Een digitale opruimdag of trash day

Het is aangeraden om regelmatig het digitaal klassement van je organisatie op te ruimen. Een effectieve manier om dit te doen is via een digitale opruimdag of trash day.
In deze tool leer je het volgende:

• Wat is een trash day?
• Waarom zou je een trash day organiseren?
• Hoe organiseer je een trash day?

Wat is een trash day?

Een ‘trash day’ of digitale opruimdag is een dag waarop jij en/of alle medewerkers van je organisatie zich enkel bezig houden met het ordelijk en toegankelijk maken van het digitaal klassement.

Op een digitale opruimdag kunnen onder andere volgende acties uitgevoerd worden:

• documenten van verschillende dragers naar één centrale locatie samenbrengen;
• documenten op de afgesproken locatie in je digitale klassement plaatsen;
• het digitale archief schonen;
• documenten verwijderen waarvan de wettelijke bewaartermijn verstreken is;
• documenten en mappen hernoemen volgens gemaakte afspraken;
• bestanden omzetten naar duurzame bestandsformaten.

Waarom een trash day organiseren?

• Je creëert orde en ruimte op je server en/of harde schijven en in de cloud waardoor jij en anderen documenten makkelijker kunnen vinden.
• Door overbodige documenten te verwijderen moet je je enkel concentreren op het ordenen van documenten die er toe doen.
• Documenten en dossiers die samen horen, worden samengebracht.
• Door documenten samen te brengen op een centrale locatie is er een overzichtelijk geheel van de documenten. Dit vereenvoudigt bewaren en back-uppen.
• Documenten die in een centrale mappenstructuur zitten, zijn vindbaar voor alle medewerkers. Documenten die bewaard worden in een persoonlijke map zijn onvindbaar voor je collega’s.
• Je wordt je bewust van alle documenten die je creëert.
• Een gezamenlijke trash day kan een onderling overleg tot stand brengen over wat er bewaard en verwijderd moet worden en hoe je dit praktisch kan organiseren.

Wanneer een trash day organiseren?

Organiseer regelmatig een opruimdag (1 à 2 keer per jaar). Hoe frequenter dit gebeurt, hoe minder tijd het op termijn kost. Wacht niet met opruimen tot de nood het hoogst is en koop geen opslagruimte bij als alternatief voor opruimen. Zo stel je opruimen alleen maar uit.

Stel een verantwoordelijke aan die regelmatig de mappenstructuur controleert. De verantwoordelijke kan bepalen wanneer een opruimdag nodig is en of de mappenstructuur en de afspraken nog voldoen. Afhankelijk van de doelstellingen die je vooropstelt, moeten een aantal acties al in orde zijn.

Een aantal voorbeelden: Digitale bestanden kan je op verschillende locaties bewaren en raken daarom makkelijk verspreid: op een externe harde schijf, in je inbox, op een usb-stick, op een cd of dvd, of op virtuele locaties zoals Dropbox en Google Docs, enzovoort.

Op een trash day kan je de verspreiding van je documenten aanpakken en alles samenbrengen in een gemeenschappelijke mappenstructuur. Als dit je doelstelling van de trash day is, heb je al:

• een centrale locatie waarop digitale documenten verzameld kunnen worden;
• alle dragers met documenten geïdentificeerd en in kaart gebracht;
• een (gemeenschappelijke) logische mappenstructuur volgens de werking van je organisatie.

Als je je bestanden en mappen wil hernoemen, heb je al:

• afspraken gemaakt over hoe bestanden en mappen te benoemen.

Als je overbodige bestanden wil verwijderen, heb je al:

• een overzicht van wettelijke bewaartermijnen;
• afspraken over wat te bewaren en wat niet.

Hoe een trash day organiseren?

Voorbereiding

Een goede voorbereiding zorgt voor een succesvolle trash day. Enkele tips voor een goede organisatie:

Stel een verantwoordelijke aan die alles in goede banen leidt en het overzicht houdt

Spreek een dag af waarop alle medewerkers aanwezig kunnen zijn en de dagelijkse werking zoveel mogelijk stilgelegd kan worden zodat iedereen de focus kan leggen op de opruimactie.

Maak een actieplan waarin alle doelstellingen voor de trash day worden opgenomen. Zorg dat de doelstellingen duidelijk zijn en geef concrete richtlijnen over de uitvoering van de trash day. Bepaal de doelstelling aan de hand van concrete noden binnen de organisatie (bv. overvolle mailboxen, fouten in het digitaal klassement, documenten die verspreid zijn over verschillende dragers, …). Voor een overzicht van mogelijke doelstellingen, zie bovenaan deze pagina. Deel het actieplan voor aanvang van de trash day met alle collega’s.

Identificeer samen met je collega’s alle locaties waar digitale documenten bewaard worden en die jullie dus moeten aanpakken. Denk aan externe dragers (usb-sticks, cd’s, dvd’s, externe harde schijven, thuiscomputers, etc.), je persoonlijke schijfruimte (bureaublad en harde schijf van de computer) en virtuele locaties (mailprogramma, Google Docs, Dropbox, etc.). Maak een lijst van alle mappen in het klassement en van alle digitale dragers, en laat je collega’s aangeven voor welke mappen ze verantwoordelijk zijn. Met een eenvoudige tool (Windows) kan je je mappenstructuur kopiëren en exporteren naar een Excel-bestand. In dit bestand kunnen alle medewerkers hun naam plaatsen bij de mappen waarvoor ze verantwoordelijk zijn.

Maak een back-up (veiligheidskopie) van het digitale archief zodat er niets verloren gaat bij het verplaatsen, verwijderen of hernoemen van documenten. Plan de back-up in op de dag voor de trash day.

Het uitvoeren van de trash day

Start iedere trash day met een briefing zodat alle collega’s weten wat ze precies moeten doen. Gebruik het actieplan als leidraad. Laat iedere medewerker beginnen met de mappen en documenten waar hij/zij verantwoordelijk voor is. Daarna kunnen de mappen die geen verantwoordelijke hebben, aangepakt worden of kunnen collega’s die voor veel mappen verantwoordelijk zijn, geholpen worden.

Als het actieplan helder is opgemaakt, is iedereen in principe goed op de hoogte van wat hij/zij moet doen. Zorg wel voor een aanspreekpunt doorheen de dag om vragen te beantwoorden of, indien niet meteen een antwoord klaar, te bundelen om later op te lossen.

Na afloop

Na de trash day volgt er een evaluatie en worden alle acties en uitgevoerde taken gedocumenteerd:

Zit samen met alle medewerkers en evalueer hoe iedereen de trash day ervaren heeft en waar eventueel knelpunten waren;

Maak een nieuw plan van aanpak indien niet alle taken uitgevoerd werden;

Controleer de mappenstructuur en bekijk wat de resultaten zijn;

Bewaar de back-up die gemaakt werd in functie van deze opruimdag zodat verwijderde bestanden teruggeplaatst kunnen worden indien nodig;

Documenteer alle uitgevoerde acties en hun resultaten zodat er een overzicht is van alle acties, de knelpunten, eventuele oplossingen en documenten die verwijderd werden tijdens de trash day;

Auteurs: Nastasia Vanderperren (meemoo) en Eline De Lepeleire (Letterenhuis)