Ruim je archief op

Om je archief goed te beheren, is het nodig dat het af en toe wordt opgeruimd en schoongemaakt.
In deze tool leer je het volgende:

• Waarom moet je je archief schoonmaken?
• Hoe kan je je papieren archief schoonmaken?
• Hoe kan je je digitale archief schoonmaken?
• Welke documenten mag je weggooien?

Bij het schonen van digitaal en papieren archief worden alle overbodige elementen zoals dubbels, kladversies, documenten zonder toegevoegde waarde, en lege bestanden en mappen verwijderd. Schonen gaat ook over het verwijderen van elementen die het archief kunnen beschadigen. Bij een digitaal archief spreken we dan over virussen, bij papieren archief over schadelijke verpakkingen als elastiekjes, nietjes, paperclips, plastic mapjes, kleefband, post-its …

Wat komt er in aanmerking om te verwijderen?

Dubbels

Dubbels zijn identieke documenten. Vanaf het moment dat er een aantekening op het verder identieke document staat, is het geen dubbel meer. Reeksen waar erg veel exacte dubbels in voorkomen zijn: bladmuziek, definitieve theaterteksten, promo-archief … Indien je organisatie ooit een folder uitgaf, moet je bijvoorbeeld niet de hele voorraad in het archief opnemen, twee exemplaren volstaan. Bewaar in dat geval de minst beschadigde versies.

Het kan ook zijn dat je bepaalde documenten zowel fysiek als digitaal hebt. Zo heb je misschien een papieren afdruk van je jaarverslag, maar bewaar je ook nog een digitale versie. Hou je beiden of verwijder je één van beide? In de meeste gevallen geldt het laatste: als je een bepaald document ofwel fysiek ofwel digitaal bijhoudt, volstaat dit. Meestal wordt dan geopteerd voor de digitale versie, omdat de fysieke versie vaak gewoon een afdruk zonder extra notities is. Het kan wel interessant zijn om een bestand zowel fysiek als digitaal te bewaren. Denk bijvoorbeeld aan affiches: misschien wil je deze ooit nog ten toon stellen op de verjaardag van je organisatie. In dat geval hou je beter beide versies bij.

Let op: verwijder niet zomaar alle dubbels. Sommige documenten horen in verschillende dossiers thuis. Door het document te vernietigen wijzig je onherroepelijk de inhoud en de context van de dossiers.

Kladversies

Kladversies zijn versies die een definitieve versie van het document voorafgaan. Deze komen in aanmerking om te verwijderen als ze weinig verschillen van de eindversie.

Let op: Kladversies kunnen ook waardevolle informatie bevatten. Denk aan vroege versies van subsidiedossiers waarin interessante ideeën werden geformuleerd die uiteindelijk het definitieve dossier niet hebben gehaald, kladversies van een brief of mail die substantieel verschillen van het eindproduct, of werkversies binnen een creatief proces.

Korte notities zonder veel belang

Eens het praktische nut voorbij is, kunnen korte notities zonder veel belang verwijderd worden.

E-mails

Ook je e-mailarchief wordt toegankelijker door je mailbox regelmatig op te ruimen. E-mailcorrespondentie bevat veel ballast - denk aan spam, reclame- en nieuwsberichten, mails die gestuurd werden om een afspraak in te plannen. Dit type berichten hoeft niet permanent bewaard te worden en wordt het best verwijderd eens het praktische of informatieve nut verdwenen is. Ga naar de tool E-mails archiveren: hoe en waarom? voor meer tips voor het beheer van je e-mails.

Lege mappen en bestanden

Verwijder lege mappen en bestanden die doorheen de tijd of na schoning zijn ontstaan. Ze bevatten immers geen archief. Ze verwijderen komt de overzichtelijkheid en doorzoekbaarheid ten goede.

Let op: Lege mappen voegen in sommige gevallen belangrijke contextinformatie toe aan een archief.

Financiële en administratieve stukken die niet permanent bewaard moeten blijven

In financiële en administratieve archieven zijn er heel wat reeksen die niet permanent bewaard moeten blijven. Denk aan rekeninguittreksels en bewijsstukken (bv. facturen, ontvangstbewijzen), vakantieroosters van personeel, enz. Particulieren, overheden en organisaties en bedrijven in verschillende rechtsvormen zijn verplicht zich minimaal te houden aan de wettelijke bewaartermijnen.

Let op: Neem deze lijsten met bewaartermijnen niet blindelings over, maar gebruik je gezond verstand. Maak voor jezelf uit of er eventueel nog documenten of objecten zijn die naast een juridische of administratieve waarde ook artistieke of cultuurhistorische waarde hebben.

Elementen die de documenten kunnen beschadigen

Verwijder in het papieren archief schadelijke materialen zoals nietjes, rekkertjes, plastic mapjes, ringkaften … In het digitale archief vormen virussen het grootste risico.

Hoe?

Digitaal

Virusscan

Virussen veroorzaken informatieverlies. Controleren op virussen is bijgevolg een belangrijk onderdeel bij het schonen van je digitaal archief. Hiervoor heb je een virusscanner nodig. Die vergelijkt alle bestanden op de computer met een databank waarin alle bekende virussen beschreven zijn. De software detecteert eventuele overeenkomsten in jouw bestanden met de virusdatabank. Wordt er een overeenkomst gevonden, dan is jouw bestand geïnfecteerd met een bepaald virus. De antivirussoftware zal vervolgens het virus verwijderen, het geïnfecteerde bestand in quarantaine plaatsen zodat het virus zich niet kan verspreiden, of, indien nodig, het geïnfecteerde bestand volledig verwijderen.

Mogelijke virusscanners zijn:

• ClamAV
• ClamWin (Windows)

Zorg voor een regelmatige update van de software, zodat je steeds met een actuele versie van de antivirussoftware werkt.

Dubbels opsporen

Vooraleer je dubbele bestanden kan opsporen, moeten checksums aangemaakt worden. Dit is de digitale vingerafdruk van een bestand, een controlegetal dat aan bestanden wordt toegekend. Zodra er ook maar iets aan de bestanden is gewijzigd, genereert de checksumsoftware een nieuwe reeks getallen. Elk gewijzigd bestand krijgt met andere woorden een nieuw controlegetal. Dit impliceert dus dat wanneer bestanden in het archief dezelfde checksum hebben, het om dubbels gaat. Raadpleeg voor het aanmaken van checksums de pagina Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken.

Om dubbels op te sporen en te verwijderen bestaan er verschillende softwaretools. Die tools kunnen dubbels herkennen aan de hand van identieke checksums. Mogelijkheden zijn:

• FSLint (Linux)
• YADFR (Windows)
• Duplicate Files Searcher (Windows, Linux, macOS)
• Duplicate Files Finder (Windows, Linux)

Let op: Twee identieke bestanden (of bestanden met een identieke checksum) kunnen toch een andere bestandsnaam hebben.

Dubbels die inhoudelijk hetzelfde zijn, maar bewaard werden in verschillende bestandsformaten, worden met deze checksums niet opgespoord.

Verwijderen van lege mappen

Mogelijke software om lege mappen te verwijderen is:

• FSLint (Linux)
• RED (Windows)

Papier

Voor het schonen van een papieren archief bestaan helaas geen handige tools en zijn manuele handelingen noodzakelijk. Een gouden tip is om niet te lang te wachten na het afsluiten van een dossier of project. Zo zit het nog fris in je geheugen.

Let op: Zorg ervoor dat je bij het verwijderen van de schadelijke verpakkingselementen dat je geen contextinformatie verwijdert. Documenten die in mapjes zitten of aan elkaar geniet zijn, zijn dat in de de meeste gevallen om een specifieke reden. Als je dergelijke verpakkingsmaterialen verwijdert, vervang je deze door papieren mapjes die de documenten samenhouden en noteer je op die map hetzelfde opschrift als op de oorspronkelijke, schadelijke map.

Auteur: Eline De Lepeleire (Letterenhuis)