Vergroot de bruikbaarheid van je archief

Je archief is van groot nut voor de werking van je eigen organisatie, maar ook mensen van buiten je organisatie kunnen interesse hebben in de inhoud van je archief of collectie. Door externen toegang te verlenen tot je archief, kan je de bruikbaarheid en de meerwaarde ervan sterk vergroten.
In deze tool leer je het volgende:

• Hoe kan je ervoor zorgen dat ook mensen van buiten je organisatie gebruik kunnen maken van je archief of collectie?
• Waarop moet je letten in verband met de rechten op bepaalde stukken in je archief of collectie?

Zorg dragen voor je archief is één zaak, maar hoe zorg je ervoor dat niet enkel jijzelf maar ook anderen je archiefmateriaal kunnen gebruiken?

Vindbaar en zichtbaar

In eerste instantie is het belangrijk dat mensen je archief en collectie op het spoor kunnen komen. Het materiaal moet dus vindbaar zijn. Dat kan door middel van beschrijvende gegevens over je archief, maar ook door (vaak digitale) zichtbaarheid van je archiefmateriaal zelf.

Er zijn een aantal plekken die je kan overwegen om je archief en collecties vindbaarder te maken voor de buitenwereld. Denk bv. aan:

• een archiefsectie op je website of een aparte archiefwebsite waarop je online archiefmateriaal kan tonen. Bekijk eens hoe DE SINGEL het aanpakte of laat je inspireren door het traject van Theater aan Zee dat vandaag doorloopt op ertazeens.be.
• een algemene beschrijving van je archief bij Archiefpunt, zodat mensen je archief gemakkelijker op het spoor kunnen komen.

Als je archief online ontsluit, zijn goede metadata van belang. Een bestand dat zonder context ergens staat, is immers moeilijk terug te vinden en zal je weinig zichtbaarheid opleveren. Voor audiovisuele collecties die bij meemoo bewaard worden zijn metadata bijvoorbeeld cruciaal om archiefmateriaal bij een gepaste doelgroep te brengen (bv. binnen onderwijs) of om andere vormen van hergebruik mogelijk te maken. De makers van de pilot StageTube botsten bijvoorbeeld op het gebrek aan metadata om het geschikte archiefmateriaal te vinden voor gebruik in een documentaire context.

Rechten

Of een archief of collectie bruikbaar is, hangt ook af van de rechtenafspraken errond. Vooraleer je het kan gebruiken, moeten de rechten geklaard zijn en bij de beheerder van het archief of de collectie zitten. Je kan immers niet zomaar bijvoorbeeld foto's van een concert gebruiken, ook al heb je ze zelf georganiseerd. Als de rechten van deze foto's niet gekend zijn, is het in eerste instantie belangrijk om uit te zoeken bij wie ze liggen: bij de fotograaf of bij je organisatie? Daarnaast moet je ook rekening houden met de andere rechthebbenden: de mensen die in beeld gebracht zijn. Een mooi voorbeeld van een workflow van hoe je rechten kan klaren, vind je terug op de projectpagina van StageTube.