Waardebepaling

Een belangrijk aspect van een goed archief- of collectiebeheer is weten waarom je documenten of stukken waardevol zijn. Er zijn verschillende aspecten die in meer of mindere mate meespelen bij de waardebepaling.
In deze tool leer je het volgende:

• Wat is een waardebepaling?
• Waarom is het van belang om de waarde van je documenten of stukken te bepalen?
• Welke mogelijke waarde kunnen stukken uit je archief of collectie hebben?
• Hoe voer je een waardebepaling uit?

Waardebepaling houdt in dat je nagaat wat de waarde is van een bepaald document, een reeks archiefstukken, een dossier of een object. Het proces van kiezen tussen bewaring en vernietiging en het vervolgens uitvoeren, heet 'selectie'. Om een goede selectie van documenten en objecten te kunnen maken, moet je eerst de waarde en het belang ervan kennen.

Sandra Fauconnier, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons

Documenten en objecten hebben mogelijks een:

• gebruikswaarde of praktisch nut
• administratieve waarde
• juridische waarde
• cultuurhistorische waarde
• erfgoedwaarde
• waarde als promotie-instrument
• emotionele waarde
• symbolische waarde
• esthetische waarde
• economische waarde
• artistieke waarde

Onderstaande punten helpen je om de waarde van (onderdelen van) je archief en collectie(s) te bepalen en te beslissen of je iets al dan niet (permanent) zal bewaren.

Een inleiding tot waardebepaling binnen de muziek en podiumkunsten, vind je terug in de video Leren archiveren: Wat bewaar je wel en niet? van CEMPER en Podiumkunst.net.

Hoe bepaal je waarde?

Beantwoord de volgende vragen:

• Beschermen deze documenten of objecten de wettelijke rechten van je organisatie, haar medewerkers of haar rechtsopvolgers?
• Bemoeilijkt het verlies van het document of object een correcte weergave van jouw werk? Heeft het m.a.w. een historische waarde voor jou of je organisatie?
• Heeft het document of object een emotionele waarde voor jou of je organisatie?

Is het antwoord één of meerdere keren 'ja'? Dan komt het document of object in aanmerking voor tijdelijke of permanente bewaring. Hieronder vind je een indicatieve lijst van dergelijke documenten of objecten.

Wat komt in aanmerking voor permanente bewaring?

• Documenten of objecten die representatief zijn voor de oprichting, de doelstellingen en werkwijze van de organisatie (zoals de verslagen van de raad van bestuur).
• Documenten of objecten die de wettelijke rechten van je organisatie, haar medewerkers of erfgenamen beschermen (zoals de huurovereenkomst van het gebouw of de tewerkstellingsgegevens in functie van de pensioenrechten van werknemers, ...).
• Documenten en objecten die belangrijk zijn voor een correcte beeldvorming van jouw artistieke werk.
• Documenten en objecten die de hoofdlijnen van de activiteiten weergeven (zoals beleidsplannen).
• Documenten en objecten die de organisatie produceert en bewaart, en die in essentie de reden van het bestaan van de organisatie vormen (zoals productiedossiers).

Wat komt in aanmerking voor vernietiging?

• Documenten waarvan de wettelijke bewaartermijnen voorbij zijn.
• Alle documenten en objecten met een geringe administratieve, juridische, artistieke of wetenschappelijke waarde, die bijna onmiddellijk hun praktisch belang verloren hebben (zoals niet gevraagde aanbiedingen van leveranciers, uitnodigingen voor vergaderingen, drukproeven, ...).
• Documenten die wellicht elders bewaard worden. Vaktijdschriften bijvoorbeeld worden bewaard door (erfgoed)bibliotheken en/of de organisatie die de (vak)tijdschriften heeeft uitgegeven.

Opgelet: van sommige documenten of bestanden heb je zowel een fysiek als een digitaal exemplaar. Hoe je hiermee omgaat, lees je in het onderdeel Materieel bewaren.

Selectielijsten als inspiratie

Misschien kunnen onderstaande selectielijsten, specifiek voor kunstenorganisaties, je wel inspireren.

• Verbelen, C., De kunst van het bewaren, vernietigen is de kunst - Hedendaags documentbeheer in de Vlaamse Opera. Richtlijnen en advies voor de dienst dramaturgie. Niet-gepubliceerde scriptie VUB, Brussel, 2010, pp. 170-203.
• Stadsarchief Antwerpen, Michielsen, E. Rapport: Theaterarchieven achter de schermen. Tussen bewaren en vernietigen, Antwerpen, 2004
• Oorburg, S. en Jansen, G. (Podiumkunst.net), Quick Start Guide - Bewaarlijst, 2024

Wettelijke bewaartermijnen

Organisaties met een vzw-structuur, zelfstandigen en vennootschappen zijn verplicht zich te houden aan de wettelijke bewaartermijnen. Dit zijn de minimale termijnen voor verschillende types documenten zoals vzw-documenten, boekhoudkundige bewijsstukken en loonfiches.

Cultuurloket stelde een handig lijstje op met verplichtingen voor vzw’s. Zoals je hierin kan zien, moet een vzw een intern verenigingsdossier opstellen en (permanent) bewaren. Dit bevat:

• Ledenregister

• Notulen van de algemene vergadering en het bestuursorgaan (ook de uitnodiging en agenda bewaar je best; hiermee kan je aantonen dat je deze organen tijdig hebt samengeroepen)

• Boekhoudkundige stukken:
  • Begroting
  • Dagboeken
  • Inventaris
  • Jaarrekening

• Jaarverslag (voor grotere vzw’s)

• Intern reglement (als je dit hebt; dat zou in de statuten moeten staan)

• UBO-register

Ook van documenten die je neerlegt bij de griffie van de ondernemingsrechtbank (zoals een oprichtingsakte en (wijzigingen van) statuten) bewaar je best zelf nog een kopie. Zo hoef je niet te vertrouwen op de goede werking van de griffie. Een lijstje van deze documenten kan je terugvinden in deze checklist onder ‘extern verenigingsdossier’.

Verder ben je verplicht om boekhoudkundige bewijsstukken (zoals kassabonnetjes, rekeningen, facturen, bankuittreksels, huurcontracten ...) te bewaren voor 10 jaar. Deze moet je kunnen voorleggen bij controle. Na 10 jaar kan je deze met een gerust hart weggooien. Let wel op: begrotingen, dagboeken en jaarrekeningen bewaar je (zoals hierboven vermeld werd) wel zolang de vzw bestaat.

Voor personeelsdossiers en sociale documenten gelden meerdere regels. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (bekend als AVG of GDPR) vereist dat je persoonsgegevens niet langer bijhoudt dan strikt noodzakelijk. Volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit is een periode van maximum vijf jaar nadat een medewerker uit dienst is getreden voldoende om een vlotte administratie te garanderen. Daarna mag het dossier verwijderd worden.

Hierop gelden enkele uitzonderingen. Een werkgever is verplicht om het personeelsregister, speciale personeelsregister, de individuele rekening en eventuele bijlagen vijf jaar bij te houden. Onkostennota’s moet je, net als andere boekhoudkundige stukken, 10 jaar bijhouden. Ook (maandelijkse) loonfiches en fiscale fiches hou je 10 jaar bij: medewerkers moeten hun eigen fiches voor diezelfde termijn bijhouden. Jaarlijkse loonoverzichten hou je best bij tot aan het pensioen van de werknemer. Als je deze datum niet kent, hou de documenten dan 50 jaar bij. Een overzicht van bewaartermijnen voor personeelsdocumenten vind je op de website van sociaal secretariaat Attentia.

Let op: neem deze lijst niet blindelings over, maar gebruik je gezond verstand. Maak voor jezelf uit of er eventueel nog documenten of objecten zijn die naast een juridische of administratieve waarde ook artistieke of cultuurhistorische waarde hebben.

Contacteer een erfgoedorganisatie

Twijfel je of je bepaalde documenten en/of objecten kan vernietigen of net permanent zou bewaren? Neem dan contact op met een erfgoedorganisatie. Zij kunnen je raad geven en je ook helpen met zoeken naar andere geïnteresseerden voor bepaalde delen van je archief en/of je collectie (zoals bv. je bibliotheek).

Noteer wat je vernietigt

Tot slot is het bij de vernietiging van (delen van) het archief en de collectie belangrijk dat er steeds een overzicht (met verantwoording) wordt gemaakt van de documenten en objecten die vernietigd zullen worden. Op basis van die lijst kun je later nagaan of een bepaald document of object dat je niet terugvindt, bewust werd vernietigd of is zoekgeraakt. Spreek bovendien goed af wie de eindverantwoordelijke is voor elke beslissing om archief- en collectiestukken te vernietigen.