Hoe maak je een back-up?

Er kan altijd iets misgaan met je digitaal archief. Het is daarom van belang om regelmatig back-ups te maken en deze op een veilige plaats te bewaren.
In deze tool leer je het volgende:

• Waarom is het belangrijk om back-ups te maken?
• Welke principes volg je best bij het maken van back-ups?
• Waar kan je je back-ups het beste bewaren?

Een back-up of reservekopie is een kopie van je bestanden die zich op een gegevensdrager (bv. externe harde schijf) of in de cloud bevinden. Deze kopieën worden preventief gemaakt om belangrijke gegevens veilig te stellen en te kunnen herstellen, voor het geval de gegevens op de originele drager verloren gaan of beschadigd raken. Meestal wordt de term back-up gebruikt voor gegevens op de harde schijf van een computer. Ook van gegevens op andere dragers, zoals een simkaart, een databasemanagementsysteem of zelfs niet-elektronische gegevens zoals een adresboekje, kan een back-up gemaakt worden.

Waardoor kunnen bestanden beschadigd worden of verloren gaan?

• een hardwarestoring zoals een defecte harde schijf of falende elektronica, bv. door een storing in een datacenter;
• menselijke fouten zoals per ongeluk een bestand verwijderen of een foute bewerking van een bestand;
• programmeerfouten of bugs in het oorspronkelijke programma of in een update;
• mutaties door malware zoals virussen of verwijderingen door een cyberaanval.

Iedereen weet dat het moet, maar lang niet elke organisatie beschikt over goede veiligheidskopieën. Je raakt al een heel eind verder met beperkt budget, kennis en middelen. Aangezien er geen oplossing is die voor elke situatie perfect werkt, willen we in deze tool wijzen op enkele basisregels, principes en de valkuilen bij het opstellen van een back-upstrategie.

Basisprincipes

3-2-1 of 3-2-1-1-0

De 3-2-1-regel stelt dat er altijd 3 kopieën van dezelfde data moeten zijn (inclusief de originele data), waarvan 2 op een verschillend opslagmedium en (minimaal) 1 op een andere locatie ("remote"). Deze aanpak zorgt ervoor dat de data beschermd wordt tegen dataverlies door calamiteiten (bv. brand, overstroming), hardwarefouten (bv. een probleem met het merk harde schijf dat je gebruikt, of een beschadiging van het datacenter waar je back-up opgeslagen is) of cyberaanvallen. Door jouw data op drie verschillende plaatsen op te slaan kan je er vrij zeker van zijn dat er altijd wel één versie van je data een ramp zal overleven.

De 3-2-1-1-0 methode is de nieuwe best practice:

• 3: bewaar minstens drie kopieën van je data, exclusief de originele data. De kans dat er iets misloopt met je drie kopieën op hetzelfde moment is klein.
• 2: bewaar de back-ups op twee verschillende opslagmedia.
• 1: bewaar minstens 1 kopie offsite op een andere locatie. Als je je back-up bewaart in dezelfde locatie (bv. dezelfde stad), dan kan je data verloren raken bij calamiteiten, zoals overstromingen
• 1: Bewaar minstens 1 kopie offline, bv. op een externe harde schijf. Het wordt sterk aanbevolen om één kopie offline te bewaren. Als een hacker toegang heeft tot je infrastructuur en data, dan kan die binnendringen in alle omgevingen waarmee je een online verbinding hebt. Bij een ransomware-aanval kan je dus toch nog toegang krijgen tot je data als die ergens offline bewaard wordt.
• 0: wees zeker dat je een geverifieerde back-up hebt zonder fouten.

Centraliseer je bestanden

Voor je met een back-up begint, breng je best al je bestanden bijeen. Bepaal daarbij meteen welke bestanden belangrijk zijn en of ze moeilijk te vervangen zijn. Belangrijke, onvervangbare gegevens verdienen de grootste zorg, terwijl gemakkelijk vervangbare bestanden misschien helemaal geen back-up nodig hebben.

Wanneer je er niet in slaagt om alle bestanden te centraliseren, dan zal je meerdere oplossingen moeten bedenken, bv. een back-upstrategie voor de lokale bestanden op de computers van de medewerkers en een andere strategie voor de bestanden op de centrale server of online werkomgeving.

Bewaar meerdere versies

Als blijkt dat een bestand al een week eerder werd verwijderd, heb je niets aan een back-up van gisteren. Neem daarom bijvoorbeeld dagelijks een back-up, maar bewaar ook steeds een back-up van afgelopen week en afgelopen maand.

Als je een incrementele back-up maakt, is dat zelfs niet nodig. Met een dergelijke back-up wordt eenmalig een volledige kopie van al je data genomen. Nadien worden uitsluitend nieuwe of gewijzigde bestanden aan de back-up toegevoegd. Dit heeft als voordeel dat je zo de geschiedenis van een bestand kan achterhalen. Je kan bekijken hoe een bestand er de vorige dag of een maand eerder uitzag. Met Windows Backup of Time Machine voor macOS kan je zo een incrementele back-up eenvoudig op een netwerkschijf of een externe harde schijf configureren.

Regelmatig en automatisch

Een fundamenteel probleem bij heel veel huis-tuin-en-keukenstrategieën is dat ze afhangen van de nauwgezetheid van de gebruikers. Vaak beperkt de back-upstrategie zich tot het manueel kopiëren van bestanden naar een externe harde schijf. Het probleem hiermee is dat je actief moet ingrijpen in het proces: als je vergeet te kopiëren, dan heb je geen back-up.

Een regel waaraan een goede back-up moet voldoen, is dan ook dat hij “regelmatig en automatisch” moet zijn. Regelmatig wil zeggen: op vaste tijdstippen (bijvoorbeeld middernacht) of in een vast interval (bijvoorbeeld 1x per week). Een regelmatige back-up zorgt ervoor dat er altijd een redelijk recente versie van de data bestaat. Het heeft immers weinig zin om een bestand waar vorige week belangrijke wijzigingen in gebeurd zijn en dat gisteren verdwenen is, vandaag terug te zetten naar een versie van vorige maand. De beste optie is om, afhankelijk van hoe vaak de data wijzigt, dagelijks een back-up uit te voeren.

Omdat iets "regelmatig" doen meestal niet de sterkste kant is van mensen, kan dit eigenlijk alleen maar bereikt worden door het proces te automatiseren met software. De meeste mensen zullen immers wel eens iets vergeten en niemand zal zin hebben om rond 1 uur ’s nachts handmatig de back-up uit te voeren. De meeste back-ups worden daarom uitgevoerd met gespecialiseerde software die de operatie geautomatiseerd (en regelmatig, vaak continu) uitvoert. Menselijke interventie wordt beperkt tot het minimum (configureren van de software en selecteren van de te back-uppen mappen en bestanden).

Test en documenteer

Het is van belang de herstelprocedure te documenteren. Zo verlies je niet veel tijd wanneer het noodlot toeslaat. Zorg voor een document dat uitlegt waar je bestanden staan en hoe je ze terug kan plaatsen. Documenteer zo nodig ook hoe je alle software opnieuw kan installeren en hoe je e-mails weer in je mailprogramma kan inladen.

Let op: controleer regelmatig of de back-ups volledig zijn en test of de data inderdaad gerecupereerd kunnen worden. Doe op zijn minst af en toe een steekproef met enkele bestanden. Als dat lukt, kan je op beide oren slapen.

Hoe implementeer je deze principes?

Er zijn verschillende manieren waarop je deze principes kan implementeren. We hebben een overzicht gemaakt van de meest voorkomende scenario's.

Scenario 1: Al je bestanden zitten in de cloud

Google Drive en Dropbox vormen geen volwaardige back-up. Een verstrooide collega kan nog steeds een bestand verwijderen waardoor dit in sommige gevallen onherroepelijk verloren is. Bestanden in de cloud moeten dus geback-upt worden. Zo voorkom je dat je bestanden kwijt bent nadat ze ongewild verwijderd of bewerkt werden of indien ze beschadigd zijn.

Probeer ook voor bestanden in de cloud het 3-2-1 of het 3-2-1-1-0 principe te volgen. Zorg ervoor dat bestanden op minstens twee verschillende geografische locaties bewaard worden op verschillende technologieën. Bewaar daarom niet al je kopieën bij één clouddienst. Zorg ook voor een lokale opslag op een externe harde schijf of netwerkschijf.

Een manier om een lokale en offline back-up te maken is door de bestanden te synchroniseren met een externe harde schijf, bijvoorbeeld via Google Drive for Desktop voor Google Workspace of de Dropbox app voor Dropbox. Als je dan via Windows Back-Up, Time Machine of een andere toepassing een back-up maakt, beschik je steeds over een externe kopie van deze bestanden.

Er bestaan ook clouddiensten die back-ups maken van andere clouddiensten, zoals Backupify, Spinbackup, Spanning,...

Scenario 2: Al je bestanden zitten op een centrale server/NAS of lokaal

Optie 1: NAS + harde schijf mee naar huis nemen

Een NAS of Network Attached Storage is een externe harde schijf waarvan je de opslag via het lokale netwerk beschikbaar maakt voor alle apparaten op je kantoor of thuis via het internet. Een NAS wordt ook wel een netwerkschijf genoemd. Het beheer van de NAS gebeurt via een browser.

Je maakt een automatische back-up op een netwerkschijf op je bureau of kantoor. Daarnaast maak je een back-up op een externe harde schijf die elders wordt bewaard.

• Inspanningen:
  • eenmalig bestanden overzetten
  • maandelijkse back-up op harde schijf nemen
• Eisen:
  • een stabiel netwerk
• Kosten:
  • netwerkschijf (NAS)
  • extra harde schijf
• Nadelen:
  • De kans bestaat dat je je harde schijf vergeet naar de andere locatie te brengen.

Optie 2: NAS + externe server

De NAS maakt verbinding met een externe server om een kopie van de back-up naar toe te sturen. Na een initiële tussenkomst van een informaticus, vraagt dit minder onderhoud dan men denkt. Ook de prijs ligt niet heel hoog.

De prijzen ten opzichte van de hoeveelheid opslag in cloudservices De externe server vervangt de externe harde schijf die op een andere locatie wordt bewaard. Een informaticus automatiseert het back-upproces naar de externe server.

• Inspanningen:
  • eenmalig veel configuratie
• Eisen:
  • een stabiel netwerk
• Kosten:
  • netwerkschijf (NAS)
  • jaarlijkse kosten van de server
  • jaarlijkse kosten aan de ICT'er die de server beheert
  • eenmalige kost om de back-up te installeren
• Nadelen:
  • Als er iets mis gaat, heb je iemand met verstand van zaken nodig.

Optie 3: NAS + Cloudopslag

Een variatie op optie 2 waarbij de externe server vervangen wordt door een cloudopslag locatie. De NAS-software laat toe om op een gemakkelijke manier verbinding te maken met een cloudopslagservice naar keuze. Dit is iets wat minimale setup vereist, minder dan bij de externe server in Scenario 2. Cloudopslagservices specifiek gericht op back-ups leggen de nadruk op betaalbare hoge opslagcapaciteit en versieondersteuning van bestanden.

• Inspanningen:
  • laag
• Eisen:
  • betrouwbare netwerk
• Kosten:
  • jaarlijkse kosten van de cloudopslag
  • netwerkschijf (NAS)
• Nadelen:
  • De controle is uit handen.

Let dus op: Google Drive en Dropbox vormen geen volwaardige back-up. Een verstrooide collega kan nog steeds een bestand verwijderen waardoor dit in sommige gevallen onherroepelijk verloren is. Er bestaan wel specifieke cloudservices die zich richten op back-up.

Auteur: Joris Janssens, (PACKED vzw), Henk Vanstappen (PACKED vzw), Bert Lemmens (meemoo), Nastasia Vanderperren (meemoo) en Lode Scheers (meemoo)