Ranger vos archives

Pour gérer correctement vos archives, il est nécessaire de les ranger et de les nettoyer de temps à autre.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Pourquoi nettoyer vos archives ?
• Comment nettoyer vos archives papier ?
• Comment nettoyer vos archives numériques ?
• Quels documents jeter ?

Le nettoyage des archives numériques et papier consiste à supprimer tous les éléments inutiles tels que les doublons, les brouillons et les documents sans valeur ajoutée, ainsi que les fichiers et dossiers vides. Le nettoyage consiste également à éliminer les éléments susceptibles d'endommager les archives. Dans les archives numériques, il s'agit des virus, dans les archives papier, des emballages nocifs tels que les élastiques, les agrafes, les trombones, les chemises en plastique, le papier collant, les post-it, etc.

Qu'est-ce qui peut être jeté ?

Les doublons

Les doublons sont des documents identiques. Dès qu'il y a une annotation sur le document identique, il ne s'agit plus d'un doublon. Les séries qui contiennent un très grand nombre de doublons exacts sont les suivantes : les partitions, les textes finaux de théâtre, les archives promotionnelles, etc. Si votre organisation a publié un jour un dépliant, il n'est par exemple pas nécessaire d'inclure l'ensemble du stock dans les archives ; deux exemplaires suffisent. Dans ce cas, conservez les versions les moins abîmées.

Il se peut également que vous possédiez certains documents à la fois sous forme physique et numérique. Par exemple, vous pouvez avoir une impression papier de votre rapport annuel, mais aussi en conserver une version numérique. Conservez-vous les deux versions ou supprimez-vous l'une d'entre elles ? Dans la plupart des cas, la deuxième solution s'applique : si vous conservez un document particulier à la fois physiquement et numériquement, cela suffit. En général, on opte alors pour la version numérique, car la version physique n'est souvent qu'une impression sans notes supplémentaires. Cependant, il peut être intéressant de conserver un fichier à la fois physiquement et numériquement. Pensez aux affiches, par exemple : vous voudrez peut-être les exposer un jour à l'occasion de l'anniversaire de votre organisation. Dans ce cas, il est préférable de conserver les deux versions.

Attention : ne supprimez pas simplement tous les doublons. Certains documents appartiennent à des dossiers différents. En détruisant le document, vous modifiez irrévocablement le contenu et le contexte des fichiers.

Les brouillons

Les brouillons sont des versions qui précèdent la version définitive d'un document. Ceux-ci sont susceptibles d'être jetés s'ils diffèrent peu de la version finale.

Attention : les brouillons peuvent également contenir des informations précieuses. Pensez aux premières versions des dossiers de subvention dans lesquelles des idées intéressantes ont été formulées, mais qui n'ont finalement pas été intégrées au dossier final, ou encore aux versions préliminaires d'une lettre ou d'un e-mail qui diffèrent considérablement du produit final, ou aux versions de travail dans le cadre d'un processus créatif.

Les notes brèves sans grande importance

Une fois l'utilisation pratique terminée, les notes brèves sans grande importance peuvent être jetées.

Les e-mails

En nettoyant régulièrement votre boîte de réception, vos archives électroniques deviendront également plus accessibles. Les boîtes de réception contient beaucoup de lest (pensez aux spams, aux messages publicitaires et d'information, aux e-mails envoyés pour fixer un rendez-vous). Ces types de messages ne doivent pas être conservés, et il est préférable de les supprimer une fois qu'ils n'ont plus d'utilité pratique ou informative. Consultez l'outil Archiver des e-mails : comment et pourquoi ? pour plus de conseils sur la gestion des e-mails.

Les dossiers et fichiers vides

Supprimez les dossiers et fichiers vides créés au fil du temps ou après un nettoyage. En effet, ils ne contiennent pas d'archives. Leur suppression améliore la clarté et les possibilités de recherche.

Attention : dans certains cas, les dossiers vides ajoutent des informations contextuelles importantes aux archives.

Les documents financiers et administratifs qui ne doivent pas être conservés de manière permanente

Dans les archives financières et administratives, de nombreuses séries ne doivent pas être conservées de manière permanente. Pensez aux relevés de compte et aux pièces justificatives (ex. factures, reçus), aux listes de congés du personnel, etc. Les particuliers, les administrations, les organisations et les entreprises de différentes formes juridiques sont tenus de respecter au minimum les délais de conservation légaux.

Attention : n'adoptez pas aveuglément ces listes de délais de conservation et faites preuve de bon sens. Déterminez vous-même s'il y a des documents ou des objets qui ont une valeur artistique ou historico-culturelle, en plus de leur valeur juridique ou administrative.

Les éléments qui peuvent endommager les documents

Dans les archives papier, retirez les matériaux nocifs tels que les agrafes, les élastiques, les chemises en plastique, les classeurs à anneaux, etc. Dans les archives numériques, les virus représentent le plus grand risque.

Comment ?

Numérique (SODA - Feuille de route pour le transfert d'archives numériques)

Scan de virus

Les virus entraînent la perte d'informations. Par conséquent, la recherche de virus est une partie importante du nettoyage de vos archives numériques. Pour ce faire, vous avez besoin d'un antivirus. Il compare tous les fichiers de l'ordinateur avec une base de données dans laquelle tous les virus connus sont décrits. Le logiciel détecte toute correspondance entre vos fichiers et la base de données de virus. Si une correspondance est trouvée, c'est que votre fichier est infecté par un virus spécifique. Le logiciel antivirus supprime alors le virus, met le fichier infecté en quarantaine afin que le virus ne puisse pas se propager ou, si nécessaire, supprime complètement le fichier infecté.

Voici deux scanners de virus (disponibles en anglais) :

• ClamAV
• ClamWin (Windows)

Veillez à mettre le logiciel à jour régulièrement afin de toujours travailler avec une version actuelle de l'antivirus.

Détecter des doublons

Avant de pouvoir détecter les doublons de fichiers, des checksums doivent être créées. Il s'agit de l'empreinte numérique d'un fichier, une somme de contrôle attribué aux fichiers. Dès qu'une modification est apportée aux fichiers, le logiciel de checksums génère un nouvel ensemble de chiffres. En d'autres termes, chaque fichier modifié reçoit une nouvelle somme de contrôle. Cela signifie donc que lorsque des fichiers d'archives ont la même checksum, il s'agit de doublons. Pour créer des checksums, consultez la page Les checksums comme moyen de contrôler l'intégrité des fichiers.

Il existe plusieurs logiciels pour détecter et supprimer des doublons. Ces outils peuvent reconnaître les doublons sur base de checksums identiques. Voici des exemples de logiciels :

• FSLint (Linux) (disponible en anglais)
• YADFR (Windows) (disponible en anglais)
• Duplicate Files Searcher (Windows, Linux, macOS) (disponible en anglais)
• Duplicate Files Finder (Windows, Linux) (disponible en anglais)

Attention : deux fichiers identiques (ou des fichiers avec une checksum identique) peuvent avoir des noms de fichiers différents.

Les doublons dont le contenu est identique mais qui ont été enregistrés dans des formats de fichiers différents ne seront pas détectés grâce à ces checksums.

Supprimer des dossiers vides

Voici des logiciels qui permettent de supprimer des dossiers vides :

• FSLint (Linux) (disponible en anglais)
• RED (Windows) (disponible en anglais)

Papier

Malheureusement, il n'existe pas d'outils pratiques pour nettoyer les archives papier ; des opérations manuelles sont nécessaires. Un bon conseil est de ne pas attendre trop longtemps après la fermeture d'un dossier ou d'un projet. De cette façon, il est encore frais dans votre mémoire.

Attention : lorsque vous retirez des éléments d'emballage nuisibles, veillez à ne pas supprimer les informations contextuelles. Les documents qui sont dans des chemises plastiques ou agrafés ensemble le sont, dans la plupart des cas, pour une raison spécifique. Si vous retirez ces emballages, remplacez-les par des chemises en papier qui maintiennent les documents ensemble et inscrivez la même inscription sur ces chemises que sur la chemise d'origine.

Autrice : Eline De Lepeleire (Letterenhuis)