Déterminer la valeur

Un aspect important d'une bonne gestion des archives ou collections est de savoir pourquoi vos documents ou pièces ont de la valeur. Plusieurs aspects jouent un rôle plus ou moins important dans la détermination de la valeur.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Qu'est-ce que la détermination de la valeur ?
• Pourquoi est-il important de déterminer la valeur de vos documents ou pièces ?
• Quelle valeur peuvent avoir les pièces de vos archives ou collections ?
• Comment évaluer la valeur ?

L'évaluation consiste à déterminer la valeur d'un document, d'un ensemble de documents, d'un dossier ou d'un objet. Le choix entre la conservation et la destruction, puis l'application de ce choix, s'appelle la "sélection". Pour faire une bonne sélection de documents et d'objets, il faut d'abord connaître leur valeur et leur importance.

Les documents et les objets peuvent avoir une valeur :

• d'usage ou une utilité pratique
• administrative
• juridique
• culturelle et historique
• patrimoniale
• en tant qu'outil de promotion
• émotionnelle
• symbolique
• esthétique
• économique
• artistique

Les points ci-dessous vous aideront à déterminer la valeur de (certaines parties de) vos archives et collections, ainsi qu'à décider si vous devez ou non conserver quelque chose (de manière permanente).

Comment déterminer la valeur ?

Répondez aux questions suivantes :

• Ces documents ou objets protègent-ils les droits légaux de votre organisation, de ses employés ou de ses successeurs légaux ?
• La perte du document ou de l'objet nuit-elle à une représentation fidèle de votre travail ? En d'autres termes, a-t-il une valeur historique pour vous ou votre organisation ?
• Le document ou l'objet a-t-il une valeur émotionnelle pour vous ou votre organisation ?

Vous répondez à ces questions une ou plusieurs fois par "oui" ? Si c'est le cas, le document ou l'objet peut faire l'objet d'une conservation temporaire ou permanente. Vous trouverez ci-dessous une liste indicative de ces documents ou objets.

Qu'est-ce qui peut être conservé de façon permanente ?

• Les documents ou objets représentatifs de la fondation, des objectifs et des méthodes de fonctionnement de l'organisation (ex. les rapports du conseil d'administration).
• Les documents ou objets qui protègent les droits légaux de votre organisation, de ses employés ou de ses successeurs (ex. le contrat de location du bâtiment ou les dossiers d'emploi concernant les droits à la retraite des employés, etc.).
• Les documents et objets importants pour une représentation correcte de votre travail artistique.
• Les documents et objets montrant les principales activités (ex. les plans d'action).
• Les documents et objets que l'organisation produit et conserve, qui sont essentiellement la raison d'être de l'organisation (ex. les dossiers de production).

Qu'est-ce qui peut être détruit ?

• Les documents dont les délais légaux de conservation sont expirés.
• Tous les documents et objets de faible valeur administrative, juridique, artistique ou scientifique, qui ont perdu presque immédiatement leur importance pratique (ex. les offres spontanées de fournisseurs, les invitations à des réunions, les épreuves, etc.).
• Les documents qui peuvent être conservés ailleurs. Les revues spécialisées, par exemple, sont conservées par les bibliothèques (patrimoniales) et/ou l'organisation qui a publié les revues (spécialisées).

Attention : pour certains documents ou fichiers, vous devez conserver une copie physique et une copie numérique. Vous trouverez des informations à ce sujet dans la catégorie Conservation matérielle.

Les listes de sélection comme source d'inspiration

Les listes de sélection (en néerlandais) ci-dessous, spécifiquement destinées aux organisations artistiques, peuvent peut-être vous inspirer.

• Verbelen, C., De kunst van het bewaren, vernietigen is de kunst - Hedendaags documentbeheer in de Vlaamse Opera. Richtlijnen en advies voor de dienst dramaturgie. Niet-gepubliceerde scriptie VUB, Brussel, 2010, pp. 170-203.
• Stadsarchief Antwerpen, Michielsen, E. Rapport: Theaterarchieven achter de schermen. Tussen bewaren en vernietigen, Antwerpen, 2004

Délais légaux de conservation

Les ASBL, les indépendants et les SRL sont tenus de respecter les délais légaux de conservation. Vous trouverez une liste récapitulative (en néerlandais) des délais de conservation sur le site web des autorités flamandes.

Attention : n'adoptez pas aveuglément cette liste et faites preuve de bon sens. Déterminez vous-même s'il y a des documents ou des objets qui ont une valeur artistique ou historico-culturelle, en plus de leur valeur juridique ou administrative.

Contacter une organisation patrimoniale

Vous ne savez pas si vous pouvez détruire certains documents et/ou objets ou si vous devez les conserver définitivement ? Prenez alors contact avec une organisation patrimoniale. Elle peut vous conseiller et vous aider à trouver d'autres personnes intéressées par certaines parties de vos archives et/ou collections (ex. votre bibliothèque).

Noter ce que vous détruisez

Enfin, lors de la destruction (de parties) de vos archives et collections, il est important de toujours dresser une liste (avec justifications) des documents et objets qui seront détruits. Sur base de cette liste, vous pourrez vérifier ultérieurement si tel ou tel document ou objet introuvable a été détruit délibérément ou s'il a été perdu. En outre, il convient de déterminer qui est responsable en dernier ressort de la décision de détruire des pièces d'archives et de collections.