Translations:E-mails archiveren: hoe en waarom?/32/nl
Naar navigatie springen
Naar zoeken springen
Als je na het vertrek van een werknemer een persoonlijke mailbox toch tijdelijk wil bewaren met het oog op de continuïteit van de werking, is het aangeraden om daar voor indiensttreding afspraken over te maken. Dat kan via een bijlage aan de arbeidsovereenkomst, maar let er wel op dat de afspraken in lijn zijn met de wetgeving en richtlijnen van de Gegevensbeschermingsautoriteit. [1][2] Aandachtspunten voor de inhoud van zo’n bijlage zijn:
- dat de werknemers ervoor moeten zorgen dat ze vóór vertrek belangrijke inhoud in de mappenstructuur moeten plaatsen, zodat de gevallen waarbij de werkgever in de mailbox moet kijken beperkter zijn;
- een duidelijke timing aan te geven tegen wanneer dit moet gebeuren;
- dat de werknemers na vertrek geen toegang meer tot hun persoonlijke mailbox hebben;
- dat mailboxen van ex-werknemers een maand na hun vertrek verwijderd worden.
- de uitzonderlijke gevallen omschrijven waarin de werkgever toch inzage kan krijgen in de mailbox, en dat dit tot maximaal 1 maand na uitdiensttreding kan.