Wikimedia-platformen als toeleiding tot en verrijking van het archief van DE SINGEL
DE SINGEL is sinds 1980 actief als kunstencentrum. Tijdens de voorbije decennia ontstond een rijk archief dat tot vandaag verder aangroeit. Heel wat internationaal bekende en minder bekende (maar daarom niet onbelangrijke) namen uit de podiumkunsten en muziek presenteerden en (co-)produceerden er hun werk. DE SINGEL heeft een schat aan archiefmateriaal gedigitaliseerd en online ontsloten. Het gaat zowel om affiches, programmaboekjes en foto's als om geluidsopnames van inleidingen en nagesprekken die meer context bieden bij het werk dat er te zien valt. Naar aanleiding van programmaboekjes die DE SINGEL maakte, werden ook vaak korte biografieën van de kunstenaars geschreven. Ook deze zijn online gepubliceerd. Een bezoeker die op de pagina van een concert of voorstelling op één van de betrokken mensen klikt, krijgt meteen een blik op diens historiek in DE SINGEL.
Waarom een koppeling met Wikimedia-platformen?
Het aantal mensen en organisaties die sinds 1980 in DE SINGEL hebben gestaan is te groot geworden om ze allemaal van een actuele beschrijving te voorzien. De biografie die DE SINGEL kan aanbieden is vaak de meest recente die in het kader van een programmaboekje is gemaakt. Voor iemand die twintig jaar geleden voor het laatst in DE SINGEL was, is dat dus een biografie van twintig jaar oud. Wikipedia bevat vaak informatie die meer up-to-date is. Door de vrije licentie op de inhoud van Wikipedia (CC BY-SA 4.0), kunnen deze teksten zonder toestemming hergebruikt worden op de website van DE SINGEL.
Een koppeling met Wikipedia heeft twee voordelen:
- Je kan als organisatie kwalitatieve informatie tonen die je niet zelf hoeft te schrijven omdat iemand anders het al heeft gedaan. Wikipedia heeft als encyclopedie waar veel mensen aan samenwerken het voordeel dat je niet als enige de informatie up-to-date houdt. Bovendien gebeurt het vaak in meerdere talen. Zo heeft DE SINGEL wel een drietalige website, maar vaak enkel Nederlandstalige biografieën, terwijl Wikipedia over dezelfde persoon meestal ook artikels in het Engels en/of Frans heeft.
- Je kan je online gepubliceerd archief valoriseren door lezers van Wikipediapagina's er heen te leiden. Je archief is vaak immers een kwalitatieve bron voor het beschreven onderwerp.
Hoe pakte DE SINGEL dit aan?
Koppeling van eigen credits met Wikidata
Het was de bedoeling om inhoud uit Wikipedia met zo weinig mogelijk manuele handelingen op de eigen website te kunnen tonen. Knippen en plakken van Wikipediateksten moest dus zeker vermeden worden. Aanpassingen in artikels op Wikipedia moesten automatisch mee op de website van DE SINGEL verschijnen waar relevant. Ook voor personen of organisaties die vandaag nog geen Wikipediapagina hebben, maar die in de toekomst wel kunnen krijgen, wilden we meteen de koppeling kunnen leggen. Dat gebeurde via Wikidata, het meertalige databaseproject van de Wikimedia Foundation, de stichting die ook achter Wikipedia staat. Elk artikel op Wikipedia heeft een corresponderend Wikidata-item. Op Wikidata zijn verschillende taalversies van een onderwerp aan elkaar gelinkt.
DE SINGEL beschrijft alle producties met hun gelinkte personen, organisaties en digitaal beschikbaar archiefmateriaal in Salesforce. In Salesforce werd een extra veld gecreëerd voor het Q-nummer (het unieke identificatienummer van een item in Wikidata). Voor Philippe Herreweghe is dat bv. Q168039. Wanneer dat Q-nummer in Salesforce zit kan de API van Wikidata worden aangesproken om indien beschikbaar de gelinkte Wikipedia-inhoud en foto in een bepaalde taal op te halen.
Met de hulp van meemoo werd een eenmalige mapping gemaakt tussen de personen en organisaties in de database van DE SINGEL en de items in Wikidata. Hiervoor werd de software OpenRefine gebruikt, die op basis van namen van personen en organisaties overeenkomstige items op Wikidata kan suggereren. Het meest arbeidsintensieve deel van deze operatie is de manuele validatie van deze suggesties. Ook werden door deze operatie heel wat dubbels gedetecteerd in de database van DE SINGEL. Deze werden na manuele controle samengevoegd. Uiteindelijk werd voor 9.100 van de 19.500 personen en organisaties een overeenkomstig item in Wikidata gevonden. Dat betekent niet dat al deze items vandaag een Nederlandstalig Wikipedia-artikel hebben, wel dat er een Q-nummer in Salesforce kan worden opgenomen.
Upload van digitaal archief naar Wikimedia Commons
DE SINGEL heeft heel wat digital born en gedigitaliseerd archiefmateriaal op de eigen website ontsloten. Dat online archief biedt interessante contextinformatie, zowel voor mensen die achtergrond willen bij de actuele programmatie als voor websitebezoekers die om andere redenen naar historische informatie op zoek zijn. Om een breder publiek te bereiken dan wie op de website van DE SINGEL terecht komt, koos DE SINGEL ervoor om archiefmateriaal waarvan ze zelf als organisatie de enige rechthebbende zijn te publiceren onder een vrije Creative Commonslicentie (CC BY 4.0) en te uploaden naar Wikimedia Commons. Dat is de mediadatabase van de Wikimedia Foundation voor o.a. afbeeldingen, video en geluid die onder een vrije licentie vallen of tot het publiek domein behoren. DE SINGEL volgt hiermee de aanpak die al heel wat musea volgen: data en digitale reproducties van collectiestukken zo open mogelijk ter beschikking stellen. Ook DE SINGEL ziet dit als haar publieke opdracht en hoopt hierdoor ook extra zichtbaarheid te genereren, zowel voor de artiesten die in DE SINGEL optreden als voor de organisatie zelf. Binnen het archiefmateriaal werden drie deelcollecties geïdentificeerd die in aanmerking kwamen voor upload op Wikimedia Commons:
- geluidsopnames van inleidingen en nagesprekken in DE SINGEL
- programmaboekjes die DE SINGEL zelf ontwierp
- affiches die DE SINGEL zelf ontwierp
Het uploaden van andere onderdelen zoals foto's, video- of audio-opnames van concerten en voorstellingen bleek te complex vanwege de rechtensituatie. De auteursrechten en naburige rechten van dat materiaal liggen niet (enkel) bij DE SINGEL, waardoor het zeer tijdsintensief zou zijn om van alle betrokkennen de nodige toestemmingen te verkrijgen om het materiaal onder een vrije licentie te kunnen publiceren.
Voorafgaand aan de upload publiceerde DE SINGEL duidelijk op de eigen website welke onderdelen van het archief onder een CC BY-licentie werden gepubliceerd. De upload zelf gebeurde met de tool Pattypan, waarmee naast de bestanden zelf de relevante beschrijvende metadata naar Wikimedia Commons werd geüpload voor een maximale vindbaarheid van het materiaal. In totaal werden zo 2.267 geluidsfragmenten, programmaboekjes en affiches geüpload. Enkele voorbeelden:
Medewerkers van DE SINGEL actief als Wikipedian
DE SINGEL herdacht haar manier om biografische informatie over artiesten te updaten. Wikipedia gebruiken gebeurde in eerste instantie vanuit het besef dat het onmogelijk was om voor 19.500 personen en organisaties een biografie te voorzien op de eigen website, laat staan om die ook te onderhouden. Dit betekent echter niet dat DE SINGEL niet meer actief is in het schrijven van biografieën, wel dat het voortaan in eerste instantie op Wikipedia zal gebeuren om zo bij te dragen aan universele en vrij beschikbare kennis. Dat het eigen archief daarvoor als bronmateriaal kan worden ingezet is mooi meegenomen, want dat levert extra zichtbaarheid op voor zowel de artiesten in kwestie als voor DE SINGEL zelf. Drie medewerkers kregen het schrijven van Wikipedia-artikels als onderdeel van hun takenpakket. Prioritair daarbij zijn de pagina's van artiesten die de komende tijd in DE SINGEL op het podium staan, omdat dat ook vaak de meest bezochte pagina's van het moment zijn. Bestaande pagina's worden bijgewerkt aan de hand van de bronnen in DE SINGEL en waar relevant schrijven de medewerkers ook nieuwe pagina's. De medewerkers werden ingewijd in Wikipedia en verder begeleid door meemoo. Al snel bleken ze zelfstandig verder te kunnen en werden hun bewerkingen ook zeer geapprecieerd door andere Wikipediagebruikers.
Tijdens het schrijven op Wikipedia zorgen deze medewerkers er ook voor dat de koppelingen met Q-nummers uit Wikidata up-to-date blijft. Wanneer een medewerker van DE SINGEL een nieuw artikel aanmaakt in Wikipedia, voegt deze ook meteen het corresponderende Q-nummer uit Wikidata toe in Salesforce. Zo blijft de inhoud die op de website van DE SINGEL zichtbaar is steeds up-to-date en kan ook informatie in het Frans of Engels getoond worden wanneer die beschikbaar is.
Wikipedia-artikels die door medewerkers onder handen zijn genomen verwijzen waar zinvol door naar de relevante pagina's op de website van DE SINGEL, waar nog meer materiaal te vinden is dan wat is geüpload naar Wikimedia Commons. Het materiaal dat zich op Wikimedia Commons bevindt kan rechtstreeks getoond worden in Wikipedia-artikels. Uit de praktijk blijkt dat niet alleen de betrokken medewerkers van DE SINGEL dat doen. Ook andere gebruikers weten het archiefmateriaal van DE SINGEL te vinden en gebruiken het op Wikipediapagina's.
Opvolging van raadpleging materiaal
Ruim een jaar na de upload van het materiaal naar Wikimedia Commons worden 59 digitale archiefstukken van DE SINGEL gebruikt op 76 verschillende pagina's van Wikimedia-platformen. De overgrote meerderheid daarvan (46) zijn Nederlandstalige Wikipediapagina's, aangezien dat ook de taal is waarin de medewerkers van DE SINGEL zelf het meest actief zijn. Toch vindt het materiaal ook zijn weg naar 12 Engelstalige en 5 Duitstalige pagina's.
GLAMwiki Dashboard is een handige tool waarmee organisaties die materiaal op Wikimedia Commons plaatsten de impact daarvan kunnen opvolgen. Binnen de context van de Wikimedia-platformen behaalt de geüploade content van DE SINGEL wekelijks tussen de 4.700 en 93.200 views. Het meest bekeken bestand werd in totaal al 58.200 keer bekeken. De 10 vaakst bekeken digitale archiefstukken halen een mediaan van 20 views per dag en meer.
Conclusie
Binnen de bestaande auteursrechtelijke beperkingen maximaal naar buiten treden met je archiefmateriaal loont. De eerste en meest voor de hand liggende plek om je online zichtbaarheid te vergroten is je eigen website, maar door ook op Wikimediaplatformen in te zetten bereik je een (internationaal) publiek dat je organisatie mogelijk nog niet kent. Als je het goed aanpakt is het potentiële bereik erg groot in vergelijking met de bezoekerscijfers van je eigen website. Bovendien vergroot je niet alleen de online zichtbaarheid van je organisatie, maar ook die van de kunstenaars waarmee je samenwerkt.
Auteur: Bart Magnus (meemoo)