Améliorer l'utilisation de vos archives

Vos archives sont d'une grande utilité pour le fonctionnement de votre propre organisation, mais des personnes extérieures à votre organisation peuvent également être intéressées par le contenu de vos archives ou collections. En permettant à des personnes extérieures d'accéder à vos archives, vous pouvez en accroître considérablement l'utilité et la valeur ajoutée.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Comment s'assurer que des personnes extérieures à votre organisation peuvent également utiliser vos archives ou collections ?
• Que prendre en compte en ce qui concerne les droits sur certains éléments de vos archives ou collections ?

Conserver ses archives est une chose, mais comment s'assurer que non seulement vous-mêmes, mais aussi d'autres personnes puissent utiliser vos documents d'archives ?

Trouvables et visibles

En premier lieu, il est important que les gens puissent retrouver vos archives et collections. Le matériel doit donc être trouvable. Cela peut se faire par le biais de données descriptives sur vos archives, mais aussi par la visibilité (souvent numérique) de votre matériel d'archives lui-même.

Il existe un certain nombre d'endroits où vous pouvez envisager de rendre vos archives et collections plus accessibles au monde extérieur. Prenons un exemple :

• une section d'archives sur votre site web ou un site web d'archives séparé où vous pouvez présenter du matériel d'archives en ligne. Jetez un coup d'œil à la manière dont DE SINGEL (disponible en néerlandais et en anglais) s'y est prise ou inspirez-vous de l'exposition en ligne trajectoire du Theater aan Zee (disponible en néerlandais et en anglais) qui se poursuit aujourd'hui sur ertazeens.be (disponible en néerlandais).
• une description générale de vos archives sur Archiefpunt (disponible en néerlandais et en anglais), afin que les gens puissent plus facilement retrouver vos archives.

Si vous ouvrez des archives en ligne, il est important de disposer de bonnes métadonnées. En effet, un fichier qui se trouve quelque part sans contexte est difficile à trouver et vous donne peu de visibilité. Pour les collections audiovisuelles conservées chez meemoo, par exemple, les métadonnées sont cruciales pour mettre le matériel d'archives à la disposition d'un groupe cible approprié (ex. dans l'enseignement) ou pour permettre d'autres formes de réutilisation. Les réalisateurs du projet pilote StageTube (disponible en néerlandais et en anglais), par exemple, se sont heurtés au manque de métadonnées pour trouver le matériel d'archives approprié à utiliser dans un contexte documentaire.

Droits

L'utilisation des archives ou collections dépend également des accords de droits (disponible en néerlandais et en anglais) qui l'entourent. Avant de pouvoir les utiliser, il faut que les droits aient été accordés par le dépositaire des archives ou collections. En effet, vous ne pouvez pas utiliser les photos d'un concert, par exemple, même si vous les avez organisées vous-même. Si les droits de ces photos ne sont pas connus, la première chose à faire est de savoir à qui elles appartiennent : au photographe ou à votre organisation ? En outre, vous devez également tenir compte des autres détenteurs de droits : les personnes photographiées. La page du projet StageTube (disponible en néerlandais) offre un excellent exemple de flux de travail pour l'attribution des droits.