaken van een inventaris van het audiovisueel materiaal bij Damaged Goods om het archief in kaart te brengen. Daarvoor werd de Bestand:Registratiesjabloon meemoo 2.xlsx gebruikt dat PACKED vzw en VIAA hebben opgemaakt om gegevens te verzamelen in functie van de digitalisering van video en audio. Voor de registratie bij Damaged Goods beperkten we ons tot de velden die voor het audiovisueel archief van het gezelschap relevant waren. Bekijk hier het Bestand:Registratiesjabloon DG.xlsx.
Op 16 en 18 juli 2014 hebben PACKED vzw en Het Firmament anderhalve dag geïnventariseerd. Een staflid van Damaged Goods hielp met het nummeren en identificeren van de tapes. In die tijdsperiode werden 436 video- en audiodragers geïnventariseerd:
- VHS: 8 stuks;
- Betacam SP: 24 stuks;
- Digital Betacam: 1 stuk;
- S-VHS-C: 6 stuks;
- U-matic: 1 stuk;
- DVCAM: 8 stuks;
- Hi8: 58 stuks;
- Video8: 26 stuks;
- MiniDV: 268 stuks;
- compact audiocassette: 1 stuk;
- DAT: 21 stuks;
- dvd-r: 10 stuks;
- cd-r: 4 stuks.
Damaged Goods had op voorhand een selectie gemaakt van het audiovisuele materiaal dat prioritair was en zeker gedigitaliseerd moest worden. De tapes werden door hen ook geordend per productie, per voorstelling en per tapeformaat.
De sjabloon werd als volgt ingevuld:
- CP (content provider): Dit is de persoon of organisatie die het audiovisuele archief beheert. Hier werd de officiële naam van de organisatie (dus hier Damaged Goods) ingevuld.
- Type: In dit veld werd aangeduid of het om een video- of audiodrager ging.
- Format: Het formaat van de drager, bv. cd-r, compact audiocassette, Betacam SP of MiniDV.
- Original_carrier_id: De nummer of code van de drager. Damaged Goods had het audiovisuele archief nog niet genummerd en geïnventariseerd, waardoor we een doorlopend cijfer vanaf 1 gebruikt hebben. Indien de tapes en schijven van het audiovisuele archief al een code of nummer gehad zouden hebben, zouden we deze code of nummer in dit veld hebben ingevuld.
- Original_location: In dit veld werd zeer specifiek de locatie van de audio- of videoband beschreven, nl. de organisatie (dus hier Damaged Goods) bij wie het bewaard wordt, de ruimte waar de video zich bevindt en de nummer van de doos waarin de band opgeborgen wordt.
- Title: De titel van de video. Hiervoor hebben we de opschriften en etiketten die op de tapes en de doosjes stonden letterlijk overgenomen. Als er geen opschriften waren, werd er ‘onbekend’ gebruikt.
- Brand: Merk en type van de tape, bv. Sony DT-120, Maxell B-30ML BQ of TDK DVM60.
- Date: De datum waarop de video gemaakt werd. Dit werd ingevuld volgens het sjabloon jjjj-mm-dd. Als er een element niet gekend was, werd er een ‘x’ ingevuld. Bv. 2001-12-14, 2001-12-xx of xxxx-xx-xx…
- Duration: De totale duur van de tape of schijf. Dit kan je meestal ook zien in de productnaam, bv. een Sony DT-120 cassette heeft een totale duur van 120 minuten. De duur werd volgens het sjabloon u:mm:ss ingevuld. 120 minuten is dus 2:00:00.
- Opmerkingen: In dit veld werd extra informatie toegevoegd die relevant kan zijn bij het digitaliseren, zoals de opnamestandaarden (PAL, NTSC, SECAM). Die technische informatie is belangrijk bij het afspelen en digitaliseren van de tapes.<ref>http://www.scart.be/?q=nl/content/beknopte-handleiding-voor-het-identificeren-van-u-matic-en-betacam<ref>
- To be digitised through VTi: In dit veld werd aangeduid welke cassettes al met VTi meegaan om te digitaliseren in de eerste golf.
Voor meer informatie over het identificeren van film, audio- en videocassettes kan je volgende links raadplegen:
In november 2014 heeft Damaged Goods vrijwilligers aangetrokken om de overige videobanden te registreren. PACKED vzw zal dit mee opvolgen en de vrijwilligers begeleiden. Op basis van de voorlopige, huidige inventaris zullen modelbeschrijvingen gemaakt worden waarop de vrijwilligers zich kunnen baseren.
Prioriteiten bepalen
Na het opmaken van de inventaris moet bepaald worden welk materiaal prioritair is bij digitalisering. Prioriteiten worden op basis van volgende criteria vastgelegd:
- drager/formaat: is het een drager waarvan het geweten is dat het kwetsbaar is voor verval (bv. videotapeformaten voor niet-professioneel gebruik zijn meestal kwetsbaarder dan videotapeformaten voor professioneel gebruik omdat de tape smaller is)? Is het een drager/formaat die in onbruik is geraakt (en waarvoor afspeelapparatuur zeldzaam is of niet langer beschikbaar is)?
- inhoud: is de inhoud essentieel voor de organisatie (bv. een voorstelling die maar één keer is vastgelegd en waarvan geen meerdere kopieën bestaan)?
- staat van de drager: is er door een oppervlakkige inspectie al verval vast te stellen?
VIAA heeft een eigen prioritering voor digitalisering. Deze is gemaakt op basis van de dragers / formaten, hun obsoletie en verspreidheid in de omroep- en cultuursector. Voor film wordt er ook rekening gehouden met de staat van de drager.
Indien er voor de digitalisering van bepaald materiaal niet op VIAA gewacht kan worden moet Damaged Goods zelf een oplossing zoeken. Een mogelijkheid kan zijn om contacten te leggen met andere organisaties, een pool te maken en zo door schaalvergroting de kosten te drukken.
Resultaten
- Het audiovisueel archief van Damaged Goods werd reeds gedeeltelijk geïnventariseerd. Damaged Goods heeft nu een duidelijk zicht op het totaal aantal tapes, de hoeveelheid tapes per productie en de verschillende tapeformaten die ze bezitten. Iedere tape kreeg een uniek nummer. Met de inventaris is het nu ook mogelijk om snel een video terug te vinden.
- Het audiovisuele archief van Damaged Goods zal gedigitaliseerd worden om voor de toekomst bewaard en raadpleegbaar te blijven. De Betacam SP’s kunnen al via VTi door VIAA gedigitaliseerd worden.
- De resultaten van deze registratie werden mee opgenomen in de Inventarisatie van audiovisuele en digitale archieven in de podiumkunstensector.
Auteur: Rony Vissers (PACKED vzw), Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)