Responsabilités et accords

Une bonne conservation des archives et collections nécessite de conclure des accords clairs et de désigner les responsabilités de chacun. La conservation des archives et collections doit être considérée comme une responsabilité partagée.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Pourquoi est-il important de prendre de bonnes dispositions pour la conservation de vos archives ou collections ?
• Quels sont les accords à conclure ?
• Pourquoi est-il important de désigner une personne responsable de la conservation de vos archives ou collections ?

La conservation des archives et collections concerne toutes les personnes étroitement impliquées dans une organisation. Assurez-vous qu'il s'agit d'une responsabilité partagée par tous les employés (internes et externes), concluez des accords clairs et déterminez les responsabilités de chacun. La manière dont vous procédez et les personnes avec lesquelles vous le faites dépendent de votre activité. Il est important de bien communiquer avec tous les employés et les personnes impliquées, ainsi que de noter clairement les accords conclus.

Désignez une personne responsable des archives et collections. De cette manière, il y a un point de contact central, et une personne garde un aperçu de la conservation des archives et collections. Cela ne signifie pas qu'elle doit tout faire seule. Passez des accords clairs avec vos collègues et nommez des personnes distinctes responsables des tâches secondaires.

Veillez à ce que tous les accords soient respectés de manière cohérente.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des accords et des responsabilités possibles que vous pouvez établir pour assurer la bonne conservation de vos archives et collections. Cette liste n'est pas exhaustive et se veut plutôt une source d'inspiration.

Vision

• Définissez clairement où et comment vous préserverez vos archives et collections.
• Documentez les décisions, les actions et les problèmes liés à la conservation des archives et collections, afin que les actions (et les connaissances qui y sont liées) ne soit pas perdues. Discutez-en avec votre personnel et indiquez où ces documents peuvent être consultés.
• Convenez de la date à partir de laquelle les documents et objets seront conservés dans la salle d'archives.

Classer et décrire

• Prenez des dispositions pour classer vos archives physiques et numériques. De cette manière, tous les employés savent où classer leurs documents et tout le monde peut les retrouver plus facilement.
• Désignez quels employés peuvent modifier la structure des dossiers et déterminez à partir de quel niveau de la structure numérique les employés peuvent créer leurs propres dossiers. Déterminez également comment les dossiers et les fichiers peuvent être nommés, afin que cela soit clair pour tout le monde.
• Déterminez quels documents et objets physiques sont conservés à quel endroit. Veillez à ce que cela soit fait de manière cohérente.

Jeter et garder

• Déterminez la personne qui éliminera les doublons et les matériaux nuisibles des archives et collections, et quand elle le fera.
• Établissez des durées de conservation pour vos archives. Quels sont les documents que vous souhaitez ou devez conserver en permanence et quels sont ceux qui ne doivent pas être conservés ? Combien de temps souhaitez-vous/devez-vous conserver les documents qui ne sont pas conservés de manière permanente ?
• Déterminez ce qui doit se passer lorsque vous avez à la fois des versions papier et numériques d'un même document : conservez-vous uniquement la version numérique, la version physique, ou bien les deux ?

Conserver des éléments physiques

• Informez l'ensemble du personnel de ce qu'implique une bonne conservation de vos archives et collections.
• Prévoyez des contrôles (annuels) des archives et collections, afin de détecter des dommages (causés par exemple par la moisissure, les nuisibles, l'humidité, etc.).
• Convenez de la manière dont les documents d'archives peuvent être consultés à des fins internes.
• En principe, les documents d'archives ne sont pas prêtés. Si vous les prêtez, établissez un contrat dans lequel vous dressez la liste des pièces d'archives ou de collections et indiquez pendant combien de temps et par qui elles sont empruntées.
• Les documents et/ou objets qui sont des doublons ou qui ne doivent pas être conservés de manière permanente peuvent éventuellement être prêtés, donnés ou vendus. Prenez des dispositions claires et fixez les conditions de cette opération.

Conserver des éléments numériques

Concluez des accords clairs et sans ambiguïté sur :

• les formats de fichiers utilisés ;
• la structure et l'utilisation de la structure des dossiers ;
• l'attribution de noms et de versions aux documents ;
• la conservation de courriers électroniques ;
• la réalisation de back-ups.

Organisez chaque année une journée de nettoyage (numérique) ou trash day. Désignez une personne chargée de préparer cette journée et de superviser le nettoyage.

Numériser

Accordez-vous sur :

• ce qui sera numérisé ;
• comment les documents seront numérisés (interne ou externe, spécifications techniques, méthode de livraison) ;
• comment les documents seront métadatés.

Droits

• Dès le moment de la création, concluez des accords clairs avec le personnel et les parties prenantes externes sur les droits d'auteur en fonction de la (ré)utilisation du matériel d'archives. Examinez si cela peut être inclus dans un contrat.
• Documentez, dès le moment de la création, le statut et les détenteurs des droits du matériel d'archives.

Visibiliser

Convenez de la manière dont vos archives et/ou collections seront présentées.