Waardebepaling/en

A crucial aspect of good archive or collection management is understanding why your documents or items are valuable. Various factors play a role in valuation to a greater or lesser degree.
In this article, you’ll learn:

• What is a valuation?
• Why is it important to determine the value of your documents or items?
• What possible value can items from your archive or collection have?
• How do you carry out a valuation?

Valuation entails checking the value of a particular document, dossier, object or series of archive items. The process of choosing whether to store or destroy this item, and then implementing this decision, is called ‘selection’. In order to make a good selection of documents and objects, you first need to know their value and significance.

Sandra Fauconnier, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons

Documents and objects can have:

• practical use or value
• administrative value
• legal value
• cultural and historical value
• heritage value
• value as a promotional tool
• emotional value
• symbolic value
• aesthetic value
• economic value
• artistic value

The points below can help you determine the value of (parts of) your archive and collections, and decide whether you want to store something (permanently) or not.

Een inleiding tot waardebepaling binnen de muziek en podiumkunsten, vind je terug in de video Leren archiveren: Wat bewaar je wel en niet? van CEMPER en Podiumkunst.net.

How do you determine the value?

Answer the following questions:

• Do these documents or objects protect the legal rights of your organisation, its employees or legal successors?
• Would losing the document or object make it difficult to represent your work correctly? In other words, does it have any historical value for you or your organisation?
• Does the document or object have emotional value for you or your organisation?

If the answer to one or more of these questions is ‘yes’, the document or object qualifies for temporary or permanent storage. You can find an indicative list of such documents or objects below.

What qualifies for permanent preservation?

• Documents or objects that represent the organisation’s creation, objectives and working methods (such as reports from the board of directors);
• Documents or objects that protect your organisation’s legal rights, its employees or inheritors (such as a rental agreement for the building or employment details with regard to pension rights, etc);
• Documents and objects that are significant for representing your artistic work correctly;
• Documents and objects that outline the organisation’s activities (such as policy plans);
• Documents and objects produced and saved by the organisation, which are essentially the reason for its existence (such as production records).

What qualifies for permanent destruction?

• Documents with expired legal retention periods;
• All documents and objects with low administrative, legal, artistic or scientific value, which lose their practical importance almost immediately (such as unsolicited offers from suppliers, invitations to meetings, printing proofs, etc);
• Documents that may be stored elsewhere. Professional journals, for example, are preserved by (heritage) libraries and/or the organisation that published them.

Note: some documents or files are available in both physical and digital form. Read how to handle this in the section Physical storage.

Selection lists as inspiration

The selection lists below, produced specifically for arts organisations, may well inspire you.

• Verbelen, C., De kunst van het bewaren, vernietigen is de kunst - Hedendaags documentbeheer in de Vlaamse Opera. Richtlijnen en advies voor de dienst dramaturgie. (The art of preservation or destruction is an art in itself - Contemporary document management in Flemish Opera. Guidelines and advice for the dramaturgy service). VUB unpublished thesis, Brussels, 2010, pp. 170-203.
• Antwerp Municipal Archive, Michielsen, E. Rapport: Theaterarchieven achter de schermen. Tussen bewaren en vernietigen, (Report: Theatre archives behind the scenes. Between storage and destruction), Antwerp, 2004

Organisations with a non-profit organisation structure, self-employed people and private limited liability companies are all obliged to comply with legal retention periods. You can find a summary list of retention periods on the Flemish government website.

Cultuurloket stelde een handig lijstje op met verplichtingen voor vzw’s. Zoals je hierin kan zien, moet een vzw een intern verenigingsdossier opstellen en (permanent) bewaren. Dit bevat:

• Ledenregister

• Notulen van de algemene vergadering en het bestuursorgaan (ook de uitnodiging en agenda bewaar je best; hiermee kan je aantonen dat je deze organen tijdig hebt samengeroepen)

• Boekhoudkundige stukken:
  • Begroting
  • Dagboeken
  • Inventaris
  • Jaarrekening

• Jaarverslag (voor grotere vzw’s)

• Intern reglement (als je dit hebt; dat zou in de statuten moeten staan)

• UBO-register

Ook van documenten die je neerlegt bij de griffie van de ondernemingsrechtbank (zoals een oprichtingsakte en (wijzigingen van) statuten) bewaar je best zelf nog een kopie. Zo hoef je niet te vertrouwen op de goede werking van de griffie. Een lijstje van deze documenten kan je terugvinden in deze checklist onder ‘extern verenigingsdossier’.

Verder ben je verplicht om boekhoudkundige bewijsstukken (zoals kassabonnetjes, rekeningen, facturen, bankuittreksels, huurcontracten ...) te bewaren voor 10 jaar. Deze moet je kunnen voorleggen bij controle. Na 10 jaar kan je deze met een gerust hart weggooien. Let wel op: begrotingen, dagboeken en jaarrekeningen bewaar je (zoals hierboven vermeld werd) wel zolang de vzw bestaat.

Voor personeelsdossiers en sociale documenten gelden meerdere regels. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (bekend als AVG of GDPR) vereist dat je persoonsgegevens niet langer bijhoudt dan strikt noodzakelijk. Volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit is een periode van maximum vijf jaar nadat een medewerker uit dienst is getreden voldoende om een vlotte administratie te garanderen. Daarna mag het dossier verwijderd worden.

Hierop gelden enkele uitzonderingen. Een werkgever is verplicht om het personeelsregister, speciale personeelsregister, de individuele rekening en eventuele bijlagen vijf jaar bij te houden. Onkostennota’s moet je, net als andere boekhoudkundige stukken, 10 jaar bijhouden. Ook (maandelijkse) loonfiches en fiscale fiches hou je 10 jaar bij: medewerkers moeten hun eigen fiches voor diezelfde termijn bijhouden. Jaarlijkse loonoverzichten hou je best bij tot aan het pensioen van de werknemer. Als je deze datum niet kent, hou de documenten dan 50 jaar bij. Een overzicht van bewaartermijnen voor personeelsdocumenten vind je op de website van sociaal secretariaat Attentia.

Let op: neem deze lijst niet blindelings over, maar gebruik je gezond verstand. Maak voor jezelf uit of er eventueel nog documenten of objecten zijn die naast een juridische of administratieve waarde ook artistieke of cultuurhistorische waarde hebben.

Contact a heritage organisation

If you are wondering whether to destroy certain documents and/or objects or store them permanently, please contact a heritage organisation. They can provide advice and help you look for other parties that may be interested in (certain parts of) your archive and/or collections (e.g. your book collection).

Make a note of what you destroy

Finally, when destroying (parts of) your archive and collections, it’s important to keep an overview (with accountability) of the documents and objects in question. This means you can check at a later date whether a particular document or object, which you cannot find, has been destroyed intentionally or is simply missing. It’s also important to agree who is ultimately responsible for every decision to destroy archive and collection items.