Vragenuurtjes oud-deelnemers archiefdoorlichtingen (verslag)

AMVB, CEMPER en meemoo organiseren al veel jaren samen archiefdoorlichtingen voor organisaties met werkingssubsidies in de muziek en podiumkunsten (zie bv. het verslag van voorjaar 2026). Begin 2026 deden we een bevraging onder de oud-deelnemers om uit te zoeken hoe we hen beter kunnen ondersteunen na afloop van het traject. Daaruit kwam naar voren dat veel organisaties met vragen zitten rond hergebruik en auteursrechten, en rond duurzaam bewaren. Dat zijn twee van de basiszorgrichtlijnen waaraan deze organisaties moeten voldoen. Daarom hielden we in mei en juni twee online vragenuurtjes rond deze thema’s. Hieronder kan je de (geanonimiseerde) vragen en antwoorden lezen.

Muziek online ontsluiten

Vraag: Een ensemble heeft allerlei opnames die ze op Spotify willen plaatsen. Daaronder zijn ook opnames van nieuw geschreven composities en arrangementen, zowel van Belgische als internationale componisten. Daarnaast hebben ze opnames van concerten, die soms ook via de radio werden uitgezonden. Ze willen graag fragmenten van die opnames in een podcast gebruiken. Moeten ze die rechten klaren? Hoe doen ze dat?

Antwoord: Auteursrechten en naburige rechten (zie soorten rechten) komen vanaf het moment van creatie toe aan respectievelijk de auteur en de uitvoerders. Het ensemble verwerft dus niet automatisch alle rechten, ook al is het werk in opdracht geschreven en opgenomen. Het ensemble kan wel de vermogensrechten verkrijgen als die via contract worden overgedragen. Als die rechten niet werden overgedragen in het verleden of als streaming niet gedekt wordt door de afspraken uit het verleden, dan moet het ensemble de rechten klaren met de rechthebbenden. Als je muziekfragmenten wilt gebruiken in een podcast en je bezit de rechten nog niet, zul je dus toestemming moeten verkrijgen van alle rechthebbenden. Dit is ook vereist als het slechts om fragmenten gaat.

Veel componisten zijn aangesloten bij beheersvennootschappen die de inkomsten in hun naam innen en toestemming kunnen verlenen om hun muziek te gebruiken. Voor België is dat SABAM. (Lees meer over beheersvennootschappen op de website van Cultuurloket.) Muzikanten kunnen aangesloten zijn bij PlayRight. Als een concert is opgenomen voor een radio- of televisiezender, dan heeft ook de zender naburige rechten en is hun toestemming (al dan niet tegen betaling) vereist om de opname te verspreiden. Via het platform www.unisono.be (een samenwerking van SABAM, PlayRight en SIMIM) kun je alle muziekrechten regelen met 1 licentie, inclusief voor gebruik in een podcast. De meeste beheersvennootschappen beantwoorden ook veelgestelde vragen op hun website over verplichtingen in verschillende situaties.

SABAM heeft overeenkomsten met andere beheersvennootschappen in het buitenland. Als een componist bij 1 van die zusterverenigingen is aangesloten, kunnen de licenties toch geregeld worden via SABAM. Daarnaast heeft SABAM overeenkomsten met verschillende online platformen, waaronder Spotify. Als een werk onder dezelfde naam geregistreerd is bij SABAM en bij Spotify, kan SABAM automatisch auteursrechten toekennen voor elke streaming van het werk.

Vraag: Is toestemming ook vereist als je de opnames gratis ter beschikking stelt op online platformen of geldt dat alleen voor commercieel gebruik?

Antwoord: Toestemming van de rechthebbenden is steeds vereist. Het is niet mogelijk om een strikt onderscheid te maken tussen commercieel en niet-commercieel gebruik van muziek. Je kunt geld vragen zonder geld te verdienen, en omgekeerd. Het onderscheid tussen commercieel en niet-commercieel gebruik wordt vooral relevant als een auteur wil bewijzen hoeveel economische schade die heeft geleden door de inbreuk op de auteursrechten.

Vraag: Er zijn geen afspraken gemaakt met componisten of muzikanten op het moment van de opname. Veel componisten en muzikanten hebben een buitenlandse nationaliteit en zijn actief in niche genres. Hoe ga je hier best mee om?

Antwoord: Retroactief rechten klaren is zeer tijdsintensief. Als je wilt beslissen of het haalbaar is om die rechten te klaren en opnames te ontsluiten, kun je eventueel een steekproef doen bij SABAM. Wie vertegenwoordigen zij? Om welke licentiekosten gaat het?

Voor nieuwe opnames kun je best vanaf de creatie een clausule in contracten opnemen om de rechten te regelen. Wees zo specifiek mogelijk over de doeleinden, voorwaarden, periode, … Op de website van TRACKS vind je enkele modelovereenkomsten voor fotografen, die je ook kunt aanpassen naar componisten of muzikanten.

Foto’s ontsluiten

Vraag: Een organisatie heeft foto’s ingescand, maar ze weten niet wie de fotograaf is of wie erop staat. Mogen ze die scans online zetten?

Antwoord: De fotograaf probeer je best op te sporen. Misschien kun je de naam nog achterhalen via andere archiefdocumenten. Als je de fotograaf niet vindt, kun je ofwel ervoor kiezen om die foto’s niet te ontsluiten, ofwel om een disclaimer toe te voegen waarin je vermeldt dat je hebt geprobeerd om de rechthebbenden te contacteren en dat rechthebbenden zich mogen melden.

Voor mensen die op de foto staan, is het nuttig om een onderscheid te maken tussen publiek en performers. In principe moet iedereen die wordt afgebeeld, impliciet of expliciet toestemming geven om een foto te verspreiden. Voor performers is het meestal niet nodig om dat achteraf nog expliciet te vragen, tenzij mensen bijvoorbeeld naakt op het podium staan. Gebruik hiervoor steeds je gezond verstand.

Als je een menigte fotografeert als sfeerbeeld (dat wil zeggen dat niemand specifiek het onderwerp van de foto is), heb je geen toestemming nodig. Gebruik ook hiervoor je gezond verstand en hou rekening met privacygevoeligheden.

Vraag: Een organisatie zet een disclaimer op haar website dat er op evenementen steeds een fotograaf aanwezig is en dat je toestemming geeft voor foto’s door een ticket te kopen, tenzij je de fotograaf aanspreekt. Is dat voldoende?

Antwoord: Een algemene disclaimer op de website is niet voldoende, omdat niet iedereen die zal lezen. In principe is steeds impliciete of expliciete toestemming vereist. Een disclaimer op het ticket is beter, maar nog steeds niet ideaal. Je laat best mensen expliciet akkoord gaan dat er foto’s van hen mogen worden gemaakt wanneer ze een ticket kopen. Als je die toestemming niet hebt, loop je een (klein) risico dat iemand protesteert. In het beste geval kan je dan met een duidelijke take-down procedure een foto die zonder toestemming gepubliceerd is gewoon offline halen na een klacht. In het slechtste geval riskeer je een juridische procedure.

Vraag: Mag een fotoarchief intern gedeeld worden?

Antwoord: Intern foto’s delen is geen probleem. Zorg wel dat iedereen op de hoogte is dat deze foto’s auteursrechtelijk beschermd zijn en niet zomaar mogen worden gebruikt.

Duurzaam bewaren

Vraag: Een dansgezelschap heeft doorheen de jaren een groot archief opgebouwd. De laatste jaren werden de activiteiten ondergebracht in een nieuwe structuur die het verleden eerbiedigt maar ook volop naar de toekomst kijkt. Er komt stilaan een generatiewissel binnen de ploeg aan, waardoor het steeds belangrijker wordt dat iedereen nog wegwijs raakt in het archief als de huidige generatie er niet meer is. Wat moet echt in het archief komen? Hoe kan het archief ontsloten worden? Waar kan het archief op termijn een nieuwe thuis vinden?

Antwoord: Al het materiaal dat ontstaat tijdens de uitvoering van de activiteiten van het gezelschap (gaande van administratie en communicatie, over documenten ontstaan tijdens het creatieve proces, tot captaties van het eindresultaat zoals foto’s, video’s, enz.) behoort tot het archief. Dat wil nog niet zeggen dat alles moet worden bijgehouden. Voor de lange termijn kan in de administratie bv. wel ‘gekuist’ worden, maar alle stukken die de basiswerking van het ensemble documenteren, het creatieproces vatten of het eindresultaat capteren, zijn wel het bewaren waard (zie ook waardebepaling).

Het wil evenwel niet zeggen dat alles wat nuttig is om bij te houden ook publiek ontsloten moet worden. Op een website of in een publicatie kan je ervoor kiezen om slechts bepaalde zaken te publiceren, zoals videocaptaties, foto’s of scans van bepaalde notities. Let er wel op dat de rechten op het materiaal dat publiek getoond wordt, geklaard zijn. Het merendeel van het archief zal je daarentegen niet publiek tonen, maar slechts op aanvraag. Daarom is het handig om een inventaris van het archief te maken zodat je weet welke stukken er allemaal aanwezig zijn (ook een inventaris is een vorm van ontsluiting). Wanneer onderzoekers op zoek zijn naar bepaald materiaal, kun je dan meteen nagaan of dit aanwezig is en waar het zich bevindt. Ook in het geval dat het archief zou worden overgedragen aan een archiefinstelling, hebben zij graag een overzicht van het materiaal dat hun richting uitkomt. Dat is zeker geen vereiste om archief over te dragen, maar het zorgt er wel voor dat het archief bij de nieuwe bewaarder sneller publiek toegankelijk kan zijn voor onderzoekers.

Voor dansarchiefvormers bestaat er momenteel geen gespecialiseerde archiefinstelling. Er kan eventueel contact worden gelegd met stadsarchieven of een van de privaatrechtelijke culturele archieven, maar het is voorlopig wachten op een archiefinstelling met een focus op dans.

Vraag: Een gezelschap wil een back-up van SharePoint maken. Hoe kunnen ze hieraan beginnen?

Antwoord: Het is altijd goed om meerdere back-ups te hebben. Hiervoor bestaan verschillende opties, zoals Cloud-to-Cloud back-up, back-up op een harde schijf (eventueel met back-upsoftware) of een synchronisatie op een NAS. In ieder geval wordt aangeraden om zeker ook een kopie offline te hebben. Je kan ook nog verder gaan en de 3-2-1-1-0 regel toepassen (3 kopieën, 2 opslagmedia, 1 kopie offsite, 1 kopie offline en geen fouten). Er zijn verschillende manieren waarop je deze principes kan implementeren.

Vraag: Een ensemble heeft recent een nieuwe website in gebruik genomen. Hoe archiveer je de oude (in HTML-formaat)?

Antwoord: De eenvoudigste manier is om alle HTML-files te downloaden en in een mappenstructuur te steken (eventueel kan je aan je websiteleverancier vragen om je alle HTML-pagina’s te bezorgen). Het is belangrijk dat de afbeeldingen ook worden gedownload, anders gaan deze foto’s niet zichtbaar zijn (de lay-out zal veranderen). Daarom kan je ook elke pagina als PDF downloaden. Natuurlijk gaat op deze manier wel het website-gevoel verloren. (Zie ook websites archiveren).

Daarnaast bestaan er ook tools om websites te archiveren. Zo kan je bepaalde pagina’s scrapen/crawlen of de volledige website lokaal op je PC als een WARC-formaat opslaan. Je hebt wel software nodig om deze bestanden terug te openen, maar als je die hebt, opent het bestand en lijkt het alsof je terug op de website zit.

Tot slot kun je je website laten archiveren door een organisatie die dit als missie heeft. Zo biedt het Internet Archive een oplossing. Deze organisatie neemt kosteloos van heel wat websites regelmatig screenshots van bepaalde pagina’s, maar hun selectie is zeker niet exhaustief. Via de Wayback Machine kun je tijdreizen in de captaties. Als je kiest voor een betalende versie kan je aan Internet Archive vragen om op tijd en stond je volledige website te capteren.