Terugblikken op 20 jaar Theater Aan Zee met een online tentoonstelling

Naar aanleiding van de twintigste editie Theater Aan Zee (TAZ) in 2016 wilde het Oostendse theaterfestival terugblikken op haar verleden. Met Er TAZ Eens zetten ze in op een online tentoonstelling die de bezoeker via verschillende invalshoeken een parcours laat afleggen doorheen 20 jaar TAZ. In dit verslag lees je hoe TAZ aan de slag ging.

Status

• Voortraject (voorjaar 2014 – februari 2015)
• Aanvraag van projectsubsidie ontwikkelingsgericht cultureel-erfgoedproject (januari - februari 2015)
• Ontwikkelen van digitale tentoonstelling met MOVIO (november 2015 – mei 2016)
• Lancering digitale tentoonstelling (juni 2016)

Probleemstelling

Tijdens de twintigste editie van TAZ (2016) wilde het festival de eigen geschiedenis vertellen en zichtbaar maken. Dit was de concrete aanleiding om een voortraject te starten waarbij het archief in kaart gebracht en gecentraliseerd werd en enthousiaste vrijwilligers onder begeleiding van Het Firmament het archief op stukniveau inventariseerden. Dankzij de stappen die TAZ in het voortraject doorliep, kreeg de organisatie een duidelijk zicht op het archief. Dit vormde de basis was om verdere ambities met het archief te formuleren. Deze ambities werden uitgewerkt door een werkgroep bestaande uit toenmalige TAZ-medewerkers, ex-TAZ programmatoren, ex-TAZ laureaten en een aantal projectpartners. Binnen deze brede werkgroep bepaalde een artistieke kern welk archiefmateriaal waardevol is om te bewaren en welk archiefmateriaal waardevol is om te ontsluiten. Verschillende ontsluitingsmethodieken en doelgroepen werden besproken. Zo werd er onder andere gekozen voor ontsluiting van het materiaal via een online digitale tentoonstelling. Hiermee wilde het festival haar verleden toegankelijk maken voor het brede publiek, maar ook voor onderzoekers, medewerkers, studenten, journalisten en de kunsten- en erfgoedsector. Het historisch bewustzijn rond de geschiedenis van Theater Aan Zee en het draagvlak van Theater Aan Zee konden zo worden vergroot. Dit praktijkvoorbeeld beschrijft hoe de online tentoonstelling concreet werd uitgewerkt.

Methode

1. Uitwerken projectvoorstel
2. Inzicht verwerven in de MOVIO-software
3. Tentoonstellingsstructuur opbouwen
4. Archiefmateriaal en data verzamelen
5. Gegevens importeren in de software
6. Tentoonstelling samenstellen

1. Uitwerken projectvoorstel

Als eerste stap werd een projectvoorstel uitgewerkt. Omdat de realisatie van een online tentoonstelling niet mogelijk was binnen de meerjarige subsidie die TAZ binnen het Kunstendecreet ontving, werden extra middelen gezocht binnen het Cultureel-Erfgoeddecreet. TAZ maakte vooraf afspraken met een aantal partners. ErTAZeens ontstond zo in samenwerking met Het Firmament, PACKED vzw, Kunstenpunt, VIAA, de Stad Oostende (dienst cultuur), de Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen en werd door de Vlaamse Overheid ondersteund als ontwikkelingsgericht cultureel-erfgoedproject. De projectaanvraag bestond uit twee delen:

1. Het uitwerken van een digitaliseringstraject om de digitale tentoonstelling van het juiste materiaal te voorzien.
2. Een ontsluitingstraject waarbij het digitale materiaal aan het publiek gepresenteerd werd.

In het verslag van het TRACKS-ontmoetingsmoment in 2015 lees je meer over de ervaring van een medewerker van TAZ bij het uitwerken van het projectvoorstel.

2. Inzicht verwerven in de MOVIO-software

Bij de start van het tentoonstellingsproject werden verschillende presentatiemogelijkheden vergeleken. Uiteindelijk viel de keuze op MOVIO, een CMS-systeem dat werd ontwikkeld binnen het Europese AthenaPlus-project. Het moest een eenvoudige webtool worden om digitale tentoonstellingen te creëren en diverse informatiebronnen (bv. afbeeldingen, tekst en video) op een gevarieerde manier te tonen: op een kaart, via een tijdlijn, in een fotogalerij...1 Omdat de software gratis en open source is, hoefde Theater Aan Zee geen installatie- of licentiekosten te betalen en kon het zelf (in theorie) de programmacode aanpassen.2 Bovendien was projectpartner PACKED vzw co-leider van het AthenaPlus-werkpakket waarbinnen MOVIO ontwikkeld werd en stond het in contact met de ontwikkelaars van de software. In Vlaanderen en Brussel hadden al enkele musea een digitale tentoonstelling gemaakt met MOVIO, maar TAZ was de eerste kunstenorganisatie die ermee aan de slag ging.3

In december 2015 gaf PACKED vzw de TAZ-medewerkers een opleiding over de software. Alle functionaliteiten, lay-outmodules en paginasjablonen werden uitgelegd en een aantal voorbeeldtentoonstellingen bekeken. De eerste concepten die TAZ reeds had uitgewerkt voor de tentoonstelling werden getest op haalbaarheid. Hieruit bleek dat voor sommige gewenste functionaliteiten de programmacode en tentoonstelling aangepast moesten worden.

3. Tentoonstellingsstructuur opbouwen

3.1 Het verhaal uitdenken

Eens de mogelijkheden met MOVIO duidelijk waren, werd het verhaal van de digitale tentoonstelling opgezet. TAZ had de ambitie om van iedere festivaleditie een beeld te geven, zoals een omschrijving van iedere laureaat, de centrale gast, de hoogtepunten, typerende locaties, herinneringen van kernfiguren, en dit alles aangevuld met foto’s en beeldmateriaal. Daarnaast wilde TAZ de voorgeschiedenis en de context waarin ze ontstond tonen. Centraal in het verhaal stonden de voorstellingen die op TAZ geprogrammeerd waren.

3.2 Datastructuur uittekenen

Daarna werd nagedacht over de de onderdelen waaruit de tentoonstelling zou bestaan en hun verbanden. Een speciale module aan MOVIO is de ontology builder. Deze module geeft de mogelijkheid om alle elementen uit de tentoonstelling met elkaar te verbinden. Zo kan je tonen in welke voorstellingen een bepaalde acteur gespeeld heeft of weergeven welke voorstellingen op een specifieke locatie plaatsvonden. Relaties tussen de verschillende edities, festivalrubrieken, genres, voorstellingen, (uitvoerende) kunstenaars, organisaties en locaties worden op deze manier zichtbaar. Het maakt de informatie in de digitale tentoonstelling overzichtelijk en doorzoekbaar.

TAZ kwam tot een structuur door de gegevens die in de tentoonstelling aan bod zouden komen schematisch uit te tekenen en een overzicht van alle entiteiten (bv. voorstelling, speler, locatie) te maken. Vervolgens konden de verbanden tussen de verschillende entiteiten geconstrueerd worden. Zo kwam men tot volgend schema:

De datastructuur voor iedere productie

Dit overzicht biedt een zicht op de informatie die per productie verzameld moest worden. Iedere productie kreeg een genre, TAZ-categorie, locatie, editie, gezelschap, regisseur, tekst en spelers toegewezen.

Uit de opgezette proefopstelling bleek echter dat MOVIO de gewenste structuur niet ondersteunt omdat zoeken naar tekst in verschillende velden niet mogelijk is. Zo kan er niet gezocht worden naar personen over de verschillende functies (regie, tekst,…) heen. Daarop werd besloten om personen zonder functieaanduiding in MOVIO te plaatsen. Om de functies toch te kunnen duiden werd besloten om de verschillende velden via HTML in MOVIO te plaasen.

3.3 Structuur van de website uitwerken

Vervolgens werd nagedacht hoe de verschillende pagina’s eruit moesten zien, welke structuur ze hadden en hoe ze met elkaar gelinkt konden worden. Ook dit werd schematisch uitgewerkt. Schema’s maken het eenvoudig om te communiceren met projectmedewerkers en webbouwers die mee de website moeten uitwerken.

Structuur homepagina

Structuur overzichtspagina van de edities

Detailpagina van een editie

Structuur historiekpagina

Structuur verhalenpagina

De structuur werd nadien getest met de festivaleditie van 2015. Alle pagina’s werden in MOVIO aangemaakt en aan elkaar gelinkt, waarna de inhoud van 2015 ingevoerd werd. Eens tevreden met het resultaat, kon het toegepast worden op alle festivaledities.

4. Archiefmateriaal en data verzamelen

Op basis van bovenstaand model werden gegevens en archiefmateriaal van de afgelopen twintig jaar verzameld. Dit werd grotendeels gerealiseerd in het voortraject. Er werd o.a. een oproep gelanceerd naar medewerkers, partners en publiek om verloren archief te lokaliseren. Het archief werd gecentraliseerd in de archiefruimte van TAZ en op stukniveau beschreven door een aantal vrijwilligers. Ook het digitale archief dat op verschillende dragers was bewaard, werd gecentraliseerd en na een trash day op de server gezet. Op deze manier wist TAZ waaruit het archief bestond en wat er ontbrak.

4.1 Verzamelen van gegevens per productie

Om alle gegevens per productie te verzamelen, besliste TAZ om een archiefdatabank op te zetten. Deze databank werd gevoed met gegevens uit de oude en nieuwe website, brochures, etc. Alle gegevens die geïmporteerd zouden worden in MOVIO werden in deze databank verzameld. Op deze manier konden gegevens van verschillende bronnen (zoals tekstbrochures, flyers en teksten uit de CMS van de website) gecentraliseerd worden. De voorstelling op TAZ was het centrale element in de databank waaraan personen, gezelschappen, locaties en bronnen gekoppeld werden.

De datastructuur werd gebaseerd op de gegevens die nodig waren voor de digitale tentoonstelling:

Structuur van de databank. 1 betekent uniek veld, L lijst en HTML tekst met opmaak.

Voor de periode 1997-2006 werden al deze gegevens handmatig ingevoerd door acht vrijwilligers. Gegevens van voorstellingen uit de periode 2007-2015 werden gehaald uit de CMS van de TAZ-website. Hiervoor ontwikkelde TAZ een importmodule. Vrijwilligers kuisten die gegevens vervolgens op.

Opdat vrijwilligers makkelijk op korte tijd veel informatie konden verwerken, werd de databank eenvoudig gehouden en werden er weinig restricties opgelegd: er waren weinig verplichte velden en de meeste invoervelden waren vrije tekstvelden. Verschillende gelijkaardige gegevens (bv. meerdere acteurs die meedoen in een productie) konden in één tekstveld ingegeven worden i.p.v. in aparte velden. Dit had als nadeel dat de TAZ-medewerkers extra inspanningen moesten leveren. Ieder record moest individueel gecontroleerd worden op spelfouten en op juistheid van namen van spelers en gezelschappen.

4.2 Digitaliseren

Door een servercrash bij de Toeristische Dienst Oostende vzw had TAZ weinig digitale documenten uit de beginjaren van het festival. Affiches, flyers, programmaboekjes en foto’s uit deze periode werden daarom gedigitaliseerd door vrijwilligers. Vooraf werd er een handleiding opgesteld met afspraken over de kwaliteitseisen van de scans en het benoemen van de bestanden. Er werd gescand in Uncompressed Baseline IBM TIFF v6.0 op een resolutie van 600 PPI en A4-grootte. De scans werden omgezet naar gecomprimeerde PDF’s per publicatie die op de website geraadpleegd konden worden.4

Bij het digitaliseren van de programmaboekjes werd gebruik gemaakt van OCR-software5. Een scanner maakt van ieder document een afbeelding. Wanneer deze afbeelding tekst bevat, moet je ze nog overtypen als je ze wil hergebruiken. Bij het OCR-en wordt deze tekst omgezet naar bewerkbare tekst en hoef je zelf niet meer over te typen. Het vroeg meer tijd dan verwacht omdat er veel fouten in de ge-OCR-de tekst slopen die verbeterd moesten worden. Fouten in OCR-tekst kunnen diverse oorzaken hebben, zoals een lettertype dat de software niet herkent, tekst en achtergrond die een gelijkaardige kleur hebben waardoor de letters niet duidelijk te herkennen zijn of de kwaliteit van de OCR-software.

Het audiovisueel archief bestond uit 110 Betacam SP’s die tijdens de eerste edities gemaakt werden om dagelijks een festivaljournaal te presenteren. Samen met Kunstenpunt werden de cassettes gelabeld en geïnventariseerd. De dragers werden in 2015 door VIAA gedigitaliseerd.

4.3 Linken met externe gegevens uit de databank van Kunstenpunt

TAZ kreeg van Kunstenpunt de mogelijkheid om de tentoonstelling te verrijken met gegevens uit de Kunstenpuntdatabank. Deze databank, opgericht door VTi, bevat gegevens over producties, organisaties en spelers in het Vlaamse podiumkunstenveld. Bezoekers van de digitale tentoonstelling kunnen zo bijkomende informatie bekijken over voorstellingen en spelers die op TAZ gestaan hebben. TAZ kreeg hiervoor een export van de volledige Kunstenpuntdatabank. Omdat sommige personen er dubbel in opgenomen waren of foutief gespelde namen hadden, controleerde TAZ alle namen via verschillende bronnen, waaronder Wikipedia en de websites van de gezelschappen. De gegevens uit de Kunstenpuntdatabank en de TAZ-databank werden vervolgens met elkaar gelinkt via permanente links.

De link naar de fiche van Sara Vertongen in de Kunstenpuntdatabank werd opgenomen in de digitale tentoonstelling van TAZ zodat het publiek meer achtergrondinformatie over de actrice kan krijgen.

5. Gegevens importeren in de software

De gegevens uit de TAZ-databank werden geïmporteerd in MOVIO. Omdat er geen importmodule in MOVIO was, werd hiervoor een nieuwe module op maat ontwikkeld. Hiermee konden de verschillende TAZ-edities één per één ingevoerd worden. Dit werd niet als een probleem ervaren omdat het festival editie per editie blijft groeien. De hoeveelheid data per editie was ook zo groot, dat alle edities in één keer invoeren niet handelbaar zou zijn voor de webinterface. Materiaal waarvan de rechten niet geklaard waren, werd niet in de digitale tentoonstelling geplaatst.

De manier waarop de TAZ-archiefdatabank (kolom 1) geïmporteerd wordt in de presentatietool MOVIO (kolom 2). Omwille van de beperkingen van MOVIO werden gelijkaardige velden die in het archief zitten gecombineerd tot één veld met lay-out in MOVIO (kolom 3). Dit vereenvoudigt het opzoeken.

De links tussen de velden in MOVIO.

6. Tentoonstelling samenstellen

Eens alle gegevens verzameld waren, kon de digitale tentoonstelling opgebouwd worden. Een werkgroep maakte vooraf een selectie van het materiaal dat in de tentoonstelling gebruikt zou worden. Om de geschiedenis van TAZ goed in kaart te brengen, werden diepte-interviews afgenomen met sleutelfiguren en medewerkers van TAZ. Om foto’s, affiches, brochures e.d. te ontsluiten, werden de rechthebbenden gecontacteerd zodat rechten geklaard konden worden.

Er werden verschillende thema’s en parcours uitgetekend om de tentoonstelling aan het brede publiek te presenteren:

Overzichtspagina Parcours

1. Een eerste parcours loopt via de verschillende edities van TAZ. Via een tijdslijn kan een bezoeker de edities van Theater Aan Zee bekijken. De geschiedenis van iedere editie wordt er naar voor gebracht, net als het jonge werk en het volledige programma, aangevuld met (sfeer)foto’s, affiche, brochures, persdocumenten en juryverslagen.
2. ‘Historiek’, het tweede parcours, zet een aantal elementen uit de geschiedenis van TAZ in the picture en plaatst ze in een historisch perspectief. Het biedt onder meer een overzicht van alle centrale gasten en het jonge werk en toont de verschillende locaties waar doorheen 20 jaar TAZ voorstellingen gespeeld werden.
3. Ten slotte is er het parcours ‘Verhalen’. Hier worden verhalen, herinneringen en anekdotes over het festival belicht. Het is o.m. mogelijk om filmpjes uit het archief van TAZ op YouTube en filmpjes van Focus-WTV6 te bekijken. Ook fragmenten en interviews met sleutelfiguren en vrijwilligers die tijdens de verschillende edities meegewerkt hebben, zijn in de digitale tentoonstelling geplaatst. TAZettes, bladen die bij elke editie dagelijks gepubliceerd werden, werden gedigitaliseerd en online geplaatst.

Resultaten

Welke resultaten werden behaald?

• De digitale tentoonstelling ErTAZeens | 20 jaar TAZ werd gemaakt met het archief van TAZ. Door ieder jaar de tentoonstelling aan te vullen met het materiaal van de recentste editie, blijft het festival gedocumenteerd.
• Waardevolle documenten werden gedigitaliseerd en bewaard op de archiefserver. Videocassettes werden door VIAA gedigitaliseerd. Waar mogelijk werden de rechten op de documenten geklaard.
• De jubileumplannen van TAZ bleken een uitstekende aanleiding om de basiszorg voor het eigen archief aan te pakken. Er werd een overzicht van het archief gemaakt, een archiefruimte ingericht en een nieuwe mappenstructuur ontwikkeld. TAZ organiseerde een trash day om het digitale archief op te kuisen. Zonder deze eerste stappen is het immers moeilijk om het archief ook in te zetten in een nieuw traject. Als resultaat heeft TAZ een goed geordend archief en hebben de medewerkers de nodige kennis opgebouwd om in de toekomst verder met het archief om te gaan. De nieuwe richtlijnen werden bovendien vastgelegd in handleidingen.
• De TAZ-archiefdatabank werd na de verwerking van editie 2016 gearchiveerd in het platformonafhankelijke formaat XML. Op deze manier kan de data geïmporteerd worden in verschillende databanksoftware, los van de software die momenteel gebruikt wordt voor de databank.

Welke resultaten wil TAZ nog behalen?

• Bij de bespreking van de uitwisseling van gegevens met Kunstenpunt werd afgesproken om de podiumkunstendatabank van Kunstenpunt aan te vullen met de gegevens uit de databank van TAZ. TAZ heeft de gegevens van Kunstenpunt gekregen, maar het controleren en linken van de gegevens neemt meer tijd in beslag omdat er met twee databanken met verschillende structuren van Kunstenpunt gelinkt moet worden, nl. de databank van kunsten en de databank van muziek.

• Gegevens die enkel in MOVIO ingegeven werden, zoals verhalen en historieken, gaan eveneens opgenomen worden in de TAZ-archiefdatabank. Hiervoor moeten de gegevens eerst op een gestructureerde manier omgezet worden.

Vaststellingen en aandachtspunten

• De communicatie met de ontwikkelaars verliepen niet zo vlot als verwacht.
• Het is in MOVIO niet mogelijk om permanente links in te stellen. Wanneer om één of andere reden de MOVIO-databank opnieuw opgebouwd zou moet worden, zou ieder item een nieuw ID-nummer en dus ook een nieuwe URL krijgen. Om dit te voorkomen, moest TAZ in de HTML-opmaak van de MOVIO-pagina’s een eigen permanente link opnemen die behouden kan blijven bij een nieuwe MOVIO-indeling of wanneer de digitale tentoonstelling naar een andere omgeving zou migreren.
• MOVIO laat het niet toe om websitebezoek te analyseren. Er werd daarom door TAZ een module toegevoegd om bezoekersgegevens te registreren.
• De invoermodule van de archiefdatabank werd zo ingesteld dat er weinig restricties waren voor vrijwilligers en dat tekst ingevuld kon worden in vrijetekstvelden. Dit betekende veel manueel werk voor de TAZ-medewerkers die iedere fiche één voor één moesten controleren op spelfouten en correctheid.

Auteur: Nastasia Vanderperrren (meemoo)