Translations:E-mails archiveren: hoe en waarom?/5/nl

Voor de overgrote meerderheid van de e-mails in onze mailboxen heeft het weinig nut om ze voor de lange termijn te bewaren. Hun waarde is vaak erg tijdelijk en triviaal. Toch gebeurt het regelmatig dat via e-mail belangrijke afspraken worden gemaakt of conversaties worden gevoerd die op langere termijn en voor de hele organisatie relevant zijn. Denk onder meer aan informele afspraken (bv. rond auteurs- en gebruiksrechten) die niet in een contract werden gegoten of instructies van een kunstenaar over hoe een kunstwerk moet worden opgebouwd of tentoongesteld. In die gevallen is het belangrijk dat de informatie niet opgesloten geraakt in een persoonlijke mailbox van een medewerker. Daarop is het briefgeheim van toepassing. Dat heeft als gevolg dat je niet zomaar in de mailbox van een (ex-)collega mag en dat je als werkgever de mailboxen van oud-werknemers ook niet integraal mag bewaren. Het is dus cruciaal dat belangrijke e-mails op een logische plek in de mappenstructuur terecht komen en dat je daar als organisatie duidelijke afspraken over maakt.